Поэтапный алгоритм действий при приеме на работу был раскрыт в журнале «Я – специалист по кадрам» № 9. В том же номере, а также в № 10 и 11 журнала в виде алгоритма кадровых действий были описаны 8 основных этапов алгоритма. В этом номере мы предлагаем вашему вниманию алгоритмы кадровых действий при внесении записи о приеме на работу в трудовую книжку работника и ведении воинского учета, а также описание того, как происходит включение сведений о работнике в табель учета использования рабочего времени и допуск его к работе.
После оформления основных документов, предусмотренных законодательством о труде, работнику показывают его рабочее место и допускают к работе.
Допуск к работе
Рабочее место – это неделимое в организационном отношении (в данных конкретных условиях) звено производственного процесса, обслуживаемое одним или несколькими рабочими, предназначенное для выполнения одной или нескольких производственных или обслуживающих операций, оснащенное соответствующим оборудованием и технологической оснасткой. В более широком смысле это элементарная структурная часть производственного пространства, в которой субъект труда взаимосвязан с размещенными средствами и предметом труда для осуществления единичных процессов труда в соответствии с целевой функцией получения результатов труда.
От редакции:
Иными словами, рабочим местом считается место постоянного или временного пребывания работника в процессе трудовой деятельности (часть вторая ст. 31 Трудового кодекса РБ).
В первый рабочий день специалист по кадрам обязан представить коллективу нового сотрудника, познакомить его с персоналом и непосредственным руководителем, особенностями коммуникации, правилами поведения. С обязанностями и требованиями, которые предъявляются к новому работнику со стороны организации, ознакомит уже непосредственный руководитель.
При введении в должность новому сотруднику необходимо сообщить следующую информацию:
– кто является его непосредственным начальником и вышестоящим руководителем;
– кто входит в команду, куда зачислен новый сотрудник, и каковы обязанности каждого из них;
– как следует ему общаться с ними;
– в чем состоит вклад команды в работу фирмы в целом;
– каковы требования к продолжительности рабочего дня, что считается поздним и ранним уходом с работы;
– какие карьерные возможности открываются в фирме;
– как планируются повышение квалификации и профессиональный рост;
– как функционирует система вознаграждений, включая заработную плату, премиальные, оплату отпусков, пенсионную программу;
– общий тип заданий, которые работник будет выполнять в течение первых нескольких дней;
– требования, предъявляемые к его работе;
– степень его ответственности за результаты работы;
– кто отвечает за его обучение в подразделении;
– время начала и окончания работы, время обеденного перерыва;
– где должны храниться его личные вещи.
Работник обязан приступить к работе со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не определен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления трудового договора в силу.
Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку работника
Трудовые книжки должны вестись на каждого работника, проработавшего у данного нанимателя свыше 5 дней, в случае, когда работа является для него основной.
От редакции:
Лицу, впервые поступающему на работу, на основании приказа о приеме на работу наниматель заполняет трудовую книжку утвержденного образца республиканской трудовой книжки 1995 г. (п. 4 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30)). Более подробно о получении бланка трудовой книжки и его заполнении можно узнать из статьи Н. Владыко «Алгоритм получения, учета и выдачи трудовой книжки» в рубрике «Алгоритмы кадровых действий», опубликованной на с. 42 журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 4.
При внесении записи о приеме на работу в трудовую книжку работника алгоритм кадровых действий будет следующим.
Алгоритм кадровых действий при внесении записи о приеме на работу в трудовую книжку работника
-Внесите в трудовую книжку работника отдельной строкой записи, вносимые
до внесения записи о приеме на работу (при необходимости)
-Впишите в гр. 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка полное наименование нанимателя
-Под заголовком внесите запись о приеме на работу
Рассмотрим данный алгоритм более подробно.
Шаг 1. Внесите в трудовую книжку работника отдельной строкой записи, вносимые до внесения записи о приеме на работу (при необходимости).
От редакции:
До внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу наниматель вносит отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующего документа следующие записи:
– о времени службы в составе Вооруженных Сил, других войск и воинских формирований РБ, в органах Комитета госбезопасности, МВД, в военизированной охране, в органах специальной связи и в горноспасательных частях независимо от ведомственной подчиненности и наличия специального или воинского звания, если на них не распространялось законодательство о труде, с указанием даты призыва (поступления) и даты увольнения со службы;
– о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме получения образования, дополнительного образования взрослых в учреждениях образования и иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность;
– о времени работы в качестве члена колхоза – в тех случаях, когда законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж работника (п. 12 Инструкции № 30).
Шаг 2. Впишите в гр. 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка полное наименование нанимателя.
От редакции:
При внесении записи о приеме на работу в гр. 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка записывается полное наименование нанимателя (часть первая п. 19 Инструкции № 30).
В трудовой книжке работника, работающего у индивидуального предпринимателя, в виде заголовка указывают фамилию, собственное имя, отчество индивидуального предпринимателя, наименование органа, зарегистрировавшего предпринимателя, дату выдачи и номер регистрационного свидетельства (часть вторая ст. 19 Инструкции № 30).
Шаг 3. Под заголовком внесите запись о приеме на работу.
Запись о приеме на работу под заголовком вносят в следующем порядке:
– в гр. 1 ставят порядковый номер вносимой записи;
– в гр. 2 – дату приема на работу (часть третья ст. 19 Инструкции № 30).
От редакции:
Обращаем внимание на то, что в данном случае датой приема на работу является дата начала трудовых отношений, а не дата издания приказа о приеме на работу, поскольку дата издания приказа о приеме на работу и дата начала трудовых отношений могут отличаться;
– в гр. 3 делают запись о принятии в структурное подразделение с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации работника, а в случае приема по контрактной форме найма – с указанием данного условия (например, «Принят в отдел продаж маркетологом 1-й категории по контракту»).
От редакции:
Наименование профессии, должности в данной записи необходимо указывать на основании штатного расписания, и оно должно соответствовать общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих» (часть первая п. 21 Инструкции № 30);
– в гр. 4 заносят дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения нанимателя, согласно которому работник принят на работу.
Воинский учет
Воинский учет ведется по месту жительства и основной работы (учебы) граждан (п. 3 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 18.12.2003 № 1662 (далее – Положение № 1662)) в соответствии с Инструкцией о порядке организации и ведения воинского учета военнообязанных, утвержденной постановлением Минобороны РБ от 31.05.2011 № 21 (далее – Инструкция № 21).
Чаще всего ответственность за ведение воинского учета ложится на плечи специалиста по кадрам.
От редакции:
Более подробно о назначении лица, ответственного за ведение воинского учета, читайте в статье А. Шкеля «Воинский учет в организациях», опубликованной в рубрике «Полезная практика» журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 4.
Рассмотрим порядок кадровых действий при назначении специалиста по кадрам ответственным за ведение воинского учета.
Алгоритм кадровых действий при ведении воинского учета
-Проверьте документы воинского учета у лица, принимаемого на работу
-Установите, состоит ли лицо, принимаемое на работу, на воинском учете
по месту жительства
-Заполните разд. II «Сведения о воинском учете» личной карточки работника
-Поместите личную карточку работника в соответствующий раздел картотеки
Рассмотрим этот алгоритм более подробно.
Шаг 1. Проверьте документы воинского учета у лица, принимаемого на работу.
Работник, ответственный за ведение воинского учета, обязан при приеме на работу проверять у призывников удостоверения призывников, а у военнообязанных – военные билеты (абз. 2 п. 29 Положения № 1662).
Шаг 2. Установите, состоит ли лицо, принимаемое на работу, на воинском учете по месту жительства.
От редакции:
Работник, назначенный для ведения воинского учета и бронирования военнообязанных, обязан устанавливать, состоят ли граждане, принимаемые на работу (учебу), на воинском учете по месту жительства. Если военнообязанные не состоят на воинском учете, они принимаются на работу только после приема их на воинский учет в военном комиссариате района, а где его нет – в местном исполнительном и распорядительном органе по месту жительства (абз. 3 п. 119 Инструкции № 21).
Шаг 3. Заполните разд. II «Сведения о воинском учете» личной карточки работника.
В организациях ведется персонально-первичный воинский учет граждан по личным карточкам.
Основными документами воинского учета, на основании которых заполняют личные карточки, являются:
– для призывников – паспорт, удостоверение призывника;
– для военнообязанных – паспорт, военный билет.
Личная карточка работника заполняется на основании записей в основных документах воинского учета. При этом необходимо уточнять сведения
о семейном положении, образовании, месте
жительства (пребывания) гражданина, другие сведения и военно-учетные признаки принимаемых на воинский учет граждан.
Шаг 4. Сообщите в военный комиссариат о принятом на работу военнообязанном.
От редакции:
Работник, назначенный для ведения воинского учета и бронирования военнообязанных, обязан в недельный срок сообщать в военный комиссариат обо всех военнообязанных, принятых на работу или уволенных с нее (абз. 12 п. 119 Инструкции № 21).
Шаг 5. Поместите личную карточку работника в соответствующий раздел картотеки.
От редакции:
После заполнения раздела «Сведения о воинском учете» личные карточки принятых на работу (учебу) граждан вкладываются в соответствующий раздел картотеки (п. 128 Инструкции № 21).
Включение сведений о работнике в табель учета использования рабочего времени
Наниматель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Для учета фактически отработанного работником времени применяют табель учета рабочего времени, в который вносятся следующие сведения: порядковый номер (в структурном подразделении, на которое заполняется табель), фамилия, инициалы, должность, табельный номер (из приказа о приеме на работу), отметки о явках и неявках на работу (с первого дня, с которого работник обязан приступить к работе).
Табель учета использования рабочего времени (далее – табель) представляет собой именной список работников участка, цеха, отдела и ведется раздельно по категориям работников (рабочие, служащие), а в пределах категорий – по порядку табельных номеров или в алфавитном порядке.
Табельный список составляется до начала расчетного месяца на основании табельного списка за прошлый месяц.
ЭТО ВАЖНО! Включение в табель вновь принятых в подразделение работников или исключение из табеля уволенных (переведенных) работников производится на основании документов по учету личного состава (приказ, распоряжение).
По окончании рабочего дня (смены) или в начале следующего дня (смены) ответственный за ведение учета рабочего времени на основании соответствующих документов делает отметки в табеле о явках, неявках, опозданиях, простоях, отпусках, командировках и т.д.
Условные обозначения видов затрат рабочего времени в настоящее время законодательно не определены.
В случае если фактическое место работы сотрудника находится в другом подразделении, запись в табеле делает ответственный за ведение табеля подразделения, в штат которого включен этот сотрудник, но по представлению руководителя, в чьем непосредственном подчинении он работает.
Наталия Владыко, юрист
