13 правильных ответов на вопросы о заполнении трудовых книжек

 

При изменении фирменного наименования организации, в т.ч. при ее реорганизации и (или) смене собственника имущества, наименования структурного подразделения организации, в котором работает работник, либо при изменении сведений об индивидуальном предпринимателе нанимателем в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись (п. 57 Инструкции). В гр. 4 трудовой книжки указываются номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого такие изменения произведены.

 

При увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)) все записи, внесенные в соответствующие разделы трудовой книжки за время его работы у данного нанимателя, заверяются подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации) (часть первая п. 71 Инструкции).

 

Поскольку наниматель при увольнении работника будет заверять записи о поощрении работника, внесенные в соответствующий раздел трудовой книжки, то с учетом изменения наименования организации запись о переименовании следует также внести в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях».

 

Документ: 
постановление Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – постановление № 40).

 

Документ: 
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением № 40 (далее – Инструкция).

 

 

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника (ст. 50 ТК). 

 

Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной. 

 

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника и основаниях прекращения трудового договора, о награждениях и поощрениях за успехи в работе, иные сведения. 

 

Основанием для внесения в трудовую книжку записей о заключении трудового договора, переводе на другую постоянную работу, об увольнении, а также о награждениях и поощрениях является приказ (распоряжение) нанимателя. 

 

При увольнении работника трудовая книжка выдается ему в день увольнения (в последний день работы). 

 

В трудовую книжку, в частности, не вносятся записи о периодах работы по гражданско-правовым договорам и осуществления предпринимательской деятельности (п. 11 Инструкции).

 

Невнесение указанных записей в трудовую книжку ему обусловлено следующим. 

 

Предпринимательская деятельность – это самостоятельная деятельность юридических и физических лиц, осуществляемая ими в гражданском обороте от своего имени, на свой риск и под свою имущественную ответственность и направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи вещей, произведенных, переработанных или приобретенных указанными лицами для продажи, а также от выполнения работ или оказания услуг, если эти работы или услуги предназначаются для реализации другим лицам и не используются для собственного потребления (ст. 1 ГК).

 

Следовательно, индивидуальный предприниматель при осуществлении своей индивидуальной трудовой деятельности не состоит в трудовых отношениях с нанимателем и не является работником. 

 

В связи с этим действие норм ТК на такую категорию лиц не распространяется. 

 

 

В трудовую книжку работника вносятся, в частности, сведения о работе (приеме на работу, заключении трудового договора (контракта), в т.ч. на условиях совместительства (по желанию работника), переводе на другую постоянную работу, присвоении категории (разряда, класса), а также увольнении работника и основаниях прекращения трудового договора (контракта)) (п. 9 Инструкции).

 

В п. 9 Инструкции приведен исчерпывающий перечень сведений, которые вносятся в трудовую книжку работника. 

 

Так, в трудовую книжку работника вносится запись о заключении трудового договора и (или) контракта. Это означает, что при приеме на работу работника либо в период трудовых отношений вносится запись об условии работы по трудовому договору (контракту). Например, при приеме на работу в трудовую книжку работника нанимателем может быть внесена следующая запись: «Принят на должность инженера конструкторского бюро производственно-технического управления на условиях контракта».

 

В случае заключения в период трудовых отношений с работником контракта либо трудового договора в трудовую книжку работника нанимателем должна быть внесена соответствующая запись о заключении трудового договора (контракта) со ссылкой на приказ (распоряжение) нанимателя.

 

С учетом изложенного и на основании Инструкции вносить в трудовую книжку работника запись о продлении (заключении нового) контракта не требуется.

 

 

 

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы) (часть шестая ст. 50 ТК).

 

Порядок выдачи трудовой книжки в период работы и при увольнении работника определен гл. 10 Инструкции. 

 

Так, трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении (п. 72 Инструкции).

 

Нормы части шестой ст. 50 ТК и п. 72 Инструкции являются императивными, следовательно, обязанность по выдаче трудовой книжки работнику лежит на нанимателе. 

 

Таким образом, в день увольнения (последний день работы) наниматель обязан принять исчерпывающие меры для выдачи работнику трудовой книжки. 

 

За задержку выдачи трудовой книжки работнику в день увольнения законодательством о труде предусмотрена ответственность нанимателя. 

 

За задержку выдачи трудовой книжки по вине нанимателя он несет ответственность в виде выплаты работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула, при этом дата увольнения изменяется на день выдачи трудовой книжки (ст. 79 ТК, п. 73 Инструкции). 

 

О новом дне увольнения работника (прекращения трудового договора (контракта) издается приказ (распоряжение) нанимателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной и изменяется в порядке, установленном частью первой п. 56 Инструкции. 

 

В случае отсутствия работника на работе в день увольнения либо его отказа от получения трудовой книжки нанимателем в этот же день направляется заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за получением трудовой книжки (п. 74 Инструкции).

 

В случае отказа работника от получения трудовой книжки наниматель оформляет акт с указанием присутствующих при этом свидетелей. 

 

При наличии письменного заявления работника о направлении трудовой книжки по почте наниматель не позднее следующего дня после получения такого заявления направляет трудовую книжку по указанному в заявлении адресу. 

 

При наличии в организации филиалов, представительств, иных структурных подразделений организации, расположенных в другой местности по отношению к месту нахождения юридического лица, наниматель обязан организовать в день увольнения возможность выдачи уполномоченным должностным лицом нанимателя трудовой книжки в установленном Инструкцией порядке и получения ее работником. 

 

 

 

Изменение записей в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности работника производятся нанимателем по последнему месту работы либо нанимателем при приеме на работу на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, свидетельство о заключении брака, о расторжении брака, документ об образовании, документ об обучении и др.), со ссылкой на их реквизиты (п. 51 Инструкции).

 

При изменении фамилии, собственного имени, отчества, даты рождения указанные сведения зачеркиваются и над ними записываются измененная фамилия, собственное имя, отчество и дата рождения. Измененные данные вносятся на основании документа, удостоверяющего личность.

 

К документам, удостоверяющим личность, относятся: 

 

– паспорт гражданина Республики Беларусь;

 

– свидетельство о рождении – для граждан Республики Беларусь, не достигших 14-летнего возраста и не имеющих паспортов граждан Республики Беларусь;

 

– вид на жительство в Республике Беларусь;

 

– удостоверение беженца (подп. 4.1 п. 4 Указа № 413).

 

Документ: 
Положение о регистрации граждан по месту жительства и месту пребывания, утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 07.09.2007 № 413 «О совершенствовании системы учета граждан по месту жительства и месту пребывания» (далее – Указ № 413).

 

ЭТО ВАЖНО! Внесение изменений в личные данные работника на основании документа, удостоверяющего личность, обусловлено тем, что в некоторых случаях работник, который изменил, например, фамилию в связи со вступлением в брак или расторжением брака, обращается к нанимателю с заявлением об изменении в учетных данных сведений о фамилии и прилагает свидетельство о заключении брака (расторжении брака). При этом документ, удостоверяющий личность, например паспорт, работник менять не спешит. На практике может возникнуть ситуация, когда наниматель изменяет учетные данные о работнике на основании свидетельства о заключении брака, а паспорт работника остается на прежней до изменения фамилии. После увольнения такого работника возникает проблема с расхождением сведений, которые имеются у нанимателя, и сведений персонифицированного учета. 

 

 

 

Нормы ТК применяются в отношении всех работников и нанимателей, заключивших трудовой договор на территории Республики Беларусь, если иное не установлено актами законодательства или международными договорами Республики Беларусь (ст. 3 ТК).

 

При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин – предъявить нанимателю трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей (часть первая ст. 26 ТК).

 

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника (ст. 50 ТК).

 

Справочно: 
образец трудовой книжки утвержден постановлением № 40.

 

Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной. 

 

При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) в случаях, установленных законодательством, наниматель обязан завести трудовую книжку или оформить ее дубликат. 

 

Из изложенного следует, что на территории Республики Беларусь трудовая книжка образца, установленного в Российской Федерации, на Украине и др., является недействительной и применяться не может. 

 

ЭТО ВАЖНО! В настоящее время на территории Республики Беларусь применяются трудовые книжки образцов 1938, 1973, 1993, 1995 и 2014 гг. 

 

Например, если у гражданина Российской Федерации имеется трудовая книжка образца 1973 г., то оформление трудовой книжки образца, утвержденного постановлением № 40, не требуется. 

 

ЭТО ВАЖНО! Порядок ведения и заполнения трудовых книжек Российской Федерации определен законодательством Российской Федерации, которое на территории Республики Беларусь не применяется. 

 

В связи с этим нанимателю в Республике Беларусь для работника, имеющего трудовую книжку Российской Федерации, следует осуществлять выдачу и оформление трудовой книжки утвержденного постановлением № 40 образца с внесением соответствующей записи о приеме на работу на основании приказа (распоряжения) нанимателя. При этом перенос сведений о работе из трудовой книжки, выданной в Российской Федерации, в трудовую книжку установленного в Республике Беларусь образца законодательством не предусмотрен. 

 

ЭТО ВАЖНО! Имеющаяся у работника трудовая книжка образца, утвержденного, например, в Российской Федерации или Украине, может храниться у нанимателя для учета его стажа предыдущей работы (работы по специальности). 

 

Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке в трудовые книжки работников образца 1973 г. вносятся в раздел «Сведения о работе» в порядке, предусмотренном п. 50 Инструкции. 

 

 

 

Трудовые книжки колхозника заводились членам колхоза и должны были содержать сведения о выполнении установленного для данного колхоза минимума трудового участия в общественном хозяйстве за каждый календарный год работы в колхозе. 

 

Трудовые книжки работника оформляются и заполняются с целью отражения трудовой деятельности работника, с которым заключен трудовой договор. Трудовые книжки работника и трудовые книжки колхозника являлись и являются самостоятельными документами и не могут взаимозаменять друг друга. 

 

В настоящее время на территории Республики Беларусь применяется трудовая книжка работника, образец которой утвержден в 2014 г.

 

Лицу, трудоустроенному на работу на основании трудового договора, заполняется трудовая книжка в соответствии с Инструкцией. При наличии у работника трудовой книжки старого образца (имеется в виду трудовая книжка работника, но не трудовая книжка колхозника) он предъявляет ее при трудоустройстве и наниматель вносит в нее все необходимые сведения о работе. Если ранее трудовая книжка работника ему не выдавалась, то наниматель заполняет трудовую книжку утвержденного образца 2014 г. 

 

С учетом изложенного для продолжения заполнения и ведения трудовой книжки колхозника при заключении трудового договора с работником оснований не имеется. 

 

Следует помнить, что в соответствии с п. 11 Устава колхоза с лицом, принятым в члены колхоза, заключается трудовой договор (контракт) о приеме на работу. 

 

На каждого члена колхоза ведутся членская книжка и трудовая книжка установленного образца. Правление колхоза обязано выдать бывшему члену колхоза его членскую книжку в день прекращения членства в колхозе и в установленном в колхозе порядке произвести расчет. 

 

При прекращении трудового договора трудовая книжка выдается члену колхоза в день увольнения (в последний день работы). 

 

Документ: 
Примерный устав колхоза (сельскохозяйственного производственного кооператива), утвержденный Указом Президента Республики Беларусь от 02.02.2001 № 49 (далее – Устав колхоза).

 

 

 

В трудовую книжку не вносятся, в частности, сведения о дисциплинарных взысканиях, за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания (п. 11 Инструкции).

 

Статьей 198 ТК установлены 3 меры дисциплинарного взыскания:

 

– замечание;

 

– выговор;

 

– увольнение (пп. 4, 5, 7, 8 и 9 ст. 42, п. 1 ст. 47 ТК).

 

Подпунктом 3.3 п. 3 Декрета № 5 введена новая мера дисциплинарного взыскания – лишение полностью или частично дополнительных выплат стимулирующего характера на срок до 12 месяцев.

 

Это означает, что наложение на работника дисциплинарного взыскания в виде замечания, выговора или лишения полностью (частично) дополнительных выплат стимулирующего характера на срок до 12 месяцев не найдет отражения в трудовой книжке работника. При этом в случае увольнения работника по следующим основаниям: 

 

– за систематическое неисполнение работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного взыскания;

 

– прогул (в т.ч. отсутствие на работе более 3 ч в течение рабочего дня) без уважительных причин;

 

– появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также распитие спиртных напитков, употребление наркотических средств, психотропных веществ, их аналогов, токсических веществ в рабочее время или по месту работы;

 

– совершение по месту работы хищения имущества нанимателя, установленного вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, в компетенцию которого входит наложение административного взыскания;

 

– однократное грубое нарушение требований по охране труда, повлекшее увечье или смерть других работников;

 

– однократное грубое нарушение трудовых обязанностей руководителем организации (обособленного подразделения) и его заместителями, главным бухгалтером и его заместителями – такое увольнение будет осуществлено в качестве меры дисциплинарного взыскания. В этом случае указанные записи будут внесены в трудовую книжку работника.

 

Документ: 
Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет № 5).

 

 

 

В случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка (пп. 60 и 61 Инструкции).

 

Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой трудовой книжки и без трудовой книжки недействителен. 

 

При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки вверху производится запись либо ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. 

 

ЭТО ВАЖНО! В случае, когда в трудовой книжке образца 1973 г., которая издавалась на двух языках – русском и той союзной республики, на территории которой она выдавалась, заканчивается первая половина трудовой книжки (на русском языке), оснований для выдачи вкладыша к трудовой книжке не имеется. В этом случае нанимателю следует продолжать внесение записей в раздел «Сведения о работе» во второй половине трудовой книжки, заполнив ее титульный лист в установленном Инструкцией порядке (гл. 3 Инструкции). 

 

Порядок внесения записей в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки регулируется гл. 5 «Заполнение сведений о награждениях и поощрениях» Инструкции.

 

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе:

 

– о награждении орденами и медалями Республики Беларусь;

 

– присвоении звания «Герой Беларуси», почетных званий Республики Беларусь;

 

– награждении почетными грамотами, нагрудными знаками;

 

– поощрениях, определенных коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине (объявление благодарности, награждение ценным подарком и др.) (п. 45 Инструкции).

 

Внесение в трудовые книжки записи о выплате премий и (или) вознаграждений, предусмотренных локальными нормативными правовыми актами, Инструкцией не предусмотрено.

 

Следовательно, оснований для внесения в раздел трудовой книжки «Сведения о награждениях и поощрениях» сведений о работе (приеме, переводе, увольнении, присвоении категории (разряда, класса) не имеется.

 

 

 

При изменении фирменного наименования организации, в т.ч. при ее реорганизации и (или) смене собственника имущества, наименования структурного подразделения организации, в котором работает работник, либо при изменении сведений об индивидуальном предпринимателе нанимателем в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись (п. 57 Инструкции). В гр. 4 трудовой книжки указываются номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого указанные изменения произведены. 

 

При увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)) все записи, внесенные в соответствующие разделы трудовой книжки за время его работы у данного нанимателя, заверяются подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации) (часть первая п. 71 Инструкции).

 

Поскольку при увольнении работника наниматель будет заверять записи об увольнении, поощрении работника, прохождении им подготовки, повышения квалификации, стажировки и переподготовки, внесенные в соответствующие разделы трудовой книжки, то при изменении наименования организации запись о переименовании следует также внести в разделы «Сведения о награждениях и поощрениях» и «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» трудовой книжки работника.

 

 

Первая страница (титульный лист) заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), индивидуального предпринимателя (п. 25 Инструкции).

 

Записи об увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)) заверяются подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации) (п. 44 Инструкции).

 

 

 

Внесение изменений, дополнений в сведения о работе, награждениях и поощрениях производится на основании приказа (распоряжения) нанимателя и должно точно соответствовать его формулировке (п. 55 Инструкции).

 

Отсутствие необходимых документов исключает возможность внесения исправлений и дополнений в сведения о работе.

 

При исправлении, дополнении записей в разделе «Сведения о работе» в гр. 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 – дата внесения записи, в гр. 3 – «запись номер такой-то недействительна» и далее правильный вариант записи, в гр. 4 – дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого вносится данная запись (п. 56 Инструкции).

 

При вынесении судом решения об изменении формулировки причины увольнения наниматель обязан отразить соответствующие изменения в трудовой книжке.

 

Следовательно, наниматель должен издать приказ об изменении приказа об увольнении с указанием формулировки причины увольнения. При этом, если формулировка причины увольнения работника изменяется на основании решения суда, то в трудовой книжке ссылка в гр. 4 производится не на решение суда, а на приказ нанимателя, изданный на основании решения суда.

 

 

 

Вносить запись в трудовую книжку о том, что работник является молодым специалистом, не требуется, так как законодательством это не предусмотрено. Вместе с тем сведения о получении работником образования в ней отражаются. Они вносятся нанимателем на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения (например, диплом), со ссылкой на их номер и дату (п. 23 Инструкции).