Каждый работник независимо от того, кто является его нанимателем, от вида заключенного им трудового договора, формы организации и оплаты труда, вправе рассчитывать на ежегодное предоставление оплачиваемого трудового отпуска, предназначенного для отдыха и восстановления трудоспособности, укрепления здоровья, решения бытовых вопросов и в иных личных целях. Вместе с тем этот простой, на первый взгляд, вопрос зачастую вызывает немало затруднений. Как показывает практика, наниматели нередко допускают ошибки при предоставлении трудовых отпусков. Перечень наиболее распространенных из них рассмотрим в данной статье.
Ошибка 1. Отсутствие графика трудовых отпусков
Штатная численность работников микроорганизации – 3 человека (директор, главный бухгалтер, юрисконсульт).
График трудовых отпусков они решили не составлять, ограничившись устным согласованием предполагаемых периодов отдыха сотрудников.
Справочно:
коллективным договором, соглашением либо нанимателем (по согласованию с профсоюзом при его наличии) может быть установлен иной срок составления и утверждения графика отпусков.
На практике нередко встречается ошибочное мнение о том, что график отпусков – это локальный документ, разрабатываемый исключительно по усмотрению нанимателя. Вместе с тем его наличие согласно требованиям законодательства о труде обязательно для всех организаций независимо от формы собственности и штатной численности работников.
Наниматели организаций с небольшим штатом работников, как правило, разрабатывают общий график отпусков для всех сотрудников. Организациям со сложной структурой и большой численностью работников предоставлено право составлять отдельный график для каждого из структурных подразделений.
Окончательный вариант графика трудовых отпусков должен быть составлен и утвержден нанимателем не позднее 5 января. При наличии в организации профсоюза график подлежит согласованию с указанным органом (если такое согласование предусмотрено коллективным договором) (часть вторая ст. 168 ТК).
Ошибка 2. Cоставление графика трудовых отпусков без учета пожеланий отдельных категорий работников относительно времени использования трудового отпуска
Работница отдела по внешнеэкономической деятельности, в семье которой воспитывается трое детей 4, 7 и 12 лет, накануне составления графика отпусков обратилась к нанимателю с просьбой о предоставлении ей трудового отпуска в летнее время. Наниматель отказал ей, сославшись на то, что летом, как правило, заключается большое количество внешнеэкономических договоров с зарубежными контрагентами, в связи с чем ее присутствие на работе в указанный период обязательно.
При составлении графика трудовых отпусков наниматель обязан запланировать отпуск в летнее или другое удобное время либо в определенный период по желанию работников, перечисленных в части четвертой ст. 168 ТК.В отдельных случаях законодательство о труде обязывает нанимателя учитывать пожелания сотрудников относительно времени использования ими дней положенного отдыха.
С учетом указанной нормы работнице, имеющей троих детей до 14 лет, отдых в летнее время по ее желанию наниматель обязан предоставить.
Ошибка 3. Несоблюдение требования об ознакомлении работников с графиком трудовых отпусков
Ознакомление работников организации с графиком трудовых отпусков осуществляется путем направления копии указанного документа на электронную почту каждому сотруднику лично. Накануне предоставления положенного отдыха отдельные работники заявили, что график трудовых отпусков до их сведения не доводился. Впоследствии было установлено, что копия указанного документа не дошла до указанных адресатов по причине сбоя на почтовом сервере.
График трудовых отпусков, разработанный в организации, должен быть доведен до сведения всех работников (часть вторая ст. 168 ТК).
Конкретного способа такого ознакомления законодательство о труде не содержит.
На практике ознакомление работников с графиком отпусков зачастую производится путем его размещения на информационной доске, направления копии графика на электронную почту руководителю структурного подразделения либо каждому сотруднику лично.
Вместе с тем наиболее предпочтительным следует считать письменное ознакомление с указанным локальным актом путем проставления в нем личной подписи работника в строке «Ознакомлен» и даты ознакомления. При возникновении конфликтных ситуаций у нанимателя, прибегнувшего к такому варианту, будет неоспоримое доказательство того, что он заранее уведомил каждого работника о времени предстоящего отдыха.
Ошибка 4. Нарушение условий предоставления трудового отпуска за первый рабочий год
Работник, принятый в организацию в порядке перевода, по истечении 3 месяцев работы обратился к нанимателю с просьбой о пре доставлении ему трудового отпуска в количестве 15 календарных дней. Наниматель отказал ему в этой просьбе, сославшись на то, что право на отпуск возникнет у него лишь по прошествии 6 месяцев работы в организации.
Не является ли такой отказ нарушением?
Право на использование трудового отпуска (основного и дополнительного) за первый рабочий год возникает у работника не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя. При этом в отдельных случаях трудовой отпуск может быть предоставлен ему и до истечения 6 месяцев непрерывной работы в организации (часть вторая ст. 168 ТК).
До истечения 6 месяцев работы наниматель обязан предоставить трудовые отпуска по желанию работника:
– женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;
– лицам моложе 18 лет;
– работникам, принятым на работу в порядке перевода;
– совместителям, если трудовой отпуск по основному месту работы приходится на период до 6 месяцев работы по совместительству;
– участникам Великой Отечественной войны;
– женщинам, имеющим двух и более детей до 14 лет или ребенка-инвалида до 18 лет;
– работникам, получающим общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее, послевузовское образование, специальное образование на уровне общего среднего образования в вечерней или заочной форме получения образования;
– в других случаях, предусмотренных коллективным договором, соглашением или трудовым договором.
Работающим женам (мужьям) военнослужащих, по их желанию, трудовой отпуск предоставляется одновременно с отпуском их мужей (жен) (часть вторая ст. 166 ТК).
Кроме перечисленных случаев допускается предоставление отпуска пропорционально отработанной части рабочего года, но не менее 14 календарных дней.
С учетом изложенного трудовой отпуск работнику, трудоустроенному в организацию в порядке перевода, по его желанию наниматель обязан предоставить, не дожидаясь истечения 6 месяцев работы.
Ошибка 5. Неправильное исчисление рабочего года работника, за который ему полагается трудовой отпуск
Работник принят на работу 10.08.2015. В период рабочего года с 10.08.2015 по 09.08.2016 ему несколько раз предоставлялись социальные отпуска без сохранения заработной платы общей продолжительностью 45 календарных дней.
Достаточно распространенной ошибкой, допускаемой нанимателями при предоставлении отпуска, является расчет периода рабочего года, за который положен указанный отдых, без учета использованного работником отпуска без сохранения заработной платы.
Справочно:
рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, – промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК).
В рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск (за исключением периода, включаемого в рабочий год, за который предоставляются дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и особый характер работы (ст. 157 ТК), определяемого Правительством Республики Беларусь (часть вторая ст. 164 ТК)), включаются:
– фактически отработанное время;
– время, которое работник не работал, но за ним согласно законодательству или коллективному договору сохранялись прежняя работа и заработная плата либо ему выплачивалось пособие по государственному социальному страхованию, за исключением времени отпуска по уходу за ребенком до достижения им 3 лет;
– время предусмотренных законодательством или коллективным договором отпусков без сохранения заработной платы, если эти отпуска не превышают 14 календарных дней в течение рабочего года;
– время оплаченного вынужденного прогула;
– другие периоды, не отвечающие условиям, перечисленным выше, но в отношении которых законодательством или коллективным договором, соглашением предусмотрено включение их в рабочий год (часть первая ст. 164 ТК).
Если сумма периодов, включаемых в рабочий год согласно ст. 164 ТК, меньше 12 полных календарных месяцев, рабочий год работника сдвигается на недостающее время (ст. 165 ТК).
Правильно исчислим следующий рабочий год, за который работнику будет полагаться трудовой отпуск.
Если работник в период рабочего года с 10.08.2015 по 09.08.2016 использовал 45 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы, его рабочий год следует сдвинуть на 31 календарный день и исчислять его с 10.08.2015 по 09.09.2016. Следующий рабочий год, за который ему будет полагаться трудовой отпуск, необходимо исчислять с 10.09.2016 по 09.09.2017.
Ошибка 6. Неверное определение продолжительности трудового отпуска работника
Продолжительность трудового отпуска работницы – уборщицы служебных помещений в организации частной формы собственности на условиях трудового договора на неопределенный срок – определена нанимателем как 21 календарный день.
Продолжительность основного отпуска работника не может быть менее 24 календарных дней (часть первая ст. 155 ТК).
Документ:
Декрет Президента Республики Беларусь от 24.11.2006 № 18 «О дополнительных мерах по государственной защите детей в неблагополучных семьях» (далее – Декрет № 18).
Исключением из указанного правила являются случаи предоставления трудового отпуска работникам, являющимся обязанными лицами, трудоустроенными по судебному постановлению о трудоустройстве. Продолжительность их основного отпуска составляет 7 календарных дней (часть восьмая п. 14 Декрета № 18).
Документ:
Закон Республики Беларусь от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь» (далее – Закон).
Кроме того, в ряде случаев продолжительность основного отпуска, положенного работнику, может быть и более 24 календарных дней.
Например, основной трудовой отпуск государственных служащих составляет 28 календарных дней (п. 1 ст. 50 Закона).
Также на более продолжительный основной отпуск имеют право:
– отдельные категории педагогических работников;
– работники профессиональных аварийно-спасательных служб;
– работники, признанные инвалидами;
– работники моложе 18 лет;
– работники, работающие в зонах радиоактивного загрязнения в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС (эвакуации (отчуждения), первоочередного отселения и последующего отселения и с правом на отселение).
Документ:
постановление Совета Министров Республики Беларусь от 24.01.2008 № 100 «О предоставлении основного отпуска продолжительностью более 24 календарных дней» (далее – постановление № 100).
Условия предоставления и конкретная продолжительность основного отпуска перечисленным категориям лиц определены постановлением № 100.
Помимо основного отпуска работнику могут предоставляться также дополнительные отпуска:
– за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (ст. 157 ТК);
– за ненормированный рабочий день продолжительностью до
7 календарных дней (ст. 158 ТК);
– за продолжительный стаж работы до 3 календарных дней (ст. 159 ТК);
– дополнительный поощрительный отпуск (ст. 160 ТК):
– дополнительный поощрительный отпуск за работу по контракту до 5 календарных дней (подп. 2.5 п. 2 Декрета № 29).
Общая продолжительность трудового отпуска исчисляется в календарных днях и определяется путем суммирования его основной и дополнительной части. При этом государственные праздники и праздничные дни, приходящиеся на период трудового отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (часть вторая ст. 171 ТК).
Ошибка 7. Нарушение срока уведомления работника о начале предстоящего трудового отпуска
Наниматель ознакамливает работников организации с датой начала и общей продолжительностью трудового отпуска лишь единожды – на момент составления и утверждения графика трудовых отпусков на предстоящий период.
Несмотря на то что работник уже ознакомлен с графиком предоставления отпусков, наниматель обязан известить его о начале отпуска еще раз, не позднее чем за 15 календарных дней до его начала (часть первая ст. 169 ТК).
Работник, которому трудовой отпуск предоставляется индивидуально, уведомляется в тот же срок письменно (часть вторая ст. 169 ТК).
Конкретные формы и способы указанного уведомления наниматель определяет самостоятельно. Это могут быть письменные уведомления работникам, ознакомительные листы и ведомости, заблаговременная подготовка проектов приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков и ознакомление с ними работников.
Наиболее предпочтительным вариантом информирования работника о предстоящем отдыхе является подготовка персонального письменного уведомления, в тексте которого указываются:
– дата начала отпуска;
– продолжительность отпуска (количество календарных дней);
– рабочий год, за который предоставляется отпуск;
– а также дата вручения уведомления.
Этот документ должен содержать также подпись работника, подтверждающую ознакомление с уведомлением и дату такого ознакомления.
Ошибка 8. Предоставление трудового отпуска без оформления приказа (записки об отпуске)
Трудовой отпуск работникам организации предоставляется без оформления соответствующего приказа.
Отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом (часть первая ст. 152 ТК).
Помимо приказа (распоряжения, решения) предоставление трудового отпуска допускается оформлять запиской об отпуске (ст. 152 ТК).
Справочно:
приказ о предоставлении трудового отпуска относится к приказам по личному составу с литерой «л» и сроком хранения 3 года (подп. 21.4 п. 21 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень)).
Ошибка 9. Несвоевременная выплата среднего заработка за время трудового отпуска
Средний заработок за время трудового отпуска был выплачен работнику на 2-й день его пребывания в указанном отпуске.
Наниматель обязан выплатить средний заработок за время трудового отпуска не позднее чем за 2 дня до начала отпуска (ст. 176 ТК). Данное требование должно быть соблюдено в случае, если работник, которому предоставляется отпуск, работает на условиях трудового договора, заключенного на неопределенный срок.
Документ:
Декрет Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (далее – Декрет № 29)
Если труд работника организован с применением контрактной формы найма, средний заработок за все время отпуска должен быть выплачен ему не позднее чем за 1 день до начала отпуска (п. 4 Декрета № 29).
Справочно:
примерная форма записки об отпуске утверждена постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 04.10.2010 № 139.
В случае нарушения указанного требования трудовой отпуск по желанию работника может быть перенесен на другое время текущего рабочего года, определяемое по договоренности между работником и нанимателем (п. 5 части первой ст. 171 ТК).
Ошибка 10. Нарушение требования о ежегодном предоставлении трудового отпуска
Рабочий год специалиста отдела продаж исчисляется с 27.06.2016 по 26.06.2017. Предоставление трудового отпуска продолжительностью 25 календарных дней за указанный период согласно графику отпусков на 2017 г. запланировано с 29.05.2017 по 22.06.2017. Незадолго до начала отпуска наниматель заявил, что ввиду необходимости реализации крупной партии товара, поставка которого ожидается 07.06.2017, работник может использовать лишь часть отпуска в количестве 10 дней (с 29.05.2017 по 07.06.2017), а оставшиеся 15 – в июле или августе текущего года. Работник не желает переносить часть отпуска на другой период.
Трудовой отпуск предоставляется за работу в течение рабочего года (ежегодно) с сохранением прежней работы и среднего заработка (часть вторая ст. 153 ТК).
Перенос части отпуска на следующий рабочий год допустим при совокупном наличии следующих условий:
– имеет место исключительный случай, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, индивидуального предпринимателя;
– работник согласен на осуществление такого переноса (часть вторая ст. 170 ТК).
При этом оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 календарных дней и должна быть предоставлена до окончания текущего рабочего года (часть третья ст. 170 ТК). Переносимая часть трудового отпуска по желанию работника может быть присоединена к отпуску за следующий рабочий год либо использована им отдельно (часть четвертая ст. 170 ТК).
Перенос трудового отпуска на следующий рабочий год не применяется в отношении работников:
– моложе 18 лет;
– имеющих право на дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер труда (часть пятая ст. 170 ТК).
Переносить отпуск указанным категориям лиц недопустимо ни при каких обстоятельствах, в т.ч. и в случае, если они согласны на такой перенос либо сами являются его инициаторами.
В рассматриваемой ситуации при реализации варианта, предложенного нанимателем, будут иметь место нарушения, заключающиеся:
– в переносе части отпуска на следующий рабочий год без учета желания работника;
– переносе части отпуска на следующий рабочий год без соблюдения условия о фактическом использовании работником 14 календарных дней отпуска в том рабочем году, за который он полагается.
Ошибка 11. Нарушение права работника на перенос или продление трудового отпуска в течение текущего рабочего года
В период пребывания в трудовом отпуске бухгалтер заболела. Продолжительность нетрудоспособности составила 7 календарных дней. Наниматель не удовлетворил ее просьбу относительно продления отпуска на указанное количество дней, сославшись на необходимость срочного выхода на работу ввиду предстоящей внеплановой инвентаризации.
Трудовой отпуск может быть перенесен или продлен:
1) при временной нетрудоспособности работника;
2) при наступлении срока отпуска по беременности и родам;
3) в случае привлечения работника к выполнению государственных обязанностей с правом на освобождение от работы;
4) при совпадении трудового отпуска с отпуском в связи с получением образования (если работник оформил такой отпуск перед трудовым отпуском или во время последнего после получения вызова учреждения образования);
5) в случаях невыплаты работнику в установленный срок заработной платы за время отпуска;
6) с согласия сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором (часть первая ст. 171 ТК).
Если изложенные причины (помимо невыплаты работнику в установленный срок заработной платы за время отпуска) возникли во время трудового отпуска, отпуск продлевается на соответствующее число календарных дней либо по желанию работника неиспользованная часть отпуска переносится на другой согласованный с нанимателем срок текущего рабочего года.
Если причины наступили до начала трудового отпуска, отпуск по желанию работника переносится на другое время текущего рабочего года, определяемое по договоренности между работником и нанимателем.
О причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска работник обязан уведомить нанимателя (часть четвертая ст. 171 ТК).
Продление или перенос отпуска оформляется приказом (распоряжением). Указанный распорядительный документ составляется на основании заявления работника, в котором указывается причина изменения периода предоставления трудового отпуска. К заявлению должны быть приложены документы, подтверждающие фактическое наличие оснований переноса или продления отпуска (например, листок нетрудоспособности, справка-вызов из учреждения образования, в котором обучается работник, и др.).
Поэтому при представлении работницей листка нетрудоспособности, подтверждающей факт нахождения на больничном в период трудового отпуска, указанный отпуск подлежит продлению на соответствующее количество дней.
Ошибка 12. Нарушение порядка разделения трудового отпуска на части
По просьбам работников наниматель периодически предоставляет им по несколько дней отдыха в счет трудового отпуска. В итоге трудовой отпуск отдельных из сотрудников оказывается разделенным на 5–6 частей.
.2017. Незадолго до начала отпуска наниматель заявил, что ввиду необходимости реализации крупной партии товара, поставка которого ожидается 07.06.2017, работник может использовать лишь часть отпуска в количестве 10 дней (с 29.05.2017 по 07.06.2017), а оставшиеся 15 – в июле или августе текущего года. Работник не желает переносить часть отпуска на другой период.
По договоренности между работником и нанимателем трудовой отпуск может быть разделен на 2 части. При этом одна из указанных частей должна быть не менее 14 календарных дней (часть первая ст. 174 ТК).
Разделение трудового отпуска на 3 и более части допускается исключительно при наличии соответствующего условия в коллективном договоре, действующем в организации.
С учетом изложенного приведенный вариант является неправомерным.
Ошибка 13. Нарушение процедуры отзыва работника из трудового отпуска
Наниматель уведомил кладовщика, находящегося в трудовом отпуске, о необходимости его отзыва. Услышав о нежелании работника досрочно выходить на работу, наниматель пригрозил ему лишением дополнительных выплат стимулирующего характера на срок 3 месяца.
Трудовой отпуск может быть прерван по предложению нанимателя и с согласия работника (отзыв из отпуска) (часть вторая ст. 174 ТК).
Неиспользованная в связи с отзывом часть отпуска по договоренности между работником и нанимателем может быть предоставлена в течение текущего рабочего года или по желанию работника присоединена к отпуску за следующий рабочий год либо компенсирована в денежной форме (часть третья ст. 174 ТК).
Не допускается отзыв из отпуска:
– работников моложе 18 лет;
– работников, имеющих право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (часть пятая ст. 174 ТК).
Отзыв из отпуска оформляется приказом (распоряжением) нанимателя.
Отзыв работника из трудового отпуска допустим лишь при условии, что он уже использовал 14 календарных дней отпуска либо использует их в дальнейшем в рамках текущего рабочего года (часть третья ст. 170 ТК).
При этом следует учесть, что отзыв работника из трудового отпуска возможен исключительно при наличии его согласия. Следовательно, отказ от выхода на работу в связи с отзывом из отпуска не является нарушением трудовой дисциплины и не может повлечь применение меры дисциплинарного взыскания.
Ошибка 14. Нарушение порядка замены отпуска денежной компенсацией
Работник, сославшись на сложное финансовое положение, выступил с инициативой о замене всего положенного ему трудового отпуска денежной компенсацией.
По соглашению между работником и нанимателем денежной компенсацией может быть заменена лишь часть трудового отпуска (основного и дополнительного), превышающая 21 календарный день.
Отдельно следует заметить, что ни при каких условиях не допускается замена денежной компенсацией отпусков:
– предоставляемых авансом;
– предоставляемых беременным женщинам, работникам, признанным инвалидами, работникам моложе 18 лет и работникам за работу в зонах радиоактивного загрязнения;
– дополнительных отпусков за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (часть вторая ст. 161 ТК).
С учетом изложенного наниматель не вправе удовлетворить просьбу работника о замене всего трудового отпуска денежной компенсацией независимо от мотивов такой замены.
Светлана Семенихина, юрист
