Алгоритм действий при оформлении использования личного имущества работника в служебных целях

Часто в организациях возникает необходимость использования личного имущества работника (например, личного автомобиля, телефонного аппарата, компьютера и т.д.) в служебных целях.

Оформить использование личного имущества работника в интересах нанимателя вы можете 2 способами:

1) в соответствии с трудовым законодательством;

2) в соответствии с гражданским законодательством.

Чтобы разобраться в нюансах, приведем сравнительную таблицу основных отличий применения этих способов.

Вам необходимо учитывать общие для трудо­вого и гражданского законодательства особенно­сти использования транспортных средств. Среди них:

1) предрейсовые и иные медицинские обсле­дования водителей механических транспортных средств, самоходных машин. Предрейсовые и иные медицинские осмотры водителей механических транспортных средств, самоходных машин не про­водятся, если юридические лица и индивидуальные предприниматели не осуществляют деятельность в области автомобильного транспорта, на которую требуется специальное разрешение (лицензия), или деятельность по подготовке, переподготовке и по­вышению квалификации водителей механических транспортных средств, самоходных машин и лиц, обучающих управлению ими (ст. 23 Закона РБ от 05.01.2008 № 313-З «О дорожном движении»);

2) путевые листы. Юридические лица всех форм собственности и индивидуальные предпри­ниматели, использующие легковые автомобили в служебных целях, должны выписывать путевые лис­ты типовых форм 6 или 7 (подп. 1.2 п. 1 Инструк­ции по изготовлению, учету, заполнению и обработ­ке путевых листов служебного легкового автомоби­ля, утвержденной постановлением Минфина РБ от 31.03.2000 № 31; далее - Инструкция № 31).

Служебные легковые автомобили - это легко­вые автомобили вместимостью до 9 мест, включая место водителя, используемые в служебных це­лях (подп. 1.1 п. 1 Инструкция № 31). В качестве служебных могут выступать как автомобили, при­надлежащие организации, так и автомобили, на применение которых с их владельцами заключены договоры аренды, безвозмездного пользования, или личный транспорт работников, используемый в рамках трудовых правоотношений по договорен­ности сторон в служебных целях.

Оформление использования личного имущества работника для нужд нанимателя по трудовому законодательству

Возможность использования имущества ра­ботника и компенсация за его износ, в частности, предусмотрены:

-ст. 106 ТК (работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инстру­менты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (аморти­зацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нани­мателем);

-п. 1 Положения об условиях труда работников- надомников, утвержденного постановлени­ем Минтруда РБ от 11.04.2000 № 48 (наниматель вправе разрешать надомникам изготовление изде­лий для предприятия из собственных материалов и с использованием личных механизмов и инстру­ментов. Перечень видов собственных материалов и количество изготавливаемых из них изделий, а также порядок предоставления сырья и материа­лов утверждаются нанимателем либо коллектив­ным договором);

- ст. 52 Закона РБ от 29.10.1991 № 1202-XII «Об образовании» (педагогические работники учреждений образования имеют право на еже­месячную компенсацию расходов на приобретение учебной и методической литературы).

Обратите внимание на условия заключения соглашения об использовании имущества и выплаты компенсации!

Работник должен состоять в штате организа­ции, т.е. работать по трудовому договору (контрак­ту). Лицо, работающее по совместительству, также является работником с правом на компенсацию за износ его имущества при использовании такого имущества в служебных целях. А вот учредители организации (например, участники хозяйственно­го общества), не состоящие в трудовых отношени­ях с организацией, работниками не являются и со­ответственно права на компенсацию не имеют.

Использование имущества должно быть обу­словлено функцией, выполняемая сотрудником, и подтверждено трудовым договором, должностной инструкцией или другими внутренними доку­ментами.

Имущество, которое работник использует для нужд нанимателя, должно принадлежать ра­ботнику на праве собственности или ином закон­ном праве пользования (например, договор купли- продажи, договор аренды, доверенность).

Работник обязан лично использовать свое имущество в процессе выполнения своих трудовых обязанностей. Если предполагается передача иму­щества иным работникам, то такие отношения будут регулироваться гражданским законодательством (договор аренды, безвозмездного пользования).

Обязательность компенсации

Работнику предоставлено право на получение компенсации за использование собственного иму­щества для нужд нанимателя (ст. 106 ТК). Однако этим правом работник может не воспользовать­ся. Следовательно, наниматель и работник могут прийти к согласию об использовании имущества работника без выплаты компенсации.

Форма соглашения

Согласие нанимателя и работника об исполь­зовании имущества работника, размере и порядке компенсации может быть достигнуто как в устной, так и в письменной форме. Рекомендуется все же оформлять его в письменной форме для исключе­ния в дальнейшем возможных разногласий и споров.

Возможность использования имущества для нужд различных нанимателей. Трудовым законо­дательством не ограничивается право работать у нескольких нанимателей. Соответственно в отно­шении каждого нанимателя применяются положе­ния ТК и при использовании работником своего имущества для нужд нанимателя ему может выпла­чиваться компенсация.

Этот способ оформления компенсации удобен, если работник использует на службе свое имуще­ство не систематически, а от случая к случаю.

Шаг. 1 . Подача работником заявления о ком­пенсации ему затрат по использованию своего имущества после его фактического использо­вания.

Примерную форму заявления ра­ботника о выплате компенсации за износ личного имущества смотрите
в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.

Шаг 2. Излаем приказ о выплате компен­сации.

Перед изданием приказа нужно удостоверить­ся, что имущество принадлежало работнику и ис­пользовалось им для выполнения своих трудовых обязанностей, которые закреплены в трудовом до­говоре, должностной инструкции или в ином внут­реннем документе.

Еще до заключения соглашения вы должны вы­яснить 2 момента:

определить, необходимо ли для выполнения трудовых обязанностей работника использование его имущества;

определить принадлежность имущества ра­ботнику.

При необходимости вы должны внести соот­ветствующие изменения и(или) дополнения.

Например, для использования работником легкового автомобиля проверяете, что разъездной порядок работы закреплен в должностной инст­рукции. Если в трудовой договор, должностную инструкцию или в иной внутренний документ не внесены сведения, что работник использует иму­щество для служебных целей, то организация не сможет уменьшить на сумму компенсации свой налогооблагаемый доход.

Фрагмент должностной инструкции с указанием об использовании личного имущества в служебных целях смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21-22 журнала.

Шаг 1. Оформляем, желательно в письмен­ной форме, соглашение между нанимателем и ра­ботником об использовании работником своего транспортного средства, оборудования, инстру­ментов и приспособлений для нужд нанимателя, определяем размер и порядок выплаты компенса­ции за их износ (амортизацию).

Волю работника предоставить личное имуще­ство и волю нанимателя использовать его стороны можно выразить в следующих документах:

- в трудовом договоре (контракте). Напри­мер, в п. 17 Примерной формы трудового дого­вора, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 27.12.1999 № 155, п. 15 Примерной формы контракта нанимателя с работником, утвержден­ной постановлением Совета Министров РБ от 02.08.1999 № 1180, отражаются виды гарантий и компенсаций, предоставляемых работнику по за­конодательству и коллективному договору (согла­
шению). Обычно такая запись может быть сдела­на, если при заключении трудового договора (кон­тракта) известно, что работник будет использовать личное имущество в служебных целях.

Образец записи в трудовом договоре (контракте) об использовании личного имущества работника и компенсации за его износ смотрите в рубрике «Полезная докумен­тация» на с. 22 журнала;

в дополнительном соглашении к трудовому договору (контракту). Дополнительное соглашение обычно заключают в случаях, когда необходимость в использовании имущества работника в служеб­ных целях возникла неожиданно.

Образец дополнительного соглашения об использовании личного имущества работника в интересах нанимателя смот­рите в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала;

в отдельном соглашении. Такое соглашение на практике часто называют договором об исполь­зовании имущества работника в служебных целях. Однако некоторые специалисты полагают, что оформлять такое соглашение в форме договора об использовании имущества работника в служебных целях с юридической точки зрения некорректно, так как нет самостоятельного предмета договора.

Содержание соглашения.

В соглашении вам необходимо зафиксировать согласованный поря­док использования имущества:

-наименование объекта;

-цель использования;

-срок использования;

-условия прекращения действия соглашения;

-сумма компенсации работнику;

-порядок выплаты компенсации.

Размер (сумма) компенсации. Наниматель и сотрудник вправе договориться о выплате ком­пенсации в любом размере, потому что ТК его не ограничивает.

Компенсация покрывает лишь из­нос имущества (ст. 106 ТК). Однако размер ком­пенсации может быть равен амортизационным отчислениям, а может отличаться от них (быть выше либо ниже) и относиться на себестоимость в полном объеме независимо от величины таких отчислений.

Помимо оплаты компенсации наниматель мо­жет возмещать работнику фактические затраты, связанные с ремонтом имущества, а также нести иные затраты по содержанию и использованию имущества, определенные в трудовом договоре (контракте), дополнительном соглашении к нему или в ином соглашении на использование личного имущества работника в служебных целях.

Периодичность выплаты компенсации. Работ­ник имеет право на компенсацию за износ транс­портного средства только в том случае, если оно использовалось для нужд нанимателя. При этом может быть установлено, что компенсация выпла­чивается ежемесячно только тогда, когда автомо­биль использовался. Следовательно, компенсация не может быть выплачена, например, в период от­пуска работника.

Срок действия соглашения. Наниматель и со­трудник могут выбрать любой срок, однако он не должен превышать указанного в срочном трудо­вом договоре.

Примерную форму соглашения об ис­пользовании имущества работника для нужд нанимателя смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.

Примечание. Соглашение об использовании лич­ного имущества руководителя организации со стороны нанимателя подписывает собственник имущества ор­ганизации или уполномоченное им лицо. Например, в хозяйственных обществах (ООО, ОАО) - председатель общего собрания участников, в акционерных общест­вах - председатель общего собрания акционеров или председатель совета директоров.

Приложения к соглашению. К соглашению об использовании личного имущества работника в интересах работодателя следует приложить ряд до­кументов. Их набор зависит от условий договорен­ности с работником и от самого объекта, который будет использован в производственной деятельно­сти. В частности, прилагаются копии документов о праве собственности или ином законном владе­нии (пользовании) имуществом (например, копия технического паспорта автомобиля), расчет суммы компенсации амортизационных затрат и т.д.

Шаг 2. Издаем приказ о выплате компен­сации.

Основанием для выплаты компенсации ра­ботникам, использующим личное имущество в служебных целях, является приказ руководителя организации, в котором устанавливается размер компенсации. Унифицированной формы приказа нет, поэтому он, как и акт (см. Шаг 3), составляется в произвольной форме с соблюдением требований Государственного стандарта Республики Бела­русь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные систе­мы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной  документа­ции. Требования к оформлению документов» и Инструкции по делопроизводству в государст­венных органах и организациях Республики Бела­русь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.

Образец приказа о выплате компенсации за износ личного имущества работника при его использовании в служебных це­лях смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23-24 журнала.

Шаг 3. При необходимости составляем акт о выплате компенсации за использование личного имущества для нужд нанимателя.

Составление акта целесообразно, например, если стороны пришли к соглашению о выплате компенсации не за месяц, а за день. В этом случае, если имущество используется в работе не каждый день, в конце месяца составляется акт, в котором указывается количество дней его использования.

Образец акта о выплате компенсации за использование личного имущества со­трудника в интересах нанимателя смот­рите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

Шаг 4. При увольнении включаем компен­сацию за износ (амортизацию) личного имущества в выплаты, причитающиеся работнику от нани­мателя, которые производятся в день увольнения (ст. 77 ТК).

В ст. 77 ТК речь идет о любых выплатах, при­читающихся работнику, в т.ч. и о различного рода компенсациях.

Статьей 78 ТК определена ответственность за задержку расчета при увольнении. В частности, в случае невыплаты по вине нанимателя в сроки, уста­новленные частью первой ст. 77 ТК, причитаю­щихся при увольнении сумм выплат работник име­ет право взыскать с нанимателя средний заработок за каждый день их задержки, а в случае невыплаты части суммы - пропорционально невыплаченным при расчете денежным суммам.