Не редки случаи, когда устраиваться на работу приходит человек в достаточно приличном возрасте, не имеющий трудовой книжки, и при этом уверяет, что ранее нигде не работал.
Как принять его на работу и быть уверенным в правильности своего решения? Читайте об этом в статье.
Законодательством о труде определен перечень документов, которые гражданин обязан представить, а наниматель потребовать при заключении трудового договора. Кроме иных документов, перечисленных в ст. 26 Трудового кодекса РБ (далее – ТК), в этот перечень включена и трудовая книжка работника.
Трудовая книжка – официальный персональный документ лица, достигшего возраста 14 лет, впервые получающий оформление с момента начала трудовой деятельности данного лица, при первом поступлении на работу – трудоустройстве и отражающий индивидуальную информацию о нем: личные данные (фамилию, имя, отчество), дату и год рождения, образование, профессию и специальность.
На территории Республики Беларусь трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника (подп. 1.1 п. 1 постановления Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» (далее – постановление № 1635)).
Прием на работу без трудовой книжки не допускается (абз. 2 подп. 1.3 п. 1 постановления № 1635).
В то же время в жизни бывают случаи, когда сотруднику кадровой службы приходится принимать решение о приеме на работу лица, у которого трудовая книжка отсутствует по той или иной причине.
Для наглядности рассмотрим несколько таких ситуаций.
Ситуация 1
|
В отдел кадров для трудоустройства обратилась женщина, у которой отсутствовала трудовая книжки. На момент обращения ей исполнилось 38 лет. В то же время она утверждала, что нигде до этого не работала, а наличие у нее
страхового свидетельства объяснила тем, что 2 месяца назад выполняла работу в другой организации по договору подряда. |
Что в данном случае следует предпринять кадровику?
По мнению автора, можно поступить следующим образом:
– истребовать справку с прежнего места работы, так как наличие страхового свидетельства говорит о том, что гражданка работала;
– попросить гражданку написать заявление с просьбой о заполнении ей трудовой книжки, в котором она должна указать причину ее отсутствия.
Выполнив эти рекомендации, сотрудник кадровой службы всегда может аргументировать причины, по которым работник был принят без трудовой книжки, и обоснованность заведения новой трудовой книжки, а также не допустить нарушений законодательства о труде.
Лицу, впервые поступающему на работу, наниматель заполняет трудовую книжку образца республиканской трудовой книжки 1995 г. в соответствии с представляемыми работником документами в его присутствии. Сведения о работнике заверяются подписью нанимателя или специально уполномоченного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя либо у гражданина, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора, – печатью исполнительного комитета, осуществившего регистрацию нанимателя (абз. 2 подп. 1.3 п. 1 постановления № 1635).
Ситуация 2
|
При приеме на работу у гражданина не было трудовой книжки. Он утверждал, что ранее работал только по гражданско-правовым договорам (этим же объяснял и наличие у него карточки социального страхования). Наниматель принял гражданина на работу, попросив его написать заявление о заполнении трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия, и завел новую трудовую книжку. Через 4 месяца работник принес свою прежнюю трудовую книжку, которая у него до этого якобы отсутствовала, и потребовал, чтобы специалист по кадрам внес в нее запись о приеме на работу. При этом объяснил непредставление ее при приеме на работу тем, что был уволен с прежнего места работы по п. 7 ст. 42 ТК (появление на работе в состоянии алкогольного опьянения).
|
Для разрешения данной ситуации наниматели на практике действуют следующим образом:
– вариант 1 – специалист по кадрам принимает прежнюю трудовую книжку работника и вносит в нее запись о приеме на работу. Новая трудовая книжка, выписанная при приеме на работу, работнику не выдается, а заполненный бланк трудовой книжки признается испорченным, о чем составляют акт.
От редакции: при выдаче трудовой книжки, а также вкладыша в трудовую книжку с работника взимается плата в размере затрат на их приобретение (подп. 1.12 п. 1 постановления № 1635).
В данной ситуации деньги, внесенные за бланк трудовой книжки, не возвращаются, поскольку было основание для их удержания (заявление о заполнении трудовой книжки);
– вариант 2 – предъявленная трудовая книжка (первая) не принимается и никакие записи в нее не вносятся, а при увольнении работника ему выдается заполненная новая трудовая книжка.
В этой ситуации вариант 1 действий будет более правильным, так как у работника не должно быть 2 трудовых книжек.
На практике не редкость, что на руках у работника может оказаться 2 или 3 трудовые книжки, а также один и (или) несколько дубликатов.
Из норм трудового права, регулирующих вопросы о порядке ведения трудовых книжек работников, вытекает, что работник не должен иметь 2 трудовые книжки, он может иметь 1 трудовую книжку или дубликат (при этом дубликатов может быть несколько).
К тому же, если работник настаивает на внесении записи о приеме на работу в первую трудовую книжку, то наниматель не вправе отказать в ее принятии, что также подтверждает, что вариант 1 для нанимателя более предпочтителен.
Ситуация 3
|
При приеме на работу у гражданина не было трудовой книжки. Он утверждал, что трудовая книжка утеряна и что после увольнения с последнего места работы он работал по гражданско-правовым договорам более года (имеется карточка социального страхования).
|
Если со дня увольнения прошло более 1 года и работник утерял трудовую книжку, ему выдается справка с последнего места работы за подписью нанимателя, на основании которой новый наниматель выписывает дубликат трудовой книжки.
В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение 3 месяцев со дня его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Не позднее 15 дней со дня обращения наниматель выдает работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) образца республиканской трудовой книжки 1995 г. с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. При утрате трудовой книжки по истечении указанного срока наниматель выдает справку о периоде работы у него работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника другой трудовой книжки (вкладыша к ней), но с надписью «Дубликат» (п. 51 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30)).
Обратите внимание, что действующие нормативные правовые акты указывают на различные сроки, в течение которых работник может обратиться с такой просьбой к нанимателю. Так, в соответствии с подп. 1.6 п. 1 постановления № 1635 в случае потери трудовой книжки (вкладыша к ней) работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение года со дня его увольнения, а в соответствии с п. 51 Инструкция № 30 – в течение 3 месяцев. Этот срок был введен на основании изменений и дополнений, внесенных в Инструкцию № 30 постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 29.06.2006 № 76 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек работников». В постановление № 1635 такие изменения не вносились.
В то же время законы, декреты, указы, постановления палат Парламента – Национального собрания, постановления Совета Министров, Пленума Верховного Суда, Пленума Высшего Хозяйственного Суда, акты Генерального прокурора имеют бóльшую юридическую силу по отношению к нормативным правовым актам министерств, иных республиканских органов государственного управления и Нацбанка, местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов (часть пятая ст. 10 Закона РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»).
ЭТО ВАЖНО! Таким образом, при возникновении спорной ситуации следует руководствоваться сроком, предусмотренным в постановлении № 1635, поскольку постановления Совета Министров имеют бóльшую юридическую силу по отношению к нормативным правовым актам министерств. Поэтому если гражданин обратится к нанимателю по последнему месту работы в течение года со дня увольнения с просьбой о выдаче ему дубликата трудовой книжки, то последний обязан будет выдать его.
Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки в связи
с ее утерей смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
На студента или школьника также заводится трудовая книжка
Законодательство о труде допускает заключение трудового договора с лицами, достигшими 16 лет. Также с письменного согласия одного из родителей (усыновителей, попечителя) трудовой договор может быть заключен с лицом, достигшим 14 лет.
Не секрет, что достаточно часто школьники или студенты устраиваются на работу во время летних каникул, но работники кадровых служб полагают, что заключение срочного трудового договора со студентом или школьником избавляет их от необходимости заполнять трудовую книжку работника.
Следует заметить, что у трудовой книжки и трудового договора различные функции. Кроме того, никаких исключений в зависимости от категории, к которой можно отнести гражданина: школьник, студент, пенсионер и др., – законодательство о труде не предусматривает. Поэтому трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше 5 дней, если работа в этой организации, у индивидуального предпринимателя и физического лица, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работниками, является для работника основной (п. 1 Инструкции № 30).
Трудовые книжки для работников-надомников, ранее не работавших
На работников-надомников, ранее не работавших, наниматель заводит трудовые книжки в порядке и на условиях, определяемых Инструкцией № 30 (п. 7 Инструкции № 30).
Трудовые книжки также ведутся на домашних работников, работающих у физических лиц по трудовому договору, который не позднее 7 дней после его подписания сторонами должен быть зарегистрирован в местном исполнительном и распорядительном органе. Трудовые книжки на данных работников оформляет местный исполнительный и распорядительный орган, и он же вносит записи на основании зарегистрированного трудового договора (п. 8 Инструкции № 30).
Трудовые книжки для иностранцев, постоянно проживающих в Беларуси
Постоянно проживающие в Республике Беларусь иностранцы имеют все социально-экономические права, которыми пользуются граждане Республики Беларусь, включая право на социальное обеспечение (ст. 10 Закона РБ от 04.01.2010
№ 105-З «О правовом положении иностранных граждан и лиц без гражданства в Республике Беларусь» (далее – Закон № 105-З)).
№ 105-З «О правовом положении иностранных граждан и лиц без гражданства в Республике Беларусь» (далее – Закон № 105-З)).
Кроме того, постоянно проживающие в Республике Беларусь иностранцы имеют право заниматься трудовой и предпринимательской деятельностью наравне с ее гражданами в порядке, установленном законодательными актами РБ
(ст. 11 Закона № 105-З).
(ст. 11 Закона № 105-З).
Следовательно, и трудовые книжки иностранным гражданам, постоянно проживающим в Беларуси, должны выдаваться на общих основаниях.
Трудовая книжка на индивидуального предпринимателя не заводится
Индивидуальный предприниматель – физическое лицо, зарегистрированное в установленном законом порядке и осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица. Такое определение содержит Гражданский кодекс РБ.
Сторонами трудового договора являются наниматель и работник (абз. 5 части первой ст. 1 ТК).
Наниматель – юридическое или физическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником (абз. 6 части первой ст. 1 ТК).
Работник – лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора (абз. 8 части первой ст. 1 ТК).
Трудовой договор – соглашение между работником и нанимателем (нанимателями), в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными правовыми актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (абз. 4 части первой ст. 1 ТК).
Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше 5 дней, если работа в этой организации является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, подготовке, повышении квалификации и переподготовке, о наградах и поощрениях за успехи в работе, о назначении пенсии (ст. 50 ТК).
Указанные выше положения законодательства позволяют однозначно сделать вывод о том, что трудовая книжка является документом, который оформляется лишь при наличии трудовых отношений (трудового договора) между нанимателем и работником.
Таким образом, белорусское законодательство не предусматривает права, а соответственно и обязанности индивидуального предпринимателя оформлять трудовую книжку в связи с осуществлением им индивидуальной предпринимательской
деятельности. В качестве документов, подтверждающих стаж и практический опыт работы такого лица, служат иные документы, перечень которых в каждом конкретном случае устанавливает законодательство.
деятельности. В качестве документов, подтверждающих стаж и практический опыт работы такого лица, служат иные документы, перечень которых в каждом конкретном случае устанавливает законодательство.
Алгоритм кадровых действий при приеме на работу без трудовой книжки
Итак, на основании вышеизложенного рассмотрим последовательность кадровых действий при приеме на работу гражданина без трудовой книжки.
Шаг 1.Получите заявление о приеме на работу с резолюцией руководителя организации об оформлении трудовых отношений.
Шаг 2.Потребуйте и примите документы, предусмотренные ст. 26 ТК.
При заключении трудового договора наниматель обязан в соответствии со ст. 26 ТК потребовать следующие документы:
– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– трудовую книжку (за исключением впервые поступающих на работу и совместителей);
– диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы.
В некоторых случаях также требуются:
– военный билет (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);
– индивидуальная программа реабилитации инвалида (если на работу принимается инвалид);
– направление на работу в счет брони;
– декларация о доходах и имуществе и другие документы, необходимые при заключении трудового договора.
От редакции: если учитывать последовательность норм ст. 54 ТК, то при приеме на работу наниматель обязан сначала потребовать от работника документы, необходимые для заключения трудового договора в соответствии с законодательством. После чего ознакомить работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда, коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок, разъяснить его права и обязанности и провести вводный инструктаж по охране труда. И только после проведения всех вышеперечисленных действий оформить заключение трудового договора приказом (распоряжением) и объявить его работнику под роспись, а значит, и оформить трудовые отношения путем заключения трудового договора.
Шаг 3.При отсутствии трудовой книжки попросите гражданина представить справки с предыдущего места работы либо написать заявление о заполнении трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия.
Образец заявления о заведении трудовой книжки с указанием причины ее
отсутствия смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Шаг 4.Ознакомьте работника под роспись с ПВТР, Положением об оплате труда, должностной (рабочей) инструкцией, коллективным договором (если он есть), инструкциями по охране труда и пожарной безопасности и другими локальными нормативными правовыми актами, касающимися данного работника.
При приеме на работу наниматель обязан ознакомить работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда и разъяснить его права и обязанности, а также ознакомить его под роспись с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок (пп. 2 и 3 части первой ст. 54 ТК).
Шаг 5.Подготовьте трудовой договор (контракт) и отдайте на подпись руководителю организации.
Шаг 6.Подпишите трудовой договор у работника и передайте ему второй экземпляр.
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у нанимателя (часть первая ст. 18 ТК).
Шаг 7.Подготовьте приказ о приеме на работу и передайте на подпись руководителю.
После заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляют приказом (распоряжением) нанимателя.
Шаг 8.Ознакомьте работника с приказом о приеме на работу под роспись.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляют работнику под роспись (часть четвертая ст. 25 ТК).
Шаг 9.Оформите личное дело работника.
От редакции: личное дело работника формируют после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 5 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2).
Шаг 10.Внесите фамилию работника в табель учета рабочего времени.
При организации труда работников наниматель обязан вести учет фактически отработанного работником времени (п. 3 части первой ст. 55 ТК).
Шаг 11.Получите бланк трудовой книжки в бухгалтерии организации.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии нанимателя как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет уполномоченному должностному лицу (п. 59 Инструкции № 30).
От редакции: предложите работнику внести сумму, затраченную нанимателем на приобретение бланка трудовой книжки в кассу организации либо написать заявление об удержании данной суммы из его заработной платы, поскольку при выдаче трудовой книжки (дубликата), а также вкладыша в трудовую книжку работник должен оплатить их стоимость в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение (п. 55 Инструкции № 30).
Шаг 12.Заполните бланк трудовой книжки в присутствии работника.
Заполнение трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, наниматель (уполномоченное должностное лицо) осуществляет в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 10 Инструкции № 30).
