Законодательством установлена процедура внесения нанимателем изменений в трудовую книжку в случае изменения работником фамилии. Что касается внесения изменений в другие учетные документы работника, то в настоящий момент действующее законодательство не предусматривает четкой их процедуры.
Давайте разбираться вместе.
Итак, при смене фамилии работника вам необходимо внести изменения в следующие документы:
– трудовую книжку;
– книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
– документы личного дела;
– трудовой договор (контракт);
– личную карточку и др.
Последовательность действий кадровой службы при изменении фамилии работника представим
в виде пошагового алгоритма.
Шаг 1. Работник подает нанимателю заявление об изменении фамилии в учетной и иной документации.
К заявлению прилагаются копии следующих документов: паспорт на новую фамилию, свидетельство о регистрации брака или иной документ, подтверждающий изменение фамилии. Образец заявления работника смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала.
Шаг 2. На основании заявления работника издаем приказ.
На практике возникает вопрос о датировании данного приказа.
Свидетельство о регистрации брака датировано днем регистрации брака, а новый паспорт выдается только через несколько недель. По мнению автора, изменения необходимо оформлять только тогда, когда работник получил новый паспорт, так как в большинство учетных и иных официальных документов изменения вносятся на основании нового паспорта.
Образец приказа об изменении фамилии работника смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала.
Копию (выписку) приказа необходимо включить в личное дело работника (абзац 5 п. 8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников)).
Шаг 3. Внесение изменений в трудовую книжку производится в порядке, предусмотренном в п. 38 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30.
Изменения записей о фамилии в трудовой книжке осуществляются нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату. На практике у кадровых работников при изменении фамилии работника в связи со вступлением в брак возникает вопрос о том, на какой документ все же стоит ссылаться в данном случае: на свидетельство о регистрации брака либо на паспорт с измененной фамилией? По мнению автора, в таком случае необходимо ссылаться на свидетельство о регистрации брака.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия и над ней записывается новая, измененная.
Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.
Образец внесения изменений в трудовую книжку в связи с изменением фамилии после вступления в брак смотрите на с. 23 журнала.
Также следует отразить изменение фамилии работника в книге учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Для этого старая фамилия зачеркивается или заключается в скобки и над ней пишется новая.
Шаг. 4. Внесение изменений в документы личного дела производится на основании Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.
Помимо включения копии (выписки) приказа об изменении фамилии вам нужно:
на обложке личного дела прежнюю фамилию заключить в скобки, а новую записать над ней;
произвести соответствующую запись в п. 2.4 дополнения к личному листку по учету кадров.
Шаг 5. Вносим изменения в личную карточку работника.
В настоящее время форму и порядок заполнения личной карточки работника (ранее - личная карточка формы Т-2) определяет наниматель. Это значит, что и внесение изменения фамилии осуществляется по усмотрению нанимателя (как правило, старая фамилия зачеркивается либо заключается в скобки, а над ней указывается новая).
Шаг 6. Заключаем дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту).
На практике возникают споры о том, нужно ли заключать дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту) в связи с изменением фамилии работника. По мнению автора, это необходимо сделать на основании изданного приказа об изменении фамилии .
Шаг 7. Получаем новое свидетельство государственного социального страхования.
Для этого форма ПУ-1 (тип формы - изменение анкетных данных) представляется в орган Фонда социальной защиты населения в течение 5 рабочих дней со дня предъявления застрахованным лицом работодателю или в представительство (филиал) Белгосстраха документа, удо - стоверяющего личность, подтверждающего факт изменения анкетных данных (п. 14 постановления Совета Министров РБ от 08.07.1997 № 837 (с изменениями и дополнениями) «Об утверждении правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования»).
Застрахованное лицо обязано в течение месяца со дня получения документа, удостоверяющего личность, с измененными анкетными данными предъявить его работодателю или в представительство (филиал) Белгосстраха для заполнения формы ПУ-1 (тип формы - изменение анкетных данных).
