25 июля 2014 г. вступила в силу Инструкция о порядке и условиях предоставления одного дополнительного свободного от работы дня в неделю с оплатой в размере среднего дневного заработка, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 11.06.2014 № 34 «О порядке и условиях предоставления дополнительных свободных от работы дней» (далее – Инструкция). В ней сохранены основные подходы и учтены изменения, внесенные в часть вторую ст. 265 Трудового кодекса РБ (далее – ТК), а также введены новые нормы, регулирующие и конкретизирующие порядок и условия предоставления свободного дня в неделю, исходя из практики применения.
Предлагаем вашему вниманию подробный алгоритм предоставления работнику дополнительного свободного от работы дня в неделю по правилам Инструкции.
Один дополнительный свободный от работы день в неделю на основании части второй ст. 265 ТК предоставляют работнику на основании его письменного заявления по форме согласно приложению к Инструкции.
ЭТО ВАЖНО! Если работник не обращался к нанимателю ранее, то дополнительные свободные от работы дни, которые ему могли быть предоставлены за предыдущие периоды, не предоставляются.
Одновременно с заявлением работник должен представить документы, подтверждающие его право на свободный день в неделю (п. 7 Инструкции). Их перечень приведен в табл. 1.
Что следует проверить специалисту по кадрам
На основании поданных одновременно с заявлением документов (о семейном статусе работника и занятости второго родителя), а также имеющихся у нанимателя данных по занятости работника специалист по кадрам
должен проверить:
1) является ли работник лицом, которому такой день может быть предоставлен;
2) соблюдаются ли требования к занятости работника (см. табл. 2).
Предоставление свободного от работы дня в неделю оформляют приказом (распоряжением) нанимателя.
Образец приказа о предоставлении работнику дополнительного свободного от работы дня в неделю смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала.
Оформление права работника на свободный от работы день в неделю еще не означает, что такой день ему будет предоставляться всегда в этот день недели. Необходимо проверять условия предоставления такого дня.
Свободный от работы день в неделю не предоставляется
Свободный день в неделю не предоставляется работнику в неделю (п. 11 Инструкции):
– в которую ему предоставляется дополнительный свободный от работы день в месяц (части первая и третья ст. 265 ТК);
– в которой работник не был занят на работе 5 или 6 рабочих дней с продолжительностью рабочего времени в неделю не менее установленной в ст. 112–114 ТК, за исключением случая сокращения продолжительности работы в рабочие дни в соответствии со ст. 116, 117, 215 ТК;
– в которой возникают новые обстоятельства, не позволяющие работнику выполнить условие занятости (5 или 6 рабочих дней с продолжительностью рабочего времени в неделю не менее установленной в ст. 112–114 ТК).
ЭТО ВАЖНО! В случае переноса в установленном законодательством порядке на выходной день рабочего дня, который совпадает с предоставленным работнику свободным днем в неделю, свободный день в неделю также переносится, если работник имел на него право (п. 10 Инструкции).
Учет предоставленных дополнительных свободных от работы дней в неделю
Обращаем внимание, что ранее в п. 7 Положения о порядке и условиях предоставления одного дополнительного свободного от работы дня в неделю, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от
12.12.2007 № 1729, указывалось, что при учете рабочего времени предоставление свободного дня отмечается как неотработанное рабочее время. В Инструкции сказано, что в недельную продолжительность
рабочего времени включается продолжительность предоставляемого в эту неделю свободного дня в неделю.
На практике наниматели продолжают использовать условные обозначения, предусмотренные Инструкцией по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Минстата РБ от 17.09.2001 № 80, которая утратила силу с 1 января 2009 г. Приложением 4 этой Инструкции предусмотрено условное обозначение для учета использования работников дополнительных свободных
от работы дней литерами «ДМ». Свободный день в неделю соответственно можно обозначить литерами «ДН».
Прекращение предоставления свободного от работы дня в неделю
Работник обязан сообщать нанимателю о наступлении обстоятельств, влекущих прекращение предоставления свободного от работы дня в неделю, в 5-дневный срок со дня их наступления (п. 12 Инструкции).
К таким обстоятельствам относятся (п. 12 Инструкции):
– истечение срока признания ребенка инвалидом, установленного медико-реабилитационной экспертной комиссией;
– исполнение старшему из троих детей 16 лет;
– отмена опеки (попечительства) над ребенком;
– смерть ребенка;
– возникновение обстоятельств, при которых ребенок в соответствии с п. 5 Инструкции в составе семьи работника не учитывается (т.е. лишение родителя родительских прав, отобрание из семьи, в случае оставления ребенка в организации здравоохранения или отказа от него, нахождение детей в детских интернатных учреждениях, учреждениях образования с круглосуточным режимом пребывания (за исключением случаев их выбы-
тия в семью на срок не менее 1 календарной недели));
– изменение режима рабочего времени, не соответствующее условиям, установленным в абз. 3 части первой п. 2 Инструкции (занятость на работе 5 или 6 рабочих дней с продолжительностью рабочего времени в неделю не
менее установленной в ст. 112–114 ТК);
– утрата другим родителем (матерью (мачехой), отцом (отчимом)) в полной семье основания, установленного в абз. 4 части первой п. 2 Инструкции (т.е. он перестал являться занятым, не проходит (закончил) подготовку в клинической ординатуре в очной форме, утратил статус инвалида, перестал получать ежемесячную страховую выплату в соответствии с законодательством об обязательном страховании от несчастных случаев на произ-водстве и профессиональных заболеваний);
– иные изменения в семье, влияющие на право работника на предоставление свободного дня в неделю.
Образец сообщения работника о возникновении обстоятельств, влекущих прекращение предоставления свободного от работы дня в неделю, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Оформить прекращение предоставления дополнительного свободного от работы дня в неделю необходимо приказом.
Предоставление свободного дня в неделю прекращается с недели, следующей за неделей утраты оснований, по которым свободный день в неделю был предоставлен (п. 12 Инструкции).
Образец приказа о прекращении предоставления дополнительного свободного от работы дня в неделю смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
Алгоритм кадровых действий по предоставлению дополнительного свободного от работы дня в неделю
Рассмотрим процедуру предоставления дополнительного свободного от работы дня в неделю по шагам.
Комментарий к шагам алгоритма
Шаг 1. Получите от работника заявление о предоставлении дополнительного свободного от работы дня в неделю с приложением к нему необходимых документов.
В заявлении работник должен указать выбранный им день недели и период (периоды) календарного года, в который он желает воспользоваться правом на свободный день в неделю. Форма заявления приведена в при-
ложении к Инструкции.
Когда работник подаст заявление и соответствующие документы, рекомендуем проинформировать его об обстоятельствах, влекущих прекращение предоставления дополнительного свободного от работы дня в неделю.
Шаг 2. Проверьте наличие оснований (документов) для предоставления дополнительного свободного от работы дня в неделю.
Шаг 3. Издайте приказ о предоставлении работнику дополнительного свободного от работы дня в неделю.
Приказ следует издать в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления работником на любой период (любые периоды) календарного года, определяемый заявителем по согласованию с нанимателем (п. 9 Инструкции). В приказе (распоряжении) указывают выбранный свободный день недели и период (периоды), на который он предоставляется.
Поскольку в Инструкции не приведен образец приказа, его необходимо оформить согласно общим правилам кадрового делопроизводства.
Шаг 4. Организуйте учет предоставленных работнику дополнительных свободных от работы дней в табеле учета использования рабочего времени.
Шаг 5. Издайте приказ о прекращении предоставления дополнительного свободного от работы дня в неделю (в случае возникновения такой необходимости).
В Инструкции прямо не закреплено, что досрочное прекращение предоставления свободного дня в неделю необходимо оформлять приказом (распоряжением) нанимателя. Однако учитывая, что предоставление
такого дня (права на него) оформляют приказом (распоряжением) нанимателя, досрочное прекращение права тоже должно оформляться в аналогичном порядке.
