В вопросах документации мелочей не бывает. Когда дело касается увольнения сотрудника, даже небольшая ошибка может стоить организации средств, времени и репутации. Как правильно расторгнуть трудовой договор по инициативе нанимателя в связи с систематическим неисполнением работником своих трудовых обязанностей? Предлагаем вашему вниманию пошаговый алгоритм действий и образцы необходимых документов.
Работника, который уже привлекался к дисциплинарной ответственности (т.е. имеет неснятый и непогашенный выговор или замечание), при повторном нарушении трудовой дисциплины можно уволить за систематическое (неоднократное) неисполнение трудовых обязанностей (п. 4 ст. 42 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
ЭТО ВАЖНО! Увольнение в данном случае является правом, а не обязанностью нанимателя, поэтому наниматель может ограничиться очередным выговором или замечанием.
Оформление факта совершения работником повторного проступка
Если наниматель все же принял решение увольнять, то первое, что необходимо сделать для правильного оформления увольнения работника за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей, – это документально зафиксировать совершение повторного проступка (действие или бездействие). В зависимости от того, какое именно нарушение допустил работник, на практике такой факт обычно оформляется:
– докладной запиской (например, при невыполнении поставленной задачи и т.п.);
– актом (например, при опоздании на работу или при отказе от прохождения медицинского обследования);
– решением комиссии (по результатам расследования факта нанесения ущерба нанимателю);
– указанием в табеле рабочего времени фактического времени нахождения работника на работе (при опоздании или раннем уходе).
Перечисленные документы могут подтверж-
дать совершение проступка как по отдельности (например, решение комиссии), так и в совокупности (например, при опоздании сначала, как правило, составляется акт, а затем докладная записка). Обязанность ознакомить работника с данными документами ТК не предусмотрена.
Подсчет или суммирование дисциплинарных взысканий
ЭТО ВАЖНО! При подсчете или суммировании дисциплинарных взысканий нанимателю необходимо учитывать, что ни лишение премии, ни порицания, ни иные виды дисциплинарного воздействия, не предусмотренные законодательством о труде, не относятся к дисциплинарным взысканиям. Следовательно, они не должны учитываться при принятии решения об увольнении работника по п. 4 ст. 42 ТК.
Так, например, если за дисциплинарный проступок к работнику в качестве меры дисциплинарного воздействия решили применить лишение премии, то данное воздействие нельзя расценивать в качестве первого взыскания и при совершении работником еще одного дисциплинарного проступка в течение года к нему нельзя будет применять дисциплинарное взыскание в виде увольнения по п. 4 ст. 42 ТК.
Пример
С Ивановым И.П., поступающим на должность инспектора по кадрам, был заключен трудовой договор, где имелась ссылка на должностную инструкцию. Однако при приеме на работу Иванова И.П. не ознакомили с ней под роспись.
В процессе работы к Иванову И.П. было применено дисциплинарное взыскание за неисполнение трудовых обязанностей, а чуть позже между ним и руководством организации возник спор относительно его обязанности составлять табели учета рабочего времени. Работник отказался их составлять, поскольку при приеме на работу его не поставили в известность о необходимости выполнения данной обязанности.
В связи с этим Иванова И.П. уволили за систематическое неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин (по п. 4 ст. 42 ТК).
Работник обратился в суд с иском о восстановлении на работе, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда, считая увольнение незаконным, так как при приеме на работу он не был ознакомлен с должностной инструкцией.
Доказать тот факт, что при приеме на работу Иванову И.П. было известно об обязанности инспектора по кадрам составлять табели учета рабочего времени, наниматель не смог, поскольку в должностной инструкции и в журнале регистрации отсутствовала подпись истца об ознакомлении.
Выслушав мнение сторон, изучив материалы дела и представленные доказательства, суд восстановил Иванова И.П. на работе, так как обязанность составлять табели учета рабочего времени не была предусмотрена трудовым договором, а с должностной инструкцией работник не был ознакомлен под роспись.
ЭТО ВАЖНО! При оспаривании работником применения к нему дисциплинарного взыскания обязанность доказать обстоятельства проступка лежит на нанимателе. Именно он должен представить доказательства того, что совершенное работником нарушение, явившееся поводом к увольнению, в действительности имело место и могло стать основанием для расторжения трудового договора,
а также то, что были соблюдены предусмотрен-
ные ТК порядок (ст. 199 ТК) и сроки (ст. 200 ТК) применения дисциплинарного взыскания.
Объяснение работника, допустившего повторное нарушение
Для привлечения работника к дисциплинарной ответственности за повторное неисполнение трудовых обязанностей от него надо потребовать письменное объяснение (часть первая ст. 199 ТК).
От редакции:
По каждому дисциплинарному проступку до применения за него дисциплинарного взыскания независимо от того, какое оно по счету (первое, второе или в случае увольнения – последнее), наниматель обязан затребовать от работника письменное объяснение.
Следует учитывать, что объяснение должно быть затребовано по всем нарушениям, которые допустил работник, если они рассматриваются как один проступок.
В случае представления работником объяснительной записки дальнейшие действия нанимателя зависят от того, какие причины проступка в ней указаны. Если наниматель сочтет их уважительными, то работник к дисциплинарной ответственности не привлекается. В противном случае объяснительная записка становится одним из оснований для привлечения работника к дисциплинарной ответственности.
Оформление приказа о привлечении к дисциплинарной ответственности за неисполнение трудовых обязанностей и приказа об увольнении за систематическое неисполнение трудовых обязанностей
Увольнение за систематическое неисполнение трудовых обязанностей является одной из форм дисциплинарного взыскания (ст. 198 ТК). Применение взыскания должно быть оформлено приказом (распоряжением) нанимателя (часть четвертая ст. 199 ТК).
Образец приказа об увольнении работника за систематическое неисполнение без уважительных причин своих трудовых обязанностей смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
В графе «Основание» приказа об увольнении следует указать реквизиты всех документов, на основании которых применяется дисциплинарное взыскание в виде увольнения (докладная записка, акты и т.д.), а также реквизиты иных приказов о применении дисциплинарных взысканий, которые не утратили силу.
К таковым относятся приказы о дисциплинарном взыскании (замечании, выговоре), со дня издания которых прошло не более 1 календарного года. По истечении года считается, что работник взыскания не имеет.
От редакции:
Реквизиты приказов о дисциплинарном взыскании, со дня издания которых прошло более 1 календарного года, и тех, которые содержат досрочно снятые дисциплинарные взыскания, в графе «Основание» приказа об увольнении не указывают.
Оформление трудовой книжки и личной карточки при увольнении за систематическое неисполнение трудовых обязанностей
Сведения об увольнении вносят в трудовую книжку с указанием, что договор прекращен за систематическое неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей (п. 4 ст. 42 ТК).
Образец записи, вносимой в трудовую книжку работника при увольнении за систематическое неисполнение без уважительных причин своих трудовых обязанностей, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
В личную карточку также вносят запись о прекращении трудового договора в связи с систематическим неисполнением без уважительных причин трудовых обязанностей на основании п. 4 ст. 42 ТК.
Образец записи, вносимой в личную карточку работника при увольнении за систематическое неисполнение без уважительных причин своих трудовых обязанностей, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
При получении трудовой книжки работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Выплаты, которые нужно произвести работнику при увольнении за систематическое неисполнение без уважительных причин своих трудовых обязанностей
При увольнении работника за систематическое неисполнение трудовых обязанностей ему необходимо выплатить заработную плату за отработанный период, компенсацию за неиспользованный трудовой отпуск и иные причитающиеся суммы. Данные суммы выплачивают в день увольнения работника, которым признается последний день его работы (ст. 77 и 179 ТК).
Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие выплаты должны быть произведены не позднее следующего дня после предъявления им такого требования (ст. 77 ТК). При этом ТК не устанавливает форму данного обращения, значит, достаточно и устного заявления работника.
В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, в день увольнения или обращения с соответствующим заявлением ему нужно выплатить неоспариваемую сумму (ст. 77 ТК). Под такой суммой следует понимать сумму, по которой у работника нет претензий.
В случае возникновения спора о суммах, подлежащих выплате (например, о размере компенсации за неиспользованный отпуск или премии), данные вопросы решаются после прекращения трудового договора в порядке, предусмотренном для рассмотрения индивидуального трудового спора (ст. 236 ТК).
Алгоритм кадровых действий при увольнении работника за систематическое неисполнение без уважительных причин своих трудовых обязанностей
Для того чтобы правильно уволить работника за систематическое неисполнение без уважительных причин своих трудовых обязанностей, воспользуйтесь приведенным ниже алгоритмом.
Мы разделили его на 2 этапа:
– этап I – применение дисциплинарного взыскания за первый дисциплинарный проступок;
– этап II – применение дисциплинарного взыскания за последующий дисциплинарный проступок.
Алгоритм кадровых действий при увольнении работника за систематическое неисполнение без уважительных причин своих трудовых обязанностей
Рассмотрим данный алгоритм действий более подробно.
Этап I. Применение дисциплинарного взыскания за первый дисциплинарный проступок.
Шаг 1. Получите документ, содержащий информацию о совершении дисциплинарного проступка работником, от соответствующего должностного лица.
По факту первого нарушения должностное лицо, обнаружившее нарушение и отвечающее за ведение учета фактически отработанного работниками времени и (или) за исполнение работником возложенных на него трудовым договором обязанностей, составляет докладную записку.
От редакции:
Докладная записка составляется на имя руководителя организации.
В докладной записке необходимо ссылаться на нарушенные нормы соответствующих документов.
От редакции:
К таким документам относятся должностная инструкция, трудовой договор, правила внутреннего трудового распорядка и иные документы, содержащие нормы, которые работник обязан соблюдать.
В ней также можно сделать ссылки на документы, подтверждающие нарушение (акт ревизии, документ о браке в работе, о наложении на организацию штрафа за нарушение, допущенное работником, и др.).
Образец докладной записки о неисполнении работником без уважительных причин своих трудовых обязанностей смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Шаг 2. Проверьте, имеется ли документ, содержащий условие, которое работник нарушил (не исполнил), и убедитесь, действительно ли
именно этот сотрудник обязан исполнять данное условие и ознакомлен ли он с ним соответствующим образом.
Работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности только за нарушение условия, неисполнение какой-либо трудовой обязанности,
юридически закрепленных в соответствующем документе. За неисполение работником юридически не закрепленной обязанности привлекать его к дисциплинарной ответственности нельзя.
От редакции:
Убедитесь, что работник соответствующим образом ознакомлен с документом, содержащим обязанность, которую он не исполнил, поскольку даже если обязанность работника и закреплена в соответствующем документе, но он с ней должным образом не ознакомлен, то привлекать его к дисциплинарной ответственности за данное нарушение (неисполнение) нельзя.
Шаг 3. Истребуйте у работника письменное объяснение по факту дисциплинарного проступка.
До применения дисциплинарного взыскания наниматель обязан затребовать письменное объяснение работника (часть первая ст. 199 ТК). В какой именно форме нужно затребовать данное объяснение, ТК не уточняет, поэтому если работник готов представить объяснительную записку, то письменное уведомление о необходимости представить объяснение можно не оформлять.
Если же ситуация носит явно конфликтный характер, то данное уведомление лучше оформить письменно и вручить работнику под роспись. В случае отказа работника от проставления подписи необходимо составить соответствующий акт.
Образец уведомления о необходимости представить письменное объяснение по факту дисциплинарного проступка смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
ЭТО ВАЖНО! Если наниматель не сможет подтвердить, что он запрашивал у работника объяснение, последний в судебном порядке может оспорить примененное к нему дисциплинарное взыскание.
Шаг 4. Получите от работника письменное объяснение, а в случае отказа составьте акт об этом.
По дисциплинарному проступку у работника берут письменное объяснение, чтобы выяснить обстоятельства и причины проступка.
Таким образом, работнику предоставляют возможность указать причины дисциплинарного проступка.
От редакции:
Если указанное объяснение работник представлять отказывается, то составляют соответствующий акт об отказе дать объяснения. Желательно, чтобы акт заверили 3 работника, присутствовавшие при отказе.
Образец акта об отказе от дачи письменного объяснения по факту дисциплинарного проступка смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
Шаг 5. Передайте докладную записку и письменное объяснение (в случае отказа от письменного объяснения – акт об отказе) руководителю организации для принятия решения по данному факту.
По дисциплинарному проступку у работника берут письменное объяснение, чтобы выяснить обстоятельства и причины проступка. Если из объяснительной записки следует, что работник, например, опоздал на работу или не выполнил задание руководства по уважительной причине, то руководителю организации следует принять решение о непривлечении работника к дисциплинарной ответственности и передать докладную и объяснительную записку специалисту по кадрам для размещения в личное дело работника. Если же из объяснительной записки следует, что у работника уважительная причина совершения проступка отсутствует (т.е. отсутствуют оправдательные документы, иные доказательства), то тогда объяснительная записка работника становится основанием для принятия решения об издании приказа о применении дисциплинарного взыскания.
При наличии акта об отказе работника дать объяснение и документа, свидетельствующего о том, что объяснение у работника запрашивалось, руководитель организации может принять решение о применении к работнику дисциплинарного взыскания и без его объяснений.
Шаг 6. Если руководитель принял решение не применять к работнику мер дисциплинарного взыскания, поместите докладную и объяснительную записку с резолюцией руководителя в личное дело работника (на этом алгоритм кадровых действий заканчивается и в будущем эти документы не могут являться основанием для применения мер дисциплинарного взыскания, а работник считается не имеющим дисциплинарного взыскания).
Данные документы в дальнейшем не могут рассматриваться как основание для применения дисциплинарного взыскания или учитываться при увольнении по п. 4 ст. 42 ТК.
Шаг 7. Если руководитель принял решение применить к работнику меру дисциплинарного взыскания в виде выговора или замечания, выясните, не истекли ли для этого сроки.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске.
Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее 6 месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее 2 лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
От редакции:
Если сроки для применения мер дисциплинарного взыскания истекли, то применять к работнику меры дисциплинарного взыскания нельзя. В данном случае следует рассказать об этом руководителю и поступить так, как прописано в шаге 6 этапа I.
Шаг 8. Если сроки не истекли, подготовьте проект приказа о применении к работнику меры дисциплинарного взыскания и передайте его на подпись руководителю.
Замечание и выговор являются мерами дисциплинарного взыскания (ст. 198 ТК).
Приказ о применении дисциплинарного взыскания рекомендуется делать мотивированным, обоснованным, со ссылками на нормы документов, которые нарушены.
От редакции:
Составленный проект приказа об увольнении работника подписывает уполномоченное должностное лицо нанимателя. К таким лицам относятся руководитель (его заместители) организации (обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений (ст. 1 ТК).
Образец приказа о применении к работнику меры дисциплинарного взыскания смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Шаг 9. Ознакомьте работника под роспись с приказом о применении к нему меры дисциплинарного взыскания в 5-дневный срок со дня его издания (в случае отказа от ознакомления составьте акт об этом).
Ознакомить работника с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания необходимо под роспись в течение 5 дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт об отказе.
Этап II. Применение очередного дисциплинарного взыскания за последующий дисциплинарный проступок.
От редакции:
Описание шагов 1–7 этапа II практически идентично описанию шагов 1–7 этапа I, поэтому их описание смотрите выше, кроме уточнений, которые даны в них самих.
Шаг 1. Получите документ, содержащий информацию о совершении работником последующего дисциплинарного проступка, от соответствующего должностного лица.
От редакции:
Если у работника в наличии имеется неснятое и непогашенное дисциплинарное взыскание, не забудьте, что оно должно быть упомянуто при составлении докладной записки по факту последующего дисциплинарного проступка.
Шаг 2. Проверьте, имеется ли документ, содержащий условие, которое работник нарушил (не исполнил), и убедитесь, действительно ли именно этот работник обязан исполнять данное условие и ознакомлен ли он с ним соответствующим образом.
Шаг 3. Истребуйте у работника письменное объяснение по факту последующего дисциплинарного проступка.
Шаг 4. Получите от работника письменное объяснение, а в случае отказа составьте акт об этом.
Если по истечении 2 рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, необходимо составить соответствующий акт.
Шаг 5. Передайте докладную записку и письменное объяснение по последующему дисциплинарному проступку (в случае отказа от письменного объяснения – акт об отказе) руководителю организации для принятия решения по данному факту.
Шаг 6. Если руководитель принял решение не применять к работнику мер дисциплинарного взыскания, поместите докладную и объяснительную записку с резолюцией руководителя в личное дело работника (на этом алгоритм кадровых действий заканчивается и в будущем эти документы не могут являться основанием для применения мер дисциплинарного взыскания).
Шаг 7. Если руководитель принял решение применить к работнику меру дисциплинарного взыскания, выясните, не истекли ли для этого сроки.
Шаг 8. При принятии руководителем решения применить к работнику в очередной раз меру дисциплинарного взыскания в виде выговора или замечания подготовьте проект приказа о применении к работнику меры дисциплинарного взыскания и передайте его на подпись руководителю (в данной ситуации продолжить алгоритм кадровых действий необходимо с шага 8 этапа I).
Шаг 9. При принятии руководителем решения применить к работнику меру дисциплинарного взыскания в виде увольнения подготовьте проект приказа об увольнении работника за систематическое неисполнение без уважительных причин своих трудовых обязанностей и передайте его на подпись руководителю.
От редакции:
На нанимателя законодательством о труде возложена обязанность оформлять прекращение трудового договора (контракта) с работником приказом (распоряжением) (п. 15 ст. 55 ТК). Обязанность по подготовке приказов об увольнении, как правило, возложена на отдел кадров организации, а при его отсутствии – на лицо, ответственное за ведение кадровой работы. Приказ об увольнении по п. 4 ст. 42 ТК должен содержать следующие обязательные сведения и условия:
– описание дисциплинарного проступка;
– фамилию, имя и отчество увольняемого работника;
– структурное подразделение, в котором работает работник;
– дату и основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью ТК (на п. 4 ст. 42 ТК);
– количество календарных дней неиспользованного трудового отпуска, подлежащих замене денежной компенсацией при увольнении;
– реквизиты приказов, которыми работник ранее привлекался к дисциплинарным взысканиям.
Составленный проект приказа об увольнении работника подписывает уполномоченное должностное лицо нанимателя.
Шаг 10. Ознакомьте работника под роспись с приказом об увольнении за систематическое неисполнение без уважительных причин своих трудовых обязанностей в 5-дневный срок со дня его издания (в случае отказа от ознакомления составьте акт об этом).
Если приказ об увольнении невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.
При отказе работника ознакомиться с приказом о прекращении трудового договора составьте акт об отказе от ознакомления с приказом, который необходимо заверить подписями составителя и 2 работников, присутствующих при этом. Этот документ может пригодиться в суде в качестве дополнительного доказательства правоты нанимателя.
Образец акта об отказе от ознакомления с приказом об увольнении смотрите в рубрике «Полезная документация» на
с. 27 журнала.
Шаг 11. Внесите запись об увольнении в трудовую книжку работника.
От редакции:
На основании приказа об увольнении лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, вносит запись об увольнении в трудовую книжку работника (п. 11 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30)).
Формулировка записи в трудовой книжке должна соответствовать формулировке приказа.
Шаг 12. Внесите запись об увольнении в личную карточку работника.
От редакции:
На основании приказа об увольнении специалист по кадрам вносит запись об увольнении не только в трудовую книжку работника, но и в его личную карточку (п. 16 Инструкции № 30).
Формулировка записи об увольнении в личной карточке работника должна соответствовать формулировке записи в трудовой книжке (вкладыше к ней).
Шаг 13. Ознакомьте работника с записью, внесенной в трудовую книжку, в его личной карточке.
От редакции:
С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, наниматель обязан ознакомить ее владельца под роспись в личной карточке (п. 16 Инструкции № 30).
Шаг 14. Выдайте работнику его трудовую книжку под роспись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, наниматель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Уведомления регистрируются в журнале регистрации уведомлений.
Со дня направления указанного уведомления наниматель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Если работник просто отказывается получить трудовую книжку, рекомендуем составить акт об отказе работника получить трудовую книжку и направить ему уведомление о необходимости явиться и забрать ее. Эти документы могут пригодиться как доказательство невиновности нанимателя, если по увольнению возникнет спор и дело попадет в суд.
Наталия Владыко, юрист
