Направление в командировку работника – одна из самых распространенных кадровых процедур. Вследствие этого возникает масса вопросов, связанных с оформлением командировок.
В предлагаемом алгоритме дается пошаговый анализ каждого этапа оформления работника, направляемого в командировку.
В общем случае процедура направления работника в служебную командировку включает следующие шаги:
– принятие решения о направлении работника в служебную командировку;
– составление задания, издание приказа, выписка командировочного удостоверения.
Если работники организации часто направляются в служебные командировки, то в целях унификации и упорядочивания документооборота разрабатывается и утверждается положение о порядке направления в служебные командировки или иной локальный нормативный правовой акт.
Несмотря на то что законодательством не установлено обязательное требование по разработке данного документа, его наличие снижает количество ошибок при оформлении служебных командировок. В положении, как правило, предусматривается порядок оформления всех этапов подготовки, направления и возвращения работника из служебной командировки.
Требования к локальным документам, регламентирующим и оформляющим служебные командировки
Документы, используемые для организации и оформления служебных командировок, законодательством практически не унифицированы. Поэтому большинство таких документов оформляется с учетом общих правил делопроизводства. Указанные требования, в частности, определены:
– Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4);
– Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69 (далее – Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004, СТБ 6.38-2004);
– Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004, утвержденными приказом председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41;
– Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25 (далее – УСОРД).
ЭТО ВАЖНО! В подсистему «Документация по оформлению командировок» УСОРД включены следующие унифицированные формы:
– докладная записка о командировании;
– приказ о командировании;
– распоряжение о командировании.
Алгоритм действий, необходимых для направления работника в командировку
Рассмотрим порядок действий работников кадровых служб при направлении работника в командировку.
Шаг 1. Определите в локальном нормативном правовом акте порядок направления работника в командировку.
Законодательство не предусматривает наличия у нанимателя какого-либо локального акта, регулирующего порядок направления работников в служебные командировки. Однако на практике этот документ нередко разрабатывают, так как законодательно регламентированы не все аспекты, связанные с командировками: например, порядок служебных командировок руководителя организации, совместителей, порядок продления или сокращения срока командировки (отзыва из командировки), порядок получения согласия работников, направление которых возможно только с их согласия, и т.п.
Кроме локальных актов, детализирующих порядок служебных командировок своих работников, наниматель может, а в отдельных случаях обязан разработать унифицированные формы документов: авансового отчета, служебного задания, отчета о выполнении служебного задания и т.п.
Также для того чтобы помочь работникам при служебных командировках, наниматель может разработать соответствующую памятку. Данный документ не является нормативным, а представляет собой документ справочно-рекомендательного характера, нацеленный на то, чтобы работник не забыл получить тот или иной документ, проверить, правильно ли он оформлен, сделать отметки в командировочном удостоверении и т.п.
Шаг 2. Назначьте работника, ответственного за ведение журнала регистрации.
Приказом нанимателя назначается работник, ответственный за ведение журнала регистрации. Как правило, указанному работнику также поручается работа по заполнению командировочных удостоверений.
Шаг 3. Закрепите обязанности по ведению журнала учета работников, выбывающих в командировки, в трудовом договоре или должностной инструкции.
Желательно, чтобы до возложения обязанности по ведению журнала учета работников, выбывающих в командировки, она была закреплена в трудовом договоре и (или) должностной инструкции этого работника, так как в соответствии со ст. 20 Трудового кодекса РБ (далее – ТК) наниматель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами. В ином случае это будет изменение существенных условий труда с необходимостью соблюдения требований, предусмотренных ст. 32 ТК.
Шаг 4. Примите решение о направлении работника в командировку.
Решение о направлении работника в командировку принимает наниматель или должностное лицо, которому это право делегировано, путем подписания соответствующего локального нормативного акта (приказа, распоряжения и др.). Подписание указанного документа должно быть обосновано какой-либо производственной необходимостью. Таковой могут быть приглашение сторонней организации, докладная записка, план мероприятий и др.
Если руководство поддерживает предложение о направлении работника в служебную командировку, то готовятся следующие документы:
– задание на служебную командировку;
– приказ о направлении работника в служебную командировку;
– командировочное удостоверение.
Шаг 5. Подготовьте задание на служебную командировку.
Задание на служебную командировку является основным документом, подтверждающим, что направление работника в командировку обусловлено производственной необходимостью.
ЭТО ВАЖНО! Задание на служебную командировку должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок.
В настоящее время нет жестких требований к наличию каких-либо реквизитов или обязательной информации, которую должно содержать служебное задание. При его оформлении необходимо учесть, что это задание:
– как правило, подписывает руководитель структурного подразделения, в котором работает командируемый работник;
– утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо;
– передается ответственному исполнителю для оформления приказа (распоряжения) о направлении работника в служебную командировку и командировочного удостоверения.
Шаг 6. Издайте приказ о направлении работника в служебную командировку.
Одним из основных условий направления работника в служебную командировку является необходимость издания соответствующего распоряжения нанимателя (ст. 91 ТК). В большинстве организаций таким распоряжением является приказ.
Приказ о направлении в служебную командировку – один из множества локальных нормативных правовых актов, принимаемых в организации. Вместе с тем он имеет определенные особенности.
Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими оформление приказов, в т.ч. о направлении работника в служебную командировку, являются:
– СТБ 6.38-2004;
– Инструкция № 4;
– УСОРД.
Приказ о направлении работника в служебную командировку должен содержать следующие данные:
1. Регистрационный номер принятия. Он соответствует номеру, присвоенному приказу в журнале регистрации приказов, отдельно от приказов по основной деятельности. Отличием нумерации приказов о направлении в служебную командировку является добавление к номеру через дефис букв «к» или «л» (например, приказ № 13-к или приказ от 17.12.2009 № 18-л).
Различия в буквенном обозначении связаны со сроком хранения этих приказов. Так, к номерам приказов, требующих длительного срока хранения – 75 лет, добавляется буква «к», а к приказам с трехлетним сроком хранения – буква «л».
Регистрационный номер пишется рядом с датой принятия приказа.
2. Дата принятия. Дата пишется без кавычек, арабскими цифрами, и для нее отводятся 8 символов и 2 разграничительные точки. Например, 3 декабря 2009 г. в дате приказа о направлении в служебную командировку будет выглядеть как 03.12.2009. При этом год сокращать до последних двух цифр нельзя: 3 декабря 2009 г. в дате приказа о направлении в служебную командировку будет выглядеть как 03.12.2009, а не 03.12.09.
3. Место принятия. Наименование места принятия должно соответствовать наименованию населенного пункта, в котором находится организация, направляющая в служебную командировку.
4. Заголовок. Эта часть приказа пишется без кавычек и начинается, как правило, со слов:
«О направлении в служебную командировку»;
«О командировании».
5. Непосредственно текст, содержащий сведения о наименовании структурного подразделения, в котором работник числится (если таковое имеется), цель и сроки служебной командировки, место командирования работника с указанием страны, города, организации. Также рекомендуется указать источник финансирования данной служебной командировки.
Если приказ о направлении в служебную командировку распространяется на несколько различных служебных командировок, он делится на пункты, при необходимости – на подпункты.
6. Основание принятия приказа. Как правило, принятие приказа о направлении в служебную командировку основывается на одном из следующих документов:
– задание на служебную командировку;
– докладная записка о направлении работника в служебную командировку;
– решение вышестоящей организации или учредителей;
– приглашение сторонней организации.
7. Подпись уполномоченного должностного лица. Эта часть приказа содержит:
– наименование должности;
– непосредственно подпись;
– фамилию и инициалы.
8. Визы и согласования.
Со всеми приказами о направлении в служебную командировку должны быть ознакомлены заин-
тересованные лица, а в отдельных случаях – соглас-
ны с направлением в служебную командировку.
Шаг 7. Подготовьте командировочное удостоверение.
Направление работника в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по установленной форме (ст. 93 ТК). Данная форма определена для командировок в пределах Республики Беларусь. При направлении работника в служебную командировку за пределы республики форма командировочного удостоверения законодательством не предусмотрена. В этом случае можно использовать форму командировочного удостоверения, применяемую при направлении работников в пределах Республики Беларусь, с учетом необходимых уточнений, связанных со спецификой направления работника в служебную командировку за пределы страны.
В командировочном удостоверении в обязательном порядке указываются:
– фамилия, имя и отчество работника;
– наименование структурного подразделения, в котором он работает, а также его должность (профессия);
– место назначения и цель командировки;
– продолжительность командировки в календарных днях.
Командировочное удостоверение подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Подписанное удостоверение выдается командируемому работнику на руки. Если в командировку направляются несколько работников, то командировочное удостоверение оформляется на каждого из них индивидуально.
В командировочном удостоверении указываются время прибытия работника к месту назначения и время отъезда оттуда. Отметки заверяются подписью ответственного лица и печатью организации, в которую был направлен сотрудник. Первая отметка о выбытии работника заполняется в организации, командирующей его.
Как упоминалось, если работнику пришлось побывать в разных местах, то в каждом из них обязательно проставляются даты прибытия и выбытия.
При направлении в служебную командировку группы работников театрально-зрелищных организаций для подготовки, организации, показа и проведения спектаклей, концертов или иных публичных выступлений при условии совпадения для всех лиц группы пункта назначения, сроков командировки, дат выбытия и прибытия в место командирования, выбытия из него и прибытия в место постоянной работы выдается командировочное удостоверение по форме согласно приложению 2 к Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35).
Шаг 8. Потребуйте отчет о выполнении задания на служебную командировку.
По окончании служебной командировки работник представляет отчет о выполнении задания. Отчет составляется в произвольной форме. В нем указываются:
– фамилия, имя, отчество, должность командируемого;
– основание командирования;
– страна (место) пребывания;
– количество дней пребывания;
– конкретные сведения о проделанной в командировке работе;
– выводы и предложения по выполнению достигнутых договоренностей, сроки их реализации и другие необходимые сведения.
Руслан Дашкевич, экономист
