Алгоритм отбора и уничтожения документов: всё, что касается описей дел

Полный алгоритм отбора и уничтожения документов

Составляем описи дел

Документы и дела к уничтожению отбираются по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Затем оформляется акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (п. 207 Инструкции по делопроизводству, п. 102 Правил работы архивов).

ЭТО ВАЖНО! Таким образом, до составления акта о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли, в организации необходимо составить и оформить в установленном порядке сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. До тех пор пока такие описи не составлены и не утверждены, акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, не может быть утвержден и соответственно ни один документ также не может быть уничтожен, даже если нормативно установленный срок его хранения уже истек.

Сводные описи дел составляются в архиве организации. Порядок составления, оформления и утверждения сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) установлен в гл. 14-17 Правил работы архивов.

Документ: 
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила работы архивов).

Документ: 
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

Согласовываем и утверждаем описи дел

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу в организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, составляется в 3 экземплярах, в остальных организациях - в двух (п. 170 Правил работы архивов).

Годовой раздел сводной описи по личному составу визируется руководителем кадровой службы (специалистом по кадрам) и согласовывается с ЭК организации (п. 171 Правил работы архивов), после чего передается на рассмотрение:

– ЭМК (ЭПК) соответствующего государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета) - если организация является источником комплектования государственного архива;

– ЦЭК вышестоящей организации - если организация не является источником комплектования государственного архива и имеет вышестоящую организацию.

Согласованный годовой раздел сводной описи дел по личному составу утверждает руководитель организации.

Справочно: 
ЭК – экспертная комиссия. 
ЭМК – экспертно-методическая комиссия.
ЭПК – экспертно-
проверочная комиссия

Годовой раздел сводной описи в организации постоянного хранения, являющейся источником комплектования государственного архива, составляется в 4 экземплярах. Годовой раздел сводной описи в организации, имеющей вышестоящую организацию, составляется в 3 экземплярах, в иных организациях – в двух (п. 128 Правил работы архивов).

После утверждения годового раздела сводной описи ЭМК (ЭПК) государственного архива (органа по архивам и делопроизводству) или ЦЭК вышестоящей организации его утверждает руководитель организации.

Готовим акт о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, можно оформлять только после составления и оформления сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Порядок составления такого акта установлен гл. 16 Инструкции по делопроизводству и гл. 13 Правил работы архивов.

Акт можно составить как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт (п. 103 Правил работы архивов,
п. 209 Инструкции по делопроизводству).

Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, приведена в приложении 17 к Инструкции по делопроизводству.

В акте указывают информацию, которая переносится с обложек дел, отобранных к уничтожению:

– заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел.

Например:

План работы отдела документоведения на 2005 год

или

Планы работы структурных подразделений института;

– дату или крайние даты дел.

Например:

2005

или

2005–2008;

Справочно: 
см. также «Алгоритм отбора и уничтожения документов: проведение экспертизы ценности документов» в журнале «Я – специалист по кадрам», 
2016, № 14, с. 46;
2016, № 15, с. 45.

– номера номенклатур дел, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела, или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10 лет, в т.ч. по личному составу), номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их переработки отдельные дела или документы выделены к уничтожению;

– индексы дел по номенклатуре дел или номера дел по описи;

– количество дел (каждый том учитывается как отдельное дело);

– сроки хранения дел и номера статей (пунктов) по перечням.

Например: 3 г., п. 501.

ЭТО ВАЖНО! В акте дела располагают в той последовательности, в которой они внесены в номенклатуру дел организации.

Напомним, что в преамбуле акта указывают перечень документов с указанием сроков хранения, на основании которого устанавливались сроки хранения документов (подстрочный комментарий к графе, в которую следует вписывать документ-основание).

Акт подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЭК организации одновременно со сводными описями дел (п. 106 Правил работы архивов, п. 211 Инструкции по делопроизводству).

Результаты рассмотрения акта о выделении документов к уничтожению отражаются в протоколе заседания ЭК организации.

Согласованный с ЭК организации акт:

– утверждается руководителем организации после утверждения соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК» - в организации, являющейся источником комплектования государственного архива;

– утверждается руководителем организации после утверждения ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК» - в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, но в деятельности которой образуются документы постоянного хранения;

– утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК» - в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, в деятельности которой не образуются документы постоянного хранения.

Уничтожаем документы

После утверждения акта руководителем организации отобран-
ные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено (п. 107 Правила работы архивов, п. 212 Инструкции по делопроизводству).

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте отдельно от документов с постоянными и временными сроками хранения. Сдача документов как вторичного сырья оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.

Если документы размещены на бумажных носителях, то существуют 3 основных варианта их уничтожения: промышленное шредирование, химическое уничтожение и сжигание.

При уничтожении информации с машинного носителя нужно помнить, что простое удаление файлов или переформатирование носителя не гарантирует того, что данные не будут восстановлены. При принятии решения о способе уничтожения электронных документов можно воспользоваться Методическими рекомендациями по организации работы с электронными документами в организациях Республики Беларусь^[1].

В соответствии с указанными Методическими рекомендациями существует несколько способов уничтожения информации с машинных носителей:

– уничтожение с использованием специального программного обеспечения путем перезаписи или стирания;

– воздействие на поверхность носителя магнитным полем (размагничивание);

– механическое уничтожение носителя вместе с информацией (измельчение, расплавление, использование химикатов).

Для обеспечения полной информационной безопасности последний способ является предпочтительным.

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем

электронного документооборота, в 2005–2009 гг. – научный сотрудник

отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского

института документоведения и архивного дела (БелНИИДАД),

разработчик УСОРД, Инструкции по делопроизводству

в государственных органах и организациях Республики Беларусь,

Методических рекомендаций по оформлению обложек дел и т.д.