В повседневной деятельности кадровой службы образуется множество документов. Как правильно их классифицировать? Сколько времени документация должна храниться в кадровой службе? В какой момент бумаги необходимо передавать в архив? Как определить документы, которые можно утилизировать? Автор статьи расскажет вам, как выявить документы, подлежащие уничтожению, как правильно оформить эту процедуру и кто должен это делать.
Все документы, которые создаются в организации в процессе ее деятельности, имеют определенный срок хранения, который зависит от ценности информации, содержащейся в этих документах. По установленному сроку хранения можно классифицировать документы:
– постоянного хранения;
– долговременного хранения (свыше 10 лет);
– временного хранения (до 10 лет включительно).
Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, хранятся в архиве организации. Дела временного хранения, как правило, в архив организации не передаются, а по истечении срока хранения уничтожаются.
Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение.
Отбор дел к уничтожению осуществляют по результатам экспертизы ценности документов и оформляют актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Документ: Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – Закон № 323-З).
Документ: постановление Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – постановление № 140).
Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).
Документ: Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов).
Порядок и условия уничтожения документов, сроки хранения которых истекли, установлены:
– Законом № 323-З.
Государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов. Уничтожение документов временного хранения осуществляется в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства;
– постановлением № 140.
Этим постановлением утвержден перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения. Перечень типовых документов устанавливает сроки хранения документов, которые находятся на хранении как в архиве организации, так и на оперативном хранении (в делопроизводстве), и обязателен для применения всеми организациями Республики Беларусь независимо от их формы собственности и ведомственной подчиненности;
– Инструкцией по делопроизводству.
Порядок и условия уничтожения документов с истекшими сроками хранения закреплены в гл. 16 «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения этой Инструкции»;
– Правилами работы архивов.
Порядок и условия уничтожения документов с истекшими сроками хранения закреплены в гл. 13 «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения» этих Правил.
Алгоритм отбора и уничтожения документов
Шаг 1. Издание приказа о создании экспертной комиссии
Шаг 2. Проведение экспертизы ценности документов
Шаг 3. Установление сроков хранения документов и дел
Шаг 4. Составление описей дел
Шаг 5. Согласование и утверждение описей дел
Шаг 6. Составление и утверждение акта о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли
Шаг 7. Утилизация документов
Рассмотрим подробнее действия по шагу 1 «Издание приказа о создании экспертной комиссии».
Для оценки документов необходимо создать комиссию
Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно (п. 50 Правил работы архивов) и нужна для определения ценности документов и сроков их хранения.
Экспертиза ценности документов осуществляется экспертной комиссией (далее - ЭК), действующей в организации постоянно. Требования к созданию, составу и порядку работы ЭК содержат гл. 12 Инструкции по делопроизводству и гл. 9 Правил работы архивов.
Экспертная комиссия создается приказом (распоряжением) руководителя организации в составе не менее 3 человек.
Листики Образец приказа о создании экспертной комиссии в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Кто должен входить в состав ЭК
Председателем ЭК назначается заместитель руководителя организации, членами - руководитель службы ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ), заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) организации, главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЭК организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего архива (п. 175 Инструкции по делопроизводству).
Для регламентирования процесса работы ЭК необходимо разработать положение об экспертной комиссии и представить его руководителю организации на утверждение. Положение об экспертной комиссии организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовывается с соответствующими государственными архивами, иных организаций - с ЦЭК вышестоящих организаций (п. 174 Инструкции по делопроизводству).
Основными функциями экспертной комиссии являются (п. 176 Инструкции по делопроизводству):
– проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения;
– ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
– согласование проектов номенклатур дел организации и ее структурных подразделений, типовых и примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов с указанием сроков хранения, методических документов по делопроизводству;
– согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
– согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению;
– подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных законодательством Республики Беларусь, и внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивных учреждений;
– осуществление методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений и подчиненных (входящих в состав, систему) органов, организаций;
– принятие решений по вопросам совершенствования делопроизводства и работы архива организации и подчиненных (входящих в состав, систему) органов, организаций.
Заседания ЭК и принимаемые решения оформляют протоколами. Поскольку ЭК является совещательным органом, ее решения должны утверждаться руководителем организации (п. 177 Инструкции по делопроизводству). ЭТО ВАЖНО!
О следующих шагах отбора документов к уничтожению читайте в следующем номере журнала «Я – специалист по кадрам».
Наталия Кондакова, специалист по внедрению
систем электронного документооборота,
в 2005–2009 гг. – научный сотрудник отдела документоведения
Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела (БелНИИДАД),
разработчик УСОРД, Инструкции по делопроизводству
в государственных органах и организациях
Республики Беларусь, Методических рекомендаций
по оформлению обложек дел и т.д.
