Требования к организации и порядку проведения экспертизы ценности документов содержатся в гл. 8 и 9 Правил работы архивов, гл. 12 Инструкции по делопроизводству.
Экспертиза ценности документов в организации проводится (п. 51 Правил работы архивов):
– в делопроизводстве – при составлении номенклатуры дел, при подготовке дел к передаче на хранение в архив организации;
– в архиве организации – при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива), при выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.
Документ:
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила работы архивов).
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Этапы определения ценности документов
Первый этап определения ценности документов – это составление номенклатуры дел, так как она не только систематизирует документы организации, но и закрепляет сроки хранения документов и дел, включенных в нее. Так, при включении дела в номенклатуру заполняется гр. 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей по перечню)».
На втором этапе экспертизы ценности отбирают документы в соответствии с номенклатурой дел (на основании сроков хранения дел, указанных в номенклатуре) организации и оформляют их в соответствии с архивными требованиями.
ЭТО ВАЖНО! На этом этапе в структурных подразделениях организации составляют годовые разделы описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, на основании которых дела передаются в архив организации.
На третьем этапе экспертиза ценности документов проходит в архиве организации. При приеме документов на хранение проверяют, насколько правильно осуществлен отбор документов и сформированы дела.
По результатам экспертизы ценности документов в архиве организации составляют сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
ЭТО ВАЖНО! Именно после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу отбираются дела к уничтожению с оформлением акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (п. 102 Инструкции по делопроизводству, п. 69 Правил работы архивов).
Документ:
Перечень типовых документов национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень типовых документов).
Установление сроков хранения документов и дел
В процессе экспертизы ценности документов на основании сроков хранения документов принимается решение об их дальнейшем хранении или уничтожении.
При определении сроков хранения документов организации руководствуются нормами Перечня типовых документов, а также (при наличии) ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения и перечнями документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций.
При определении сроков хранения документов в конкретной организации необходимо правильно выбрать графу, в которой указан срок хранения документов, поскольку сроки хранения, установленные в гр. 3 и 4 Перечня типовых документов, в ряде случаев существенно различаются:
– в гр. 3 указаны сроки хранения документов в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей;
– в гр. 4 – сроки хранения документов в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов.
Перечень типовых документов устанавливает сроки хранения для большого числа видов документов, однако он не может учесть специфику работы каждой организации, поэтому в нем могут отсутствовать документы, образующиеся в конкретной организации.
В этом случае следует руководствоваться нормами подп. 165.4 п. 165, п. 176 Инструкции по делопроизводству и пп. 55, 56 Правил работы архивов, согласно которым определение сроков хранения документов и дел относится к компетенции экспертной комиссии (далее – ЭК).
ЭТО ВАЖНО! Если в Перечне типовых документов нет сроков хранения документов, образовавшихся в деятельности организации, то решение об установлении сроков хранения этих документов принимает ЭК организации.
По итогам заседания ЭК составляет протокол, в котором (либо в приложении к нему) должны быть зафиксированы все изменения сроков хранения дел. Протокол подлежит утверждению руководителем организации.
Порядок и особенности исчисления сроков хранения документов и дел
Перечень типовых документов устанавливает не только сроки хранения включенных в него документов, но и определяет дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение определенного срока.
Исчисление срока хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Пример 1
В организации в 2015 г. было заведено дело с перепиской по основной деятельности. С 1 января 2015 г. по 31 декабря 2015 г. дело велось: в него подшивались соответствующие документы. С 1 января 2016 г. начался отсчет срока его хранения.
Справочно:
не допускается сокращать сроки хранения документов, установленных перечнем документов с указанием сроков хранения. Такие сроки могут быть изменены лишь в строну увеличения.
Организация в примере не передает документы на хранение в государственный архив и определяет сроки хранения документов на основании гр. 4 Перечня типовых документов. Пунктом 33 Перечня типовых документов для указанных документов установлен срок хранения 5 лет. Дело с перепиской по основной деятельности будет храниться в организации в течение 2016-2020 гг.,а выделить его к уничтожению можно будет не ранее 1 января 2021 г.
Дополнительные условия выделения документов
к уничтожению
При подсчете сроков хранения документов необходимо учитывать дополнительные условия, указанные в гр. 5 «Пояснения» Перечня типовых документов, например:
– «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства» – установленный срок хранения документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом проведения такой проверки;
– «После ликвидации организации» – установленный срок хранения документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом ликвидации организации;
– «После замены новыми» – установленный срок хранения документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом утверждения (принятия) заменяющих их документов;
– «При условии замены новыми» – соответствующие документы должны храниться в организации в течение установленного срока, но не менее чем до 1 января года, следующего за годом принятия (утверждения) принятых взамен документов, даже если установленный срок их хранения уже истек;
– «После окончания ведения» – установленный срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом окончания ведения соответствующей регистрационно-контрольной формы (внесения последней записи в нее). Данное примечание применяется при исчислении сроков хранения регистрационно-контрольных форм (книг, журналов, картотек и т.п.), которые ведутся до их полного заполнения в течение ряда лет.
Приведем примеры применения норм Перечня типовых документов.
Пример 2
Дело с перепиской по административно-хозяйственным вопросам было сформировано в делопроизводстве организации в 2015 г. В соответствии с п. 33 Перечня типовых документов это дело должно храниться в организации в течение 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если соответствующая проверка налоговыми органами была проведена в 2016 г., то установленный 3-летний срок хранения этого дела должен исчисляться с 1 января 2017 г. Данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2020 г.
Пример 3
Дело с документами о создании и государственной регистрации государственной организации (постановление, свидетельство о государственной регистрации и др.) было сформировано в 2000 г. Организация не передает документы на хранение в госархив, поэтому руководствуется гр. 4 п. 23 Перечня типовых документов, которая устанавливает, что дело должно храниться в организации в течение10 лет после ликвидации организации. После ликвидации организации в 2015 г. установленный 10-летний срок хранения этого дела начнет исчисляться с 1 января 2016 г. Данное дело может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2026 г.
(Продолжение следует.)
Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем
электронного документооборота, в 2005–2009 гг. – научный сотрудник
отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского
института документоведения и архивного дела (БелНИИДАД),
разработчик УСОРД, Инструкции по делопроизводству
в государственных органах и организациях Республики Беларусь,
Методических рекомендаций по оформлению обложек дел и т.д
