Минтруда и соцзащиты организует с учетом спроса изготовление бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в порядке и на условиях, определенных законодательством. Обеспечение нанимателей бланками трудовых книжек осуществляется через министерства, иные республиканские органы государственного управления, объединения, подчиненные Правительству, а также республиканские общественные объединения (далее – государственные органы). Предприятия с иностранными инвестициями обеспечиваются бланками трудовых книжек Минтруда и соцзащиты на основании информации о зарегистрированных предприятиях с иностранными инвестициями, представляемой в 15-дневный срок со дня регистрации субъекта хозяйствования органом, уполномоченным осуществлять его государственную регистрацию (часть первая подп. 1.8 п. 1 постановления Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» (далее – постановление № 1635)).
Для того чтобы получить чистый бланк трудовой книжки или вкладыша к ней, необходимо произвести ряд определенных действий. Поскольку бланки трудовых книжек являются документами строгой отчетности, организация обязана обеспечить их учет.
Алгоритм действий, необходимых для получения и учета бланка трудовой книжки или вкладыша к ней
Рассмотрим порядок действий при получении и учете бланка трудовой книжки или вкладыша к ней.
Шаг 1.Оплатите бланк трудовой книжки или вкладыша к ней.
К заявлению на получение бланка трудовой книжки или вкладыша к ней необходимо приложить оригинал и копию платежного документа, свидетельствующего об уплате денежных средств за бланк трудовой книжки или вкладыша к ней.
Шаг 2.Подготовьте пакет документов, необходимый для заказа бланка трудовой книжки или вкладыша к ней.
Для получения чистого бланка трудовой книжки либо вкладыша к ней в государственные органы необходимо представить:
– заявление с просьбой выдать нужное количество бланков трудовых книжек (вкладышей к ним);
– копию свидетельства о регистрации юридического лица либо индивидуального предпринимателя;
– копию платежного документа, свидетельствующего об уплате денежных средств за бланк трудовой книжки или вкладыша к ней, либо квитанцию об оплате, если оплата произведена через кассу банка;
– оригинал документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт).
Заявление с просьбой выдать нужное количество бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) пишется в произвольной форме на имя руководителя государственного органа.
Образец заявления в государственный орган на выдачу бланков трудовых
книжек смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
Представляемая копия платежного поручения должна быть заверена печатью банка.
Шаг 3.Подготовьте пакет документов, необходимый для получения бланка трудовой книжки или вкладыша к ней.
При получении бланка трудовой книжки либо вкладыша к ней:
– лично руководителем организации – необходимо наличие оригинала и копии документа, удостоверяющего служебное положение руководителя (приказ о назначении на должность руководителя, или решение собрания учредителей о назначении, или трудовой договор (контракт)) и печать;
– лично индивидуальным предпринимателем – достаточно только паспорта;
– уполномоченным лицом – доверенность на получение бланка трудовой книжки или вкладыша к ней. При этом наличие печати на доверенности обязательно. Если у индивидуального предпринимателя нет печати (для заверения доверенности), то бланки выдаются только ему лично.
Шаг 4.Обратитесь в государственный орган за получением бланка трудовой книжки или вкладыша к ней, представив пакет необходимых документов.
Обращаться следует в местные исполнительные и распорядительные органы по месту регистрации организации, поскольку именно они обеспечивают бланками трудовых книжек негосударственные юридические лица по месту их регистрации, а также индивидуальных предпринимателей и физических лиц, которым законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником (часть вторая подп. 1.8 п. 1 постановления № 1635).
Шаг 5.Получите бланк трудовой книжки либо вкладыша к ней и товарную накладную формы ТН-2.
При получении бланка трудовой книжки (вкладыша к ней) получающее лицо должно представить пакет документов, необходимый при их получении, и оригинал документа, удостоверяющего личность (паспорт).
Выдача бланков трудовых книжек осуществляется по товарной накладной формы ТН-2, утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 192.
Шаг 6.Произведите учет бланка трудовой книжки либо вкладыша к ней.
Наниматель или специальное уполномоченное лицо ведет приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (часть первая п. 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30)).
В приходно-расходную книгу вносят все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с указанием серии и номера каждого бланка. Книгу ведет бухгалтерия (часть вторая п. 58 Инструкции № 30).
Приходно-расходная книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью и подписью нанимателя.
Шаг 7.Передайте бланк трудовой книжки либо вкладыша к ней в место хранения документов, относящихся к бланкам строгой отчетности.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии нанимателя как документы строгой отчетности (часть первая п. 59 Инструкции № 30).
Место и порядок хранения документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, устанавливаются приказом руководителя организации (п. 3 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196).
Справочно:по окончании каждого месяца бухгалтерия требует от уполномоченного должностного лица отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы нанимателя. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт (часть вторая п. 59 Инструкции № 30).
Образец отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
Алгоритм получения бланка трудовой книжки для заполнения лицу, впервые поступающему на работу, и последующего учета
Рассмотрим порядок действий, который необходимо произвести специалисту по кадрам при получении бланка трудовой книжки для заполнения его лицу, впервые поступающему на работу, и последующем его учете.
Шаг 1.Предложите работнику внести сумму, затраченную нанимателем на приобретение бланка трудовой книжки, в кассу организации либо написать заявление об удержании данной суммы из его заработной платы.
При выдаче трудовой книжки (дубликата), а также вкладыша в трудовую книжку работник производит оплату ее (его) стоимости в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение (п. 55 Инструкции № 30).
Возместить средства, затраченные нанимателем на приобретение бланка трудовой книжки, работник может следующим образом:
– путем внесения соответствующей суммы денежных средств в кассу организации;
– путем удержания стоимости трудовой книжки или вкладыша к ней из заработной платы работника (для этого ему необходимо написать об этом заявление).
От редакции: Если вас интересует сам алгоритм приема на работу лица, ранее не работавшего, то читайте статью Н. Владыко «Алгоритм действий при приеме на работу при отсутствии трудовой книжки» в рубрике «Алгоритмы кадровых действий» журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 3, с. 43.
Справочно: денежные средства, получаемые государственными органами, финансируемыми за счет средств республиканского и местных бюджетов, в т.ч. местными исполнительными и распорядительными органами, а также подчиненными государственным органам организациями, воинскими частями, органами и подразделениями, финансируемыми из бюджета, за выданные трудовые книжки (дубликаты), а также вкладыши к трудовым книжкам приходуются в кассу организации и не позднее следующего дня зачисляются на текущий (бюджетный) счет организации (часть вторая п. 55 Инструкции № 30).
Зачисленные на текущий (бюджетный) счет организации денежные средства не позднее 3 рабочих дней от даты их получения и в последний рабочий день месяца подлежат перечислению в доход соответствующего республиканского или местного бюджета в счет компенсации расходов государства (часть третья п. 55 Инструкции № 30).
Шаг 2.Напишите заявку на выдачу бланка трудовой книжки для его заполнения лицу, впервые поступающему на работу.
Бланк трудовой книжки или вкладыш к ней выдается по заявке в подотчет уполномоченному должностному лицу (часть первая п. 59 Инструкции № 30). Такое должностное лицо назначают приказом (распоряжением) нанимателя (часть вторая подп. 1.10 п. 1 постановления № 1635). Чаще всего лицом, ответственным за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек (вкладышей к ним), за их учет, хранение и выдачу, является специалист по кадрам.
Образец приказа о назначении лиц, ответственных за учет, хранение,
выдачу и ведение трудовых книжек (вкладышей к ним), смотрите в
рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Для получения бланка трудовой книжки или вкладыша к ней специалисту по кадрам необходимо написать соответствующую заявку.
Образец заявки на выдачу бланка трудовой книжки смотрите
в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
Шаг 3.Получите бланк трудовой книжки в бухгалтерии.
Получить бланк трудовой книжки необходимо в бухгалтерии нанимателя, поскольку именно там он должен храниться как документ строгой отчетности (часть первая п. 59 Инструкции № 30).
Шаг 4.Заполните полученный бланк трудовой книжки в присутствии работника не позднее недельного срока со дня его приема на работу.
Заполнение трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, осуществляет наниматель (уполномоченное должностное лицо) в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 10 Инструкции № 30).
Шаг 5.Заполните первую страницу (титульный лист) трудовой книжки работника, внося сведения о нем в соответствии с представленными им документами.
Трудовую книжку заполняют в присутствии работника в соответствии с представляемыми им документами (абз. 2 подп. 1.3 п. 1 постановления № 1635).
Сведения о работнике записывают на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при ее первичном оформлении либо при выдаче дубликата трудовой книжки (п. 17 Инструкции № 30).
Фамилию, собственное имя, отчество пишут полностью без сокращения и замены собственного имени и отчества инициалами. Эти записи, а также сведения о дате рождения вносят на основании документа, удостоверяющего личность, или свидетельства о рождении.
ЭТО ВАЖНО!Занесение сведений о фамилии, собственном имени, отчестве и дате рождения со слов работника недопустимо.
Сведения об образовании, а также о полученной профессии, специальности указывают на основании документов об образовании:
– общее базовое образование – на основании свидетельства об общем базовом образовании (свидетельства об общем базовом образовании с отличием);
– общее среднее образование – на основании аттестата об общем среднем образовании (аттестата об общем среднем образовании особого образца с награждением золотой (серебряной) медалью);
– профессионально-техническое образование – на основании диплома о профессионально-техническом образовании (диплома о профессионально-техническом образовании с отличием);
– среднее специальное образование – на основании диплома о среднем специальном образовании (диплома о среднем специальном образовании с отличием);
– высшее образование – на основании диплома о высшем образовании (диплома о высшем образовании с отличием, в т.ч. с золотой медалью), диплома магистра.
Шаг 6.Укажите дату заполнения трудовой книжки и предложите работнику заверить своей подписью правильность занесенных сведений.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность занесенных сведений (часть первая п. 18 Инструкции № 30).
Шаг 7.Заверьте сведения о работнике подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя.
Первая страница (титульный лист), содержащая перечисленные сведения о работнике, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию индивидуального предпринимателя (часть вторая п. 18 Инструкции № 30).
Шаг 8.Внесите в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки работника сведения о времени службы, получении образования, времени работы в качестве члена колхоза (в тех случаях, если работник представит соответствующие документы).
До внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу наниматель вносит отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующего документа следующие записи:
– о времени службы в составе Вооруженных Сил, других войск и воинских формирований Республики Беларусь, в органах Комитета государственной безопасности, Министерстве внутренних дел, в военизированной охране, в органах специальной связи и в горноспасательных частях независимо от ведомственной подчиненности и наличия специального или воинского звания, если на них не распространялось законодательство о труде, с указанием даты призыва (поступления) и даты увольнения со службы;
– о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме получения образования, дополнительного образования взрослых в учреждениях образования и иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность;
– о времени работы в качестве члена колхоза – в тех случаях, когда законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж работника (п. 12 Инструкции № 30).
Шаг 9.Напишите полное наименование нанимателя в виде заголовка в гр. 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки работника.
При внесении записи о приеме на работу в гр. 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка записывают полное наименование нанимателя (часть первая п. 19 Инструкции № 30).
В трудовой книжке работника, работающего у индивидуального предпринимателя, в виде заголовка следует указать фамилию, собственное имя, отчество индивидуального предпринимателя, наименование органа, зарегистрировавшего предпринимателя, дату выдачи и номер регистрационного свидетельства.
Шаг 10.Внесите в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки работника запись о приеме на работу.
Под заголовком полного наименования нанимателя указывают:
– в гр. 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки работника – порядковый номер вносимой записи (часть третья п. 19 Инструкции № 30);
– в гр. 2 – дату приема на работу (часть третья п. 19 Инструкции № 30);
– в гр. 3 – «Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство» с указанием их конкретного наименования, а также наименования профессии, должности, работы, квалификационного разряда, класса, категории (часть четвертая п. 19 Инструкции № 30);
– в гр. 4 – на основании чего внесена запись (приказ, распоряжение), дату издания соответствующего приказа (распоряжения) и его регистрационный номер.
Шаг 11.Ознакомьте работника с записью, внесенной в трудовую книжку, в его личной карточке под роспись.
С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке, в которой также производится запись, соответствующая записи в трудовой книжке (вкладыше к ней) (п. 16 Инструкции № 30).
Шаг 12.Зарегистрируйте заполненный бланк трудовой книжки работника в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведет кадровая служба или другое подразделение, лицо, оформляющее прием и увольнение работников. В ней регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые (часть третья п. 58 Инструкции № 30).
Все записи в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть сделаны одновременно с принятием работника, заполнением или выдачей трудовой книжки или вкладыша.
При заполнении книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним отражают следующие сведения:
– в графе «Дата приема или заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней» – дату, когда трудовая книжка заведена на работника, впервые принимающегося на работу;
– в графе «Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши к ним» – сумму средств, внесенных работником за новый бланк трудовой книжки при ее выдаче.
Образец выдержки из книги учета движения трудовых книжек и вкладышей
к ним смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Книга учета движения трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя и печатью отдела кадров, в случае отсутствия таковой – печатью нанимателя (часть пятая п. 58 Инструкции № 30).
Шаг 13.Выдайте работнику расписку о приеме от него трудовой книжки.
При приеме от работника трудовой книжки лицо, оформляющее прием и увольнение работников, выдает ему расписку в произвольной форме, содержащую реквизиты организации, в т.ч. печать нанимателя (часть третья п. 58 Инструкции № 30).
Образец расписки о приеме от работника трудовой книжки
смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
Шаг 14.Положите трудовую книжку на хранение в специально оборудованное место.
Трудовые книжки (вкладыши, дубликаты) хранятся в специально оборудованном месте как документы строгой отчетности (часть первая п. 57 Инструкции № 30).
