Алгоритм составления и утверждения правил внутреннего трудового распорядка

 

 

 

Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) – это обязательный локальный нормативный правовой акт, который должен быть в каждой организации.

ЭТО ВАЖНО! Отсутствие в организации ПВТР рассматривается специально уполномоченными государственными органами надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде как нарушение трудового законодательства, поскольку ст. 195 Трудового кодекса РБ (далее – ТК) и п. 4 Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Минтруда РБ от 05.04.2000 № 46 (далее – Типовые ПВТР), содержат императивные нормы об установлении (принятии) нанимателем данного документа.

Разработкой локального акта, как правило, занимаются работники кадровой службы. Некоторые специалисты просто распечатывают и утверждают в организации Типовые ПВТР. Данная практика имеет место, однако стоит предупредить работников кадровых служб о том, что Типовые ПВТР могут не отвечать требованиям специфики конкретной организации и поэтому о полезности такого документа говорить не приходится. Чтобы ПВТР использовались организацией на все 100 %, необходимо максимально адаптировать их к деятельности организации, особенностям трудового процесса и т.д.

Документы, определяющие внутренний трудовой распорядок

Внутренний трудовой распорядок в организациях определяется:

1) ПВТР, коллективными договорами, соглашениями, положениями и инструкциями по охране труда и технике безопасности и другими локальными нормативными правовыми актами;
2) штатным расписанием;
3) должностными инструкциями работников;
4) графиками работ (сменности);
5) графиками отпусков (ст. 194 ТК).

Однако все же принято считать, что внутренний трудовой распорядок закрепляется в ПВТР организации и именно этот документ является главенствующим локальным актом в регулировании и укреплении трудовой и производственной дисциплины.

ПВТР устанавливает наниматель с участием профсоюза (при его наличии в организации) на основании Типовых ПВТР (ст. 195 ТК). Следует различать местные ПВТР, являющиеся локальными нормативными правовыми актами, и Типовые ПВТР, являющиеся актом законодательства, на основании которого устанавливаются местные ПВТР.

Какие вопросы следует зафиксировать в ПВТР?

В ПВТР должны быть освещены следующие аспекты:

1) общие положения;
2) порядок приема и увольнения работников;
3) обязанности работника;
4) обязанности нанимателя;
5) рабочее время и его использование;
6) поощрения за успехи в работе;
7) ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Цель типовых ПВТР – обеспечение труда, укрепление дисциплины труда, рациональное использование рабочего времени, улучшение качества работы, содействие росту производительности труда. Законодательство о труде и Типовые ПВТР (по структуре и содержанию) являются правовой основой для разработки и утверждения местных ПВТР.

Местные ПВТР обычно регулируют вопросы приема и увольнения работников конкретной организации, взаимные обязанности работников и нанимателя, некоторые аспекты рабочего времени (например, режим рабочего времени, время начала и окончания работы, время перерыва для отдыха и питания как для всей организации в целом, так и для отдельных структурных подразделений в частности), меры поощрения и взыскания.

Утверждение ПВТР без участия профсоюза

Участие профсоюзов в процессе разработки и утверждения ПВТР предусматривает ст. 195 ТК. Форма участия профсоюза в принятии ПВТР законом не установлена, но на практике это сводится к процедуре согласования, о чем делается соответствующая отметка на документе – гриф «СОГЛАСОВАНО».

Отсутствие профсоюза в организации не освобождает нанимателя от обязанности разработать и ввести в действие ПВТР. В такой ситуации наниматель утверждает документ единолично.

Местные ПВТР по сравнению с Типовыми ПВТР охватывают обычно более широкий круг вопросов внутреннего трудового распорядка с учетом специфики производственной деятельности конкретного нанимателя. На первый взгляд разработка ПВТР не представляет большого труда, поскольку существуют Типовые ПВТР, которые должны использоваться для разработки локальных правил.

Вместе с тем при отсутствии отдельного положения о заключении, продлении и прекращении контрактов наниматель может предусмотреть в ПВТР локальные нормы:

– о процедурах, предшествующих заключению трудовых договоров (контрактов) (тестирование, анкетирование);
– системе найма;
– суммированном учете рабочего времени;
– нестандартных режимах рабочего времени работников;
– мерах воздействия за нарушения трудовой и производственной дисциплины и т.д.

Для того чтобы ПВТР признавались действительными, документ должен пройти процедуру утверждения

В первую очередь специалистам по кадрам следует обратить внимание на то, что ПВТР должны утверждаться лицом, правомочным на это. Кто вправе утверждать ПВТР? Ответ на этот вопрос содержится в учредительных документах организации (устав, учредительный договор). Если в уставе организации сказано, что «утверждение внутренних документов Общества относится к компетенции общего собрания акционеров» или написано «…к исключительной компетенции…», то полномочие на утверждение документов предоставлено органу, стоящему выше, чем единоличный исполнительный орган: например, общему собранию акционеров (участников) или совету директоров. А это значит, что руководитель организации (директор или генеральный директор) утверждать ПВТР не могут.

Ознакомление работников организации с ПВТР

ЭТО ВАЖНО! Работники организации должны быть ознакомлены с ПВТР еще до момента подписания трудового договора (контракта).

Ознакомление может быть прямое: работник ставит свою подпись непосредственно под текстом локального правового акта или в листе ознакомления с документом. При этом ПВТР и лист ознакомления должны быть прошиты и иметь единую нумерацию.

Можно составить листы ознакомлений на каждого работника. В таком случае лист ознакомления следует подшить в личное дело работника.

От редакции:
Личные дела могут вестись не на всех работников организации.

В листе ознакомления работник собственноручно должен указать, с каким именно документом он ознакомился, поставить дату ознакомления и свою подпись.

Ознакомление может быть косвенным. Это значит, что отметка об ознакомлении содержится в другом документе, например в личной карточке. Для прохождения инспекционной (плановой) проверки ведения кадрового делопроизводства косвенного ознакомления вполне достаточно. Однако в некоторых случаях, например при получении работником производственной травмы, данное ознакомление не является доказательством того, что работник действительно был ознакомлен с ПВТР.

Для наглядности рассмотрим пример из судебной практики. Несчастный случай произошел с контролером газового хозяйства, специфика работы которого предусматривает работу вне места нахождения нанимателя.

Пример

Возвращаясь из командировки, работница получила травму, от которой впоследствии скончалась. Травма ею была получена в 12.30, а согласно ПВТР организации перерыв для отдыха и питания для работников организации предусмотрен с 12.00 до 13.00. Кроме того, в ПВТР был определен режим труда и отдыха работников, находящихся в служебных командировках, который отличался от общеустановленного. По результатам рассмотрения было установлено, что работница с ПВТР была ознакомлена косвенно (была сделана отметка в приказе о приеме на работу). В связи с этим возникли вопросы: знала ли работница о режиме труда и отдыха в командировке? являлось ли время получения травмы для нее рабочим? 

Перерывы для отдыха и питания используются работником по своему усмотрению и в рабочее время не включаются (часть первая ст. 134 ТК). Таким образом, если бы ознакомление было прямым, то этих вопросов можно было избежать. 

 

ЭТО ВАЖНО! В случае судебного разбирательства, например в связи с расследованием несчастного случая на производстве, косвенное ознакомление работника с ПВТР может быть не в пользу нанимателя.

Положения ПВТР. Содержание документа

Законодатель определил примерный перечень вопросов, которые могут найти свое отражение в ПВТР. В их числе – порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного нанимателя. Указанные положения обычно оформляют в виде соответствующих разделов документа. Однако при разработке ПВТР необходимо учитывать прежде всего индивидуальные особенности внутреннего трудового распорядка организации. Рассмотрим некоторые из них.

В настоящее время многие организации в целях удержания конкурентоспособности и привлечения большего числа потребителей предпочитают устанавливать график работы «без перерыва и выходных дней». Соблюдение трудового законодательства в таких случаях будет возможно лишь при условии отражения в ПВТР особенностей режима рабочего времени, характерного для данной организации, который может предусматривать:

– продолжительность рабочей недели: 5-дневная с 2 выходными днями; 6-дневная с 1 выходным днем; рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику;
– работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников;
– продолжительность ежедневной работы (смены);
– время начала и окончания работы;
– время перерывов в работе;
– число смен в сутки;
– чередование рабочих и нерабочих дней.

В ПВТР можно установить особенности труда для отдельных работников

В случае необходимости установления для отдельных работников организации ненормированного рабочего дня в ПВТР нужно указать перечень таких должностей (профессий).

ЭТО ВАЖНО! В ПВТР должны быть установлены сроки выплаты заработной платы с указанием конкретных дней ее выплаты работникам.

На работах, где по условиям производства (работы) предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно, работодатель в соответствии с действующим трудовым законодательством обязан обеспечить работнику возможность отдыха и приема пищи в рабочее время. Перечень таких работ, а также места для отдыха и приема пищи также должны быть установлены в ПВТР.

В случае если на отдельных видах работ предусмотрено предоставление работникам в течение рабочего времени специальных перерывов, обусловленных технологией и организацией производства и труда (например, для обогрева, для отдыха), то виды этих работ, продолжительность и порядок предоставления перерывов должны быть указаны в ПВТР.

Если в организации установлена 5-дневная рабочая неделя, наниматель может определить второй (помимо воскресенья) выходной день, указав его в ПВТР. При этом обратите внимание на оговорку законодателя о том, что оба выходных дня должны предоставляться, как правило, подряд.

В организациях, в которых приостановка работ в выходные дни невозможна по производственно-техническим и организационным особенностям, выходные дни предоставляются в различные дни недели поочередно каждой группе работников согласно ПВТР.

Документ регулирует порядок предоставления ежегодных дополнительных отпусков, их продолжительность, а также порядок компенсации работнику в случае, если такой отпуск с согласия работника не предоставляется. Устанавливаются в ПВТР и дополнительные по сравнению с трудовым законодательством меры поощрения и условия их применения к работникам.

В ПВТР можно закрепить особенности учета рабочего времени

Поскольку на нанимателя возложена обязанность по организации учета рабочего времени (ст. 133 ТК), учета явки работников на работу и ухода с нее (ст. 133 ТК), а также фактического рабочего времени каждого работника (ст. 55 ТК), ПВТР могут содержать условия пропускного режима на территорию организации и т.д. 

Учет должен быть организован таким образом, чтобы обеспечить контроль:

– за своевременной явкой работников на работу и уходом с нее;
– выявлением всех не явившихся на работу и опоздавших;
– нахождением работников в рабочее время на своих рабочих местах и эффективным использованием рабочего времени в течение рабочего дня (смены);
– своевременным уходом и приходом работников во время перерыва для отдыха и питания;
– нахождением работников во всех видах отпусков, в служебных командировках, отсутствующих на работе в связи с временной нетрудоспособностью, выполнением государственных обязанностей, по другим причинам.

Учет ведут в табеле использования рабочего времени, который является первичным документом по труду и применяется для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени.

Фактическое рабочее время учитывают в табеле с момента явки работника на место выполнения работы согласно правилам внутреннего трудового распорядка или графика работ (сменности) и до момента окончания работы. Таким образом, при использовании электронной проходной наниматель выполнит свою обязанность по организации учета явок работников на работу и ухода с нее, а также сможет вести учет внутрисменных потерь.

ЭТО ВАЖНО! При использовании электронной пропускной системы, чтобы обязанность по организации учета рабочего времени была выполнена в полном объеме, укажите в ПВТР, что учет рабочего времени ведется посредством данных, поступающих с электронной проходной.

ПВТР могут содержать дополнительные полномочия и права работников

Кроме того, наниматель имеет право определить в ПВТР перечень должностных лиц, которым он предоставил право принимать отдельные решения от своего имени.

 

Уполномоченное должностное лицо нанимателя – это руководитель (его заместители) организации (обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений (ст. 1 ТК).

 

Например, наниматель может делегировать начальнику структурного подразделения право на принятие решения об освобождении работника на часть рабочего дня по причинам личного характера, а также определить порядок предоставления и оформления этого времени, учет его в табеле учета рабочего времени и оплату (в случае последующей отработки) или неоплату.

Еще более важным моментом является делегирование права уполномоченному должностному лицу нанимателя на отстранение работника, появившегося в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, от работы. Данная проблема актуальна для организаций, работающих в многосменном режиме. В целях выполнения требований законодательства о труде (ст. 49 ТК) наниматель может делегировать право на отстранение работника, нарушающего трудовую и производственную дисциплину, начальнику участка, мастеру или другому работнику. В ПВТР необходимо определить порядок отстранения и перечень документов, которыми следует его оформлять.

Подводя итог, отметим, что ПВТР – это документ, в достаточной степени позволяющий нанимателю урегулировать трудовые отношения с учетом специфики конкретной организации, не ущемляя интересы нанимателя и не нарушая права работника, что в конечном итоге будет вести к увеличению производительности труда. Главное – не следует забывать, что одними из принципов разработки ПВТР, как и любого другого локального нормативного правового акта, являются необходимость соблюдения норм трудового законодательства и запрет на ухудшение условий труда работников.

Структура ПВТР

Структуру ПВТР для удобства восприятия представим в виде таблицы.

 

Раздел	Содержание раздела
1. Общие положения	Назначение документа и субъекты, на которых распространяется его действие. Порядок утверждения ПВТР и внесения в них изменений
2. Порядок оформления и прекращения трудовых отношений	Совокупность документов, необходимых для приема на работу. Категории сотрудников, для которых устанавливается испытание. Порядок прекращения трудовых отношений
3. Права и обязанности работников	Основные права и обязанности работников организации. ЭТО ВАЖНО! В ПВТР можно закрепить обязанность работника своевременно информировать нанимателя о невозможности выхода на работу по каким-либо причинам (например, больничный)
4. Права и обязанности нанимателя	Основные права и обязанности нанимателя в процессе осуществления трудовых отношений с сотрудниками
5. Рабочее время и  время отдыха	В строгом соответствии с законодательством указываются количество рабочих и выходных дней, порядок работы в праздничные дни, порядок предоставления ежегодных отпусков и т.д. Если в организации применяются разные режимы труда, это следует отразить в ПВТР
6. Социальные гарантии	В этот раздел могут включаться такие дополнительные социальные гарантии, как дополнительный отпуск, медицинское обслуживание и т.д.
7. Поощрения за успехи в работе	Меры материального и морального поощрения
8. Ответственность за нарушения трудовой дисциплины	Меры дисциплинарной ответственности

От редакции:
Приведенный ниже алгоритм будет полезен вновь создаваемым организациям, в которых разработка и утверждение ПВТР производятся с участием профсоюзной организации.

Шаг 1. Разработайте проект ПВТР.

Разработка проекта должна начинаться с издания руководителем организации приказа о поручении разработать ПВТР. В приказе должен быть определен срок работы с проектом документа.

Шаг 2. Составьте сопроводительное письмо к проекту ПВТР.

Письмо и проект ПВТР направляются в профсоюз или избранному представителю трудового коллектива на согласование. Письмо должно содержать предложение согласовать проект ПВТР и просьбу при наличии возражений, примечаний, предложений изложить их в письменном виде и срок, в течение которого они должны быть представлены.

Шаг 3. Направьте проект ПВТР на рассмотрение (согласование) профсоюзу.

Как правило, рассмотрение проекта документа, т.е. его согласование, оформляется протоколом заседания профсоюза, где указывают все замечания по документу.

Шаг 4. Ознакомьте с проектом ПВТР работников организации.

Ознакомление с документом может проходить путем:

– размещения на досках объявления (информационных стендах);
– размещения на сайте организации или во внутренней сети;
– доведения до сведения работников руководителями структурных подразделений.

Шаг 5. Утвердите ПВТР.

ПВТР утверждает наниматель при условии согласования документа профсоюзом.

Шаг 6. Введите ПВТР в действие.

Руководитель организации издает приказ по основной деятельности о введении в действие ПВТР. В приказе целесообразно отразить поручение о размещении ПВТР на видном, доступном для работников месте (доска объявлений, информационные щиты и др.), в разных подразделениях организации (цехах).

Шаг 7. Ознакомьте работников организации с ПВТР под роспись.

В приказе о введении в действие ПВТР назначается должностное лицо (лица), ответственное за ознакомление работников с ПВТР.