В процессе деятельности организации создается огромное число документов. И несмотря на то что любой документ имеет свой срок хранения, многие работники продолжают «складировать» документы, срок хранения которых давно истек. Как избавиться от ненужных документов, а также выявить документы, подлежащие уничтожению, читайте в данной статье.
В процессе деятельности любой организации создается значительнее число документов, однако их ценность неодинакова. Различная ценность информации, зафиксированной в документах, обуславливает необходимость ее внимательной оценки.
Основные критерии определения ценности документов
Основным критерием определения ценности документов является их содержание. Документы, содержащие справочную (оперативную) информацию, нецелесообразно хранить продолжительное время, так как после использования такой информации в оперативных целях они теряют свое значение. В то же время те документы, которые могут быть использованы в научных или практических целях, нужно хранить более продолжительное время или постоянно.
В зависимости от ценности информации, содержащейся в документах, можно выделить 3 группы документов:
– постоянного срока хранения;
– временного свыше 10 лет срока хранения;
– временного до 10 лет включительно срока хранения.
В деятельности любой организации образуются документы всех трех указанных групп, что неизбежно вызывает вопрос о необходимости уничтожения документов, которые не представляют практического либо научного интереса.
Основание для отбора документов к уничтожению
В процессе выделения документов к уничтожению необходимо, прежде всего, отобрать дела, не имеющие практического или научного значения. Этот отбор осуществляется на основании установленных сроков хранения документов и дел. Сроки хранения документов и дел определяют в результате экспертизы ценности.
В процессе экспертизы ценности определяют ценность или значение документов организации и сроки их хранения.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организациях создают постоянно действующую экспертную комиссию.
Алгоритм действий при уничтожении документов и дел временного хранения
Для уничтожения документов и дел временного хранения необходимо произвести следующий алгоритм действий.
Алгоритм действий при уничтожении документов и дел временного хранения
Шаг 1. Создаем экспертную комиссию.
Основной функцией экспертной комиссии является рассмотрение и принятие решений по вопросам экспертизы ценности. Данная комиссия принимает решения о согласовании и представлении на утверждение описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли.
Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе не менее 3 человек. В данный состав обязательно входят заведующий архи¬вом организации, руководитель делопроизводственной службы и главный бухгалтер. Также в состав экспертной комиссии лучше включить и работника кадровой службы, особенно в организациях, в которых образуется большое количество документов по личному составу. В организациях, передающих свои документы на хранение в государственный архив, в состав этой комиссии в обязательном порядке включают работника этого архива.
Образец приказа о создании экспертной комиссии смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Председателем экспертной комиссии назначают одного из руководящих работников организации (как правило, заместителя руководителя).
Экспертная комиссия действует в соответствии с положением о ней, утверждаемым руководителем организации. Основой для разработки Положения об экспертной комиссии в организации служит Типовое положение об экспертной комиссии, утвержденное Госкомархивом РБ. Под Типовым положением об экспертной комиссии понимают Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное председателем Госкомархива РБ 30.06.1997 и являющееся приложением 42 к подразд. 4.2 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5.
В организациях, передающих документы на постоянное хранение в государственные архивы, Положение об экспертной комиссии согласовывают с соответствующими государственными архивами.
Заседания экспертной комиссии оформляют протоколом.
Шаг 2. Производим экспертизу ценности документов.
Экспертиза ценности документов осуществляется в несколько этапов.
Первый этап оценка документов в делопроизводстве, определение возможных сроков хранения различных категорий дел. Результаты такой экспертизы в делопроизводстве находят отражение в номенклатуре дел.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации в ходе формирования и оформления дел осуществляют отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации.
Следующий этап экспертизы ценности документов осуществляют в архиве организации. При передаче дел в архив организации осуществляют контроль за качеством экспертизы ценности документов в структурных подразделениях. На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляют по организации в целом описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. и по личному составу.
При определении сроков хранения руководствуйтесь перечнями типовых документов с указанием сроков хранения (типовыми перечнями). В настоящее время в Республике Беларусь действует 2 таких перечня:
1) Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38;
2) Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82.
При проведении экспертизы ценности документов можно использовать также ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, которые разрабатывают министерства, иные республиканские органы государственного управления, организации, подчиненные Правительству, по согласованию с Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров.
В этих перечнях наряду с типовыми находят отражение сроки хранения документов, специфических для организаций данной системы (отрасли). В случае если в типовых и ведомственных перечнях отсутствуют необходимые статьи, то сроки хранения соответствующих документов устанавливает экспертная комиссия организации.
Шаг 3. Производим отбор документов и дел к уничтожению.
В процессе проведения экспертизы ценности документов отбирают дела для постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также выделяют к уничтожению дела с истекшими сроками хранения.
Дела, отобранные к постоянному и длительному хранению, должны быть надлежащим образом оформлены, и на них нужно составить описи.
Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения производят после составления описей дел за соответствующие годы. На дела с истекшими сроками хранения составляют акты о выделении документов к уничтожению.
Образец акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
При отборе документов на уничтожение учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «до минования надобности», «до замены новыми», «после увольнения» и др.
ЭТО ВАЖНО! При отборе документов к уничтожению необходимо осуществлять их полистный просмотр и не допускать отбор документов к уничтожению только на основании заголовков дел. Дела с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) также подвергают полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
Шаг 4. Составляем акт о выделении документов и дел к уничтожению.
Акт о выделении к уничтожению документов составляют, как правило, на дела всей организации. В этом случае название каждого структурного подразделения указывают в акте перед группой заголовков дел этого подразделения (например, «Канцелярия», «Бухгалтерия», «Отдел кадров» и т.д.).
Акт можно также составлять и на дела отдельного структурного подразделения (например, отдела кадров).
Отдельный акт составляют на документы с отметкой «ЭПК». Такую отметку могут иметь дела следующего характера: «переписка с вышестоящими организациями о приеме, распределении, перемещении, учете кадров», «протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий» и др. Отметку «ЭПК» проставляют в номенклатуре дел организации в графе «Срок хранения дела» в соответствии с типовыми и ведомственными перечнями, а также решениями экспертной комиссии организации. Акт о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК» представляют вместе с описями дел на согласование в соответствующий государственный архив.
Дела включают в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с 3-летним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2009 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2013 г.
ЭТО ВАЖНО! Дела с истекшими сроками хранения можно уничтожать по акту лишь в том случае, если в организации утверждены описи дел постоянного хранения и согласованы описи дел по личному составу за соответствующие годы. Так, дела за 2006 г., срок хранения которых составляет 3 года (например, приказы о командировках), могут быть уничтожены в 2010 г., но при этом должны быть подготовлены описи на дела по личному составу по 2006 г. включительно.
Шаг 5. Передаем акт на утверждение руководителю организации.
ЭТО ВАЖНО! Акты о выделении документов к уничтожению рассматривает (согласовывает) экспертная комиссия организации одновременно с описями дел, а только затем их утверждает руководитель организации.
Следует помнить, что в организациях, передающих документы на государственное хранение, акты руководители организации утверждают только после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу соответствующим государственным архивным учреждением.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании экспертной комиссии организации одновременно со сводными описями дел.
Акт, составляемый в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, утверждает руководитель организации после утверждения соответствующим государственным архивом или органом Государственной архивной службы Республики Беларусь сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, но в деятельности которой образуются документы постоянного хранения, утверждает руководитель организации после утверждения центральной экспертной комиссией вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, в деятельности которой не образуются документы постоянного хранения, утверждает руководитель организации после согласования с центральной экспертной комиссией вышестоящей организации (при наличии) описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
Шаг 6. После утверждения актов документы и дела, предназначенные для уничтожения, до передачи их организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, храним в архиве организации либо отдельном специально отведенном для них месте.
Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению хранят в специально отведенном для них месте, а затем передают организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья.
Шаг 7. Сдачу документов и дел организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, оформляем приемо-сдаточными накладными.
Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными.
Шаг 8. Передаем документы и дела, предназначенные для уничтожения, организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья.
ЭТО ВАЖНО! Использование документов, отобранных к уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.
Шаг 9. Указываем на акте данные о передаче документов и дел и подшиваем его в соответствующее дело.
Дату сдачи документов, их вес и номер накладной указывают на акте, который подшивают в соответствующее дело.
Памятка при заполнении граф акта о выделении документов к уничтожению
При заполнении граф акта о выделении документов к уничтожению учитываются следующие требования.
В гр. 2 указывают заголовки отдельных дел. Допустимо указывать также групповые заголовки на однородные дела (т.е. заголовки на несколько дел одного вида). Например, в акт могут быть включены под одним групповым заголовком «Приказы директора предприятия по личному составу (отпуска, взыскания, командировки)» 2 дела с соответствующими приказами за 2 года. Этот вариант используют в том случае, если отбор документов и дел к уничтожению в организации осуществляется не ежегодно.
В гр. 3 проставляют дату или крайние даты дел.
В гр. 6 указывают количество дел (томов, частей), включенных в акт под одним заголовком.
Например, если в акт включены под одним групповым заголовком «Приказы директора предприятия о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировках» 2 дела с соответствующими приказами за 2001 и 2002 гг., то гр. 2, 3 и 6 акта должны быть заполнены таким образом, как указано в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, приведенном в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
В гр. 4 проставляют номера описей дел временного хранения (для дел со сроком хранения свыше 10 лет), в которые были включены выделяемые к уничтожению дела, или индексы номенклатур дел (для документов, срок хранения которых не превышает 10 лет).
В гр. 5 указывают индексы дел по номенклатуре того года, в котором они были заведены, или номера дел по описи дел постоянного хранения, из которой в ходе переработки этой описи отдельные дела были выделены к уничтожению (например, в случае изменения в соответствии с типовым перечнем 2001 г. сроков хранения дел с постоянного на временный (свыше 10 лет или до 10 лет)). Последний вариант в организациях встречается крайне редко.
В гр. 7 показывают сроки хранения выделяемых к уничтожению дел со ссылкой на соответствующие статьи перечней.
