Ранее мы уже писали об общих положениях внутреннего аудита кадровой документации (см. журнал «Я – специалист по кадрам», 2010, № 12).
Сегодня мы предлагаем ознакомиться с порядком проведения внутреннего аудита личных дел работников.
Документы, регламентирующие работу с личными делами
Основным нормативным правовым актом, регулирующим работу по формированию, ведению и хранению личных дел, является Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2). Она устанавливает единый порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях РБ всех форм собственности.
При работе с личными делами кроме Инструкции № 2 следует также руководствоваться Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, и Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (далее – Основные правила работы архивов организаций).
Сроки хранения личных дел определяют по Перечню типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденному постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82.
Справочно: Инструкция № 2 конкретизирует понятие «личное дело работника» и устанавливает перечень нанимателей, которые обязаны их вести.
В данный перечень не вошли организации с иностранными инвестициями, филиалы и представительства юридических лиц РБ, находящихся за границей, поскольку в этих организациях могут быть свои особенности ведения кадровых документов (ст. 320 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Личные дела заводят на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также на других работников в случаях, определенных законодательством (п. 2 Инструкции № 2). Ведение личных дел рабочих Инструкцией № 2 не предусмотрено.
Порядок ведения личных дел
Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации, а при ее отсутствии в качестве структурного подразделения – специалист по кадрам (п. 3 Инструкции № 2). Контролировать правильность оформления и хранения личных дел обязан руководитель организации (п. 4 Инструкции № 2).
Государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности должны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению. Руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций несут личную ответственность за состояние делопроизводства на порученных участках работы (ст. 25 Закона РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»).
Этапы проведения аудита личных дел работников
ЭТАП 1. Сверяем сроки и наличие сформированного личного дела работника.
Личное дело работника формируют после заключения с ним трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 5 Инструкции № 2).
ЭТАП 2. Проверяем порядок и фактическое наличие документов в личном деле работника.
После издания организационно-распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность) собранные документы помещаются в личное дело в последовательности, установленной п. 6 Инструкции № 2:
1) внутренняя опись документов личного дела;
2) дополнение к личному листку по учету кадров;
3) личный листок по учету кадров;
4) автобиография;
5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
6) заявление о приеме на работу;
7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
На этапе формирования личного дела документы в него включаются вне зависимости от хронологической последовательности.
ЭТО ВАЖНО! В отношении отдельных категорий работников на основании п. 7 Инструкции № 2 при формировании их личных дел дополнительно включают:
– декларацию о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
– контракт (для государственных служащих);
– справку-объективку;
– анкету;
– копию (выписку) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
– копию (выписку) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
– копию (выписку) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
– договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
– направление на работу службой занятости (для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений), направление по брони (для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил РБ, и др.).
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включают трудовые договоры (контракты) с работниками (п. 8 Инструкции № 2 ).
ЭТАП 3. Анализируем порядок ведения личных дел и наличие в них дополнительных документов.
В процессе работы в сформированное личное дело работника документы включают последовательно. К таким документам относят:
– характеристики и аттестационные листы;
– списки научных трудов и изобретений;
– заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
– копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении квалификационных категорий, классов, разрядов, званий и т.п.
В личное дело не включают (п. 9 Инструкции № 2):
– копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
– справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
– другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.
Для некоторых приказов по личному составу может быть определен срок хранения, отличающийся от установленного.
ЭТАП 4. Анализ порядка оформления личных дел работника.
Документы личного дела помещают в отдельную обложку (п. 18 Инструкции № 2).
На обложке личного дела следует указать регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.
Фамилию, имя, отчество работника на обложке личного дела указывают в именительном падеже. Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старую фамилию заключают в скобки, а новую записывают над ней.
Приведем пример заполнения обложки личного дела.
|
Министерство архитектуры и строительства Республики Беларусь
(наименование вышестоящей организации) Открытое акционерное общество «Нерудпром»
наименование организации (структурного подразделения) Личное дело № 20
Сидорова
(Иванова) Тамара Петровна (фамилия, имя, отчество) Начато 10.01.2009
Окончено 31.05.2011 На 20 листах
Хранить 75 лет |
После обложки в личном деле идет внутренняя опись документов, которая содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.
ЭТАП 5. Проверяем наличие и порядок ведения внутренней описи документов личного дела.
Форма внутренней описи документов личного дела, установленная Инструкцией № 2, отличается от формы внутренней описи, предусмотренной Основными правилами работы архивов организаций. Это обусловлено тем, что внутреннюю опись документов личного дела включают в дело сразу при его заведении и заполняют по ходу ведения. Отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (отражаются в графе «Примечание») предусмотрено частью второй п. 10 Инструкции № 2. При оформлении других дел (например, дел с приказами по личному составу) внутреннюю опись составляют после завершения их ведения при подготовке к передаче на хранение в архив.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
Приведем пример заполнения внутренней описи документов личного дела.
Внутренняя опись документов личного дела № 20
Сидорова (Иванова) Тамара Петровна
(фамилия, имя, отчество)
(фамилия, имя, отчество)
|
№ п/п
|
Название документа
|
Дата документа
|
Индекс документа
|
Номера листов дела
|
Дата включения документа в личное дело
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
1
|
Дополнение к личному листку по учету кадров
|
10.01.2009
|
|
|
10.01.2009
|
|
|
2
|
Личный листок по учету
|
10.01.2009
|
|
|
10.01.2009
|
|
|
3
|
Автобиография
|
10.01.2009
|
|
|
10.01.2009
|
|
|
4
|
Копия диплома об окончании БГЭУ
|
30.06.2005
|
|
|
10.01.2009
|
|
|
5
|
Заявление о приеме на работу
|
08.01.2009
|
|
|
10.01.2009
|
|
|
6
|
Копия приказа о приеме на работу
|
09.01.2009
|
|
|
10.01.2009
|
|
ЭТАП 6. Проверяем наличие и порядок ведения дополнения к личному листку по учету кадров.
После внутренней описи документов личного дела в личное дело подшивают дополнение к личному листку по учету кадров, в котором отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров.
ЭТАП 7. Проверяем наличие и порядок ведения личного листка по учету кадров.
После дополнения к личному листку по учету кадров в личное дело подшивают личный листок по учету кадров.
Личный листок по учету кадров поступающий на работу заполняет собственноручно в 1 экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов.
На все вопросы личного листка по учету кадров необходимо давать исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер («да», «нет»). Перечеркивание граф (строк) не допускается. В случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.
Фамилию, имя, отчество следует записать полностью в именительном падеже.
Число, месяц и год рождения в графе «Дата рождения» указывают арабскими цифрами.
Место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения.
В графе «Гражданство» записывают название страны.
В графе «Образование» указывают уровень полученного работником образования. Напомним, что основное образование в РБ включает в себя 7 уровней: дошкольное, общее базовое, общее среднее, среднее специальное, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее (ст. 7 Закона РБ от 29.10.1991 № 1202-XII «Об образовании»).
ЭТО ВАЖНО! Закон РБ об образовании утрачивает силу с 1 сентября 2011 г. в связи с принятием Кодекса РБ об образовании от 13.01.2011 № 243-З.
В графе «Образование» указывают следующее образование: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее» (Инструкция № 2). Если учебное заведение не окончено, работнику необходимо написать, сколько курсов он окончил или с какого курса ушел; окончившим неполную среднюю школу – сколько классов было окончено. Наименования учреждений образования пишут полностью, как обозначено в документе об образовании.
После заполнения всех граф на личный листок по учету кадров наклеивают фотокарточку принимаемого на работу (п. 11 Инструкции № 2).
Личный листок по учету кадров подписывает составитель с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в него после его заполнения не вносят.
ЭТАП 8. Проверяем наличие и полноту автобиографии.
После личного листка по учету кадров в личное дело вшивают автобиографию. Она составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4.
Требования к оставлению автобиографии приведены в п. 14 Инструкции № 2.
ЭТАП 9. Проверяем наличие и полноту документов об образовании.
После автобиографии в личное дело подшивают копии документов об образовании, о повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.).
Следует отметить, что признание документов об образовании учебных заведений иностранных государств и установление их соответствия документам об образовании РБ производит Минобразование. Перед тем как включить в личное дело копии документов об образовании, необходимо затребовать для сверки подлинники этих документов.
ЭТАП 10. Проверяем наличие и правильность оформления заявления о приеме на работу.
Заявления о приеме на работу оформляют в соответствии с требованиями Государственного стандарта РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69, и Методических указаний по практическому применению Государственного стандарта РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 16.09.2005 № 41.
ЭТАП 11. Проверяем наличие и правильность ведения журнала учета личных дел работников.
Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке и подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведут журнал (книгу) учета личных дел.
Рекомендации
Руководителям организации необходимо не реже одного раза в 5 лет назначать комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки следует фиксировать в дополнении к личному листку по учету кадров.
При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации.
Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. При этом личные дела уволенных работников вносят в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируют по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.
Оформляют личные дела при передаче в архив, а также при описи дел по личному составу и описи личных дел, руководствуясь требованиями Основных правил работы архивов организаций.
