Данный материал представляет собой методическое пособие, с помощью которого специалисты по кадрам могут создать бухгалтерскую службу в организации с нуля.
Руководитель организации обязан организовать ведение бухгалтерского учета и составление отчетности, а также создать необходимые для этого условия (п. 3 ст. 7 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»; далее – Закон № 57-З). Кроме того, руководитель организации обязан обеспечить неукоснительное выполнение работниками требований главного бухгалтера, организации или индивидуального предпринимателя, оказывающих услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности, в части соблюдения порядка оформления и представления документов и сведений, необходимых для ведения бухгалтерского учета и составления отчетности, и иных требований по вопросам, находящимся в их компетенции.
Создание бухгалтерской службы и ее структура
Что касается организации ведения бухгалтерского учета, то руководитель организации вправе в зависимости от объема учетной работы:
– создавать структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
– возлагать ведение бухгалтерского учета и составление отчетности на главного бухгалтера;
– передавать по договору ведение бухгалтерского учета и составление отчетности организации или индивидуальному предпринимателю, оказывающим услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности.
При необходимости создания в организации структурного подразделения, в функции которого входит ведение бухгалтерского учета и отчетности (далее – бухгалтерская служба), наниматель должен предусмотреть его в организационной структуре в виде управления (отдела, бюро, группы, службы).
В зависимости от объемов выполняемых работ, а также направлений деятельности бухгалтерская служба может иметь многоступенчатую систему управления (например, по схеме «управление – отдел – сектор»).
Руководитель данного структурного подразделения – главный бухгалтер – подчиняется непосредственно руководителю организации (его заместителю по направлению деятельности) (п. 10 ст. 8 Закона № 57-З).
Что касается организации бухгалтерского учета в микроорганизации, товариществе собственников, общественной и религиозной организации (объединении), то Законом № 57-З установлено, что руководитель указанной организации вправе вести бухгалтерский учет и составлять отчетность лично, если этот руководитель отвечает требованиям, предъявляемым к главному бухгалтеру, указанным в п. 3 ст. 8 Закона №57-З.
ЭТО ВАЖНО! Так, данный руководитель должен иметь высшее или среднее специальное образование, которое дает право работать по специальности бухгалтера, и стаж работы по специальности бухгалтера не менее 3 лет.
При определении численности работников бухгалтерской службы целесообразно руководствоваться Межотраслевыми нормативами численности работников, занятых бухгалтерским учетом и финансовым обеспечением деятельности коммерческих организаций, утвержденными постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 10.12.2013 № 118.
При необходимости (в частности, при отсутствии экономической службы как структурного подразделения) в состав бухгалтерской службы, кроме работников, в функции которых входит ведение бухгалтерского учета и отчетности (бухгалтер, бухгалтер-кассир, учетчик и т.п.), могут входить специалисты, выполняющие работу по осуществлению экономической и финансовой деятельности организации (экономист, экономист по труду, экономист по материально-техническому снабжению, нормировщик и т.п.), а также работники, обеспечивающие техническое функционирование данного структурного подразделения (оператор ПЭВМ, курьер и т.п.).
Для бухгалтерской службы, как правило, разрабатывают и утверждают положение, которое определяет ее основные функции.
Образец приказа об утверждении организационной структуры смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22–23 журнала.
Наименования должностей работников бухгалтерской службы
Порядок установления наименований должностей служащих определен Общими положениями Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденными постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД).
Во всех случаях должности служащего присваивается ее базовое наименование согласно общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденному постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 22.10.2009 № 125, для которой Единым квалификационным справочником должностей служащих (далее – ЕКСД) предусмотрена квалификационная характеристика, а при необходимости – полное наименование (часть пятая п. 4 Общих положений ЕКСД).
Полное наименование должности может конкретизировать круг обязанностей работника (бухгалтер по заработной плате, бухгалтер по налогам и т.п.), а в случае наличия в составе службы бухгалтерского учета нескольких структурных подразделений – принадлежность к структурному подразделению, в состав которого входит данный работник (например, бухгалтер отдела расчетов с персоналом).
Производное наименование должности «ведущий» и ее использование
Для должностей бухгалтеров всех наименований в соответствии с Общими положениями ЕКСД применяется производное наименование «ведущий» (ведущий бухгалтер). Наименование производной должности «ведущий» можно устанавливать для должностей специалистов высшего уровня квалификации, по которым установлено квалификационное категорирование, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет функциональное, координационное или методическое руководство подчиненными ему исполнителями либо на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы (при нецелесообразности создания отдельного структурного подразделения).
ЭТО ВАЖНО! Наиболее распространенной ошибкой является введение в состав бухгалтерской службы должностей специалистов (бухгалтеров), все (или значительная часть) наименования которых содержат производную должность «ведущий». В данном случае нарушается принцип установления характера должностных обязанностей специалистов, определенный Общими положениями ЕКСД.
Квалификационные требования к работникам бухгалтерской службы
Отнесение выполняемых работ к конкретным тарифным разрядам (должностям) и присвоение работникам соответствующей квалификации осуществляются в порядке, определяемом коллективным договором, соглашением или нанимателем согласно квалификационным справочникам, утвержденным в установленном порядке (ст. 61 Трудового кодекса РБ).
Руководствуясь указанной нормой законодательства, введение в штатное расписание должностей работников бухгалтерской службы, а также назначение работника на ту или иную должность следует производить исходя из квалификационных требований, установленных квалификационными характеристиками по соответствующим должностям.
Квалификационные характеристики должностей «главный бухгалтер» и «бухгалтер», а также должностей других служащих, осуществляющих деятельность в сфере бухгалтерского учета (кассир, учетчик, таксировщик), содержатся в выпуске 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденном постановлением Минтруда РБ от 30.12.1999 № 159.
В разделе «Квалификационные требования» квалификационной характеристики соответствующей должности определены требования к уровню профессиональной подготовки работника и стажу работы, необходимые для выполнения возложенных на него должностных обязанностей. Для должности главного бухгалтера эти требования также установлены Законом № 57-З.
Квалификационные характеристики производных должностей служащих в ЕКСД не включены, поскольку их должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации определяются на основе содержащихся в ЕКСД характеристик соответствующих базовых должностей либо должностей соответствующих руководителей (п. 5
Общих положений ЕКСД). В связи с этим ЕКСД не содержат квалификационной характеристики должности заместителя главного бухгалтера, ведущего бухгалтера, старшего кассира и др.
Должностные обязанности работников бухгалтерской службы
Должностные обязанности служащих, в т.ч. работников бухгалтерской службы, определяются их должностными инструкциями, для разработки которых применяются соответствующие квалификационные характеристики должностей, содержащиеся в выпусках ЕКСД.
В квалификационной характеристике каждой должности служащего представлены наиболее характерные виды работ исходя из установленных в отраслях экономики разделения и кооперации труда.
Конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их права и ответственность определяются в должностных инструкциях, которые разрабатывает и утверждает наниматель в установленном порядке. Должностная инструкция, как правило, не разрабатывается на главного бухгалтера в качестве руководителя структурного подразделения. Его права, обязанности, полномочия и ответственность указываются в положении о структурном подразделении.
При разработке должностных инструкций следует иметь в виду, что в процессе организационно-технического и экономического развития, освоения современных управленческих технологий, внедрения новейших технических средств, проведения мер по совершенствованию организации и повышению эффективности труда возможно расширение круга обязанностей служащих по сравнению с установленными соответствующей характеристикой. В этих случаях работникам бухгалтерской службы (главному бухгалтеру, который является единственным работником, осуществляющим бухгалтерский учет) может быть поручено выполнение обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации и изменения наименования должности.
