В этой ситуации каждое структурное подразделение организации должно активно участвовать в поиске и реализации путей повышения эффективности работы организации в целом. Данный материал позволит работникам кадровых служб систематизировать свои знания и найти свое место в такой работе.
Роль и ответственность кадровой службы
Кадровая служба является важнейшим структурным подразделением организации. Она выполняет следующие функции: – осуществление эффективного подбора, расстановки и реализации трудового потенциала кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и нравственными качествами; – участие в формировании и развитии стабильного трудового коллектива, создании благоприятного социально-психологического климата (Типовое положение о кадровой службе предприятия (организации), утвержденное постановлением Минтруда РБ от 18.12.1997 № 118).
Именно эти направления работы кадровой службы могут стать основой участия специалистов по кадрам в повышении эффективности труда каждого отдельно взятого сотрудника организации. Такая работа должна проводиться в рамках действующего законодательства. Кадровая служба в сложной для организации ситуации может использовать различные способы ее «смягчения», исходя из производственной необходимости и сложившейся обстановки в организации, иногда нестандартные и, к сожалению, непопулярные.
Меры, которые может предпринять кадровая служба в условиях кризиса в организации
Существует несколько блоков мер по оптимизации сложившейся в организации кризисной ситуации. Рассмотрим их.
1-й блок Проанализируйте то, как сотрудники используют рабочее время, и, если это необходимо, ужесточите контроль за его целевым использованием с внесением соответствующих предложений руководителю организации. Это создаст эффект контроля и порядок в организации, а также повысит производительность труда работников.
2-й блок Проведите анкетирование работников организации. Оно позволит выяснить состояние микроклимата в коллективе и выявить наличие отдельных проблем, мешающих самореализации отдельных сотрудников. Для этого разработайте анкету, которая должна быть анонимной и содержать соответствующий подбор вопросов, в т.ч. неприятных для администрации организации. Итогом такой работы могут стать соответствующие предложения руководителю, изложенные в форме служебной записки.
3-й блок Во-первых, проведите внеочередную аттестацию работников. Это даст возможность выявить работников, которые по тем или иным причинам не соответствуют существующим требованиям. Для этого работа аттестационной комиссии не должна носить формальный характер. Одним из вариантов повышения эффективности работы аттестационной комиссии может стать привлечение в ее состав высококвалифицированных независимых сторонних экспертов, например аудиторов. Во-вторых, проведите анализ возможных путей исправления сложившейся ситуации с кадровым составом организации, в т.ч. проанализируйте ситуацию в организациях-конкурентах. В-третьих, разработайте план мероприятий по повышению эффективности использования кадров в организации, он может включать в себя следующие действия:
– принятие меры по повышению квалификации отдельных работников (в ближайшее время планируется компенсировать расходы нанимателей на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации работников, находящихся под угрозой увольнения (постановление Совета Министров РБ от 25.05.2011 № 662 «О дополнительных мерах экономического регулирования и социальной защиты населения» (далее – постановление № 662));
– внесение предложений по изменению структуры управления, в т.ч. путем сокращения количества руководящих работников; – принятие мер по оптимизации использования рабочего времени в организации, в т.ч. путем введения сокращенного рабочего времени, суммированного учета рабочего времени и т.д.;
– привлечение работников, которые находятся в отпусках без сохранения или с частичным сохранением заработной платы, предоставляемым по инициативе других нанимателей, по трудовым (гражданско-правовым) договорам работников, без учета особенностей, предусмотренных трудовым законодательством для работы по совместительству (мера запланирована постановлением № 662).
Примечание. Часто в организации нет возможности развить то или иное перспективное направление из-за отсутствия соответствующих кадров. Реализация такой меры позволит активизировать работу по внедрению альтернативных вариантов развития организации.
4-й блок Участвуйте в доработке Положения об оплате труда работников организации с целью учета в нем тех мер, которые реализовываются в 3 вышеназванных блоках.
5-й блок Проведите анализ кадрового документооборота и разработайте меры по его оптимизации и упрощению. Это позволит кадровой службе получить дополнительное время на реализацию мер по повышению эффективности работы персонала организации.
6-й блок Организуйте и проведите мероприятия по доработке должностных инструкций, положений о структурных подразделениях и иных документов, регламентирующих распределение обязанностей между работниками организации. Более четкое разграничение в обязанностях и полномочиях позволит снизить затраты рабочего времени на дублирование трудовых функций.
7-й блок Расширьте применение практики установления доплат за совмещение профессий (должностей), увеличение зоны обслуживания (объема выполняемых работ), исполнение обязанностей временно отсутствующих работников без приема на работу дополнительного работника.
8-й блок Организовывайте встречи с участием руководства и работников по вопросу анализа сложившейся в организации финансово-экономической ситуации и поиска путей выхода из кризиса.
Выводы Совокупность принимаемых кадровой службой мер с учетом предложенных в настоящей статье позволит повысить эффективность работы организации в целом. Вышеназванные меры, которые может принять кадровая служба в кризисной ситуации, а также ряд иных способов будут рассмотрены нами более подробно в следующих номерах журнала.
