Порядок составления дополнительного соглашения к трудовому контракту
Вносить изменения в трудовые контракты работников кадровой службе, конечно же, желательно при участии юрисконсульта организации. Однако зачастую бывает так, что работникам кадровой службы приходится делать это самостоятельно.
Что нужно знать и учесть работнику кадровой службы при составлении данного документа, как правильно оформить вносимые изменения и какие существуют правила при составлении дополнительного соглашения к трудовому контракту работника? Давайте будем разбираться вместе.
В трудовые договоры (контракты) нанимателя с работниками, заключенные в письменной форме, изменения вносятся также в письменной форме путем составления в 2 экземплярах и подписания сторонами дополнительного соглашения, которые являются неотъемлемой частью контракта.
Если изменения касаются существенных условий труда, то до их внесения в контракт наниматель должен соблюсти правила п. 5 ст. 35 Трудового кодекса РБ (далее - ТК): предварительное уведомление, письменное согласие работника.
Согласие работника на изменение условий контракта не требуется, если это необходимо в связи с изменением законодательства, так как его обязаны исполнять и работник, и наниматель.
А как внести изменения в случае, если работник утерял свой экземпляр контракта?
Как правило, экземпляр трудового договора работника необходим кадровой службе, только если текст трудового договора печатается с внесенными изменениями и только для проставления в его экземпляре пометки, что стороны используют в работе текст трудового договора с отраженными изменениями. Во всех остальных случаях, как представляется, у кадровой службы нет потребности в экземпляре договора работника.
Если работник потерял свой экземпляр трудового договора, а в книге учета (регистрации) трудовых договоров есть отметка о том, что он его получил (под расписку), работнику следует подать в кадровую службу заявление с просьбой о выдаче копии трудового договора в связи с утратой своего экземпляра.
Дополнительное соглашение к трудовому договору составляется в том же количестве экземпляров, в котором составлен трудовой договор. Полагающийся работнику экземпляр кадровая служба выдает под расписку в книге (журнале, ином документе) учета дополнительных соглашений к трудовому договору. Утвержденной формы такого учетного документа нет, а потому кадровой службе необходимо разработать его самостоятельно.
Составляем дополнительное соглашение к трудовому контракту
С юридической точки зрения изменения - это не только замена положений, слов, цифр, но и дополнение текста соответствующими структурными единицами (статьями, пунктами, подпунктами) или словами, цифрами, а также исключение отдельных положений, слов, цифр.
Пожалуйста, помните, что структура и стиль изложения дополнительного соглашения к трудовому контракту должны повторять структуру и стиль изложения самого трудового контракта.
Преамбула дополнительного соглашения должна быть сформулирована по тем же принципам, что и преамбула контракта.
Если в трудовом договоре преамбула сформулирована по общепринятым правилам, то она дословно воспроизводится в соглашении.
[Подпись: - специалист по кадрам]
В тексте дополнительного соглашения обязательно должна быть определена связь с трудовым контрактом, в который данным соглашением вносятся изменения. Как правило, такая связь выражается в заголовочных реквизитах (в названии соглашения, отметке о приложении) или в преамбуле соглашения, например:
В дополнительном соглашении к трудовому договору обязательно необходимо отразить причину, по которой стороны вносят изменения в трудовой контракт: по инициативе работника или по инициативе работодателя либо по другим причинам. Отразить эту информацию можно как в преамбуле соглашения, так и непосредственно в тексте.
А теперь перечислим самые важные правила, которые необходимо знать и соблюдать при составлении дополнительного соглашения к трудовому контракту.
Основные правила составления дополнительного соглашения к трудовому контракту
Правило 1.
Преамбула дополнительного соглашения должна быть сформулирована по тем же принципам, что и преамбула контракта.
Правило 2.
В тексте соглашения вы обязательно должны определить связь с трудовым контрактом, в который вносятся изменения, а это значит, что должна быть сделана ссылка на номер и дату изменяемого контракта.
Правило 3.
Вносимые в трудовой контракт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретно статьи, пункта, подпункта, в которые они вносятся.
Правило 4.
Каждое изменение необходимо оформлять отдельно. В обобщенной форме изменения могут вноситься в одну структурную единицу контракта тогда, когда заменяемое слово или слова употребляются в одном и том же числе и падеже.
Правило 5.
В том случае, когда необходимо изменить цифровые обозначения, в соглашении употребляется термин «цифры», а не «числа» или «число». Например:
«В пункте 5 цифры «9 000» заменить цифрами «8 500»;
«В подпункте «в» пункта 4 цифры «11, 12» заменить цифрами «13, 14».
Правило 6.
Для замены сочетаний цифр и букв используйте термин «слова». Например:
«В подпункте 1.5 слова «10 процентов» заменить словами «20 процентов»;
«В абзаце четвертом пункта 2 слова «в 4 раза» заменить словами «в 6 раз».
Правило 7.
При внесении изменения в контракт сначала указывайте, какая структурная единица контракта изменяется (обозначение начинается с наименьшей структурной единицы), а затем - характер изменений: дополнение, замена или исключение.
Правило 8.
В случае если трудовой контракт в основном сохраняет свое содержание и требуется только дополнение его новыми условиями, в соглашении приводится новая редакция изменяемых структурных статей, пунктов, подпунктов, абзацев или излагаются статьи, пункты, подпункты, абзацы, которыми должен быть дополнен контракт.
Изменение нумерации пунктов в контракте в связи с включением дополнений нежелательно.
Для дополнения трудового контракта отдельными положениями лучше воспользуйтесь вариантом, когда в текст контракта включается пункт, обозначаемый дополнительной цифрой, помещаемой над основными цифровыми или буквенными обозначениями, например «206», «в1».
Если в пункте не было нумерованных подпунктов, то новый пункт, например 14, можно пронумеровать следующим образом: «14.1».
Если дополнения вносятся в конец контракта, то нумерация пунктов или подпунктов внутри договора продолжается. Например, если последним в трудовом контракте был пункт 19, то в соглашении указывается:
«Дополнить трудовой контракт пунктом 20 следующего содержания: «20...».
Правило 9.
Если дополнения не требуют изложения условия трудового контракта заново, в соглашении вы должны указывать не только структурные единицы, в которые вносятся дополнения, но и слова, после которых эти дополнения должны находиться.
Правило 10.
Если требуется внести существенные изменения в структурную единицу контракта, она излагается в новой редакции. Изложить условие контракта в новой редакции целесообразно и в том случае, если изменения вносятся не первый раз.
Правило 11.
Изложение подпункта, пункта, статьи контракта в новой редакции не означает автоматическое признание утратившими силу всех промежуточных редакций. Частично они могут быть отражены в новой редакции, и каждая из них будет действительной на то время, на которое распространялось действие каждого дополнительного соглашения к трудовому контракту.
Правило 12.
При исключении из текста трудового контракта словосочетаний или слов в соглашении указывается конкретная структурная единица, в которую вносятся эти изменения. Для этого используются следующие формы:
«В пункте 2 исключить слово «...»;
«В подпункте 8.11 исключить слова «...».
Если требуется исключить слова в конце предложения, то указывается, начиная с каких слов производится исключение. Например:
«В подпункте 1.4 пункта 1 после слова «...» исключить текст до конца предложения».
Если из текста трудового договора требуется исключить целые структурные единицы - статьи, пункты, подпункты, абзацы, то вы должны четко определить их в соглашении. При этом крайне нежелательно признавать их утратившими силу, если только они изначально не носили временный характер.
Для исключения отдельных структурных единиц используются следующие формулировки:
«Пункт 3 исключить»;
«Исключить из статьи 6 пункт 6.2».
Правило 13.
Изменения всегда вносятся только в основной документ, т.е. в трудовой контракт. Вносить изменения в трудовой контракт путем внесения изменений в изменяющее его дополнительное соглашение недопустимо.
Правило 14.
В тексте дополнительного соглашения к трудовому контракту вы должны сделать оговорки о неизменности остальных условий трудового контракта, о порядке вступления данного соглашения в силу, о количестве экземпляров соглашения.
- специалист по кадрам
Правило 15.
Если текст контракта не структурирован и в нем отсутствует нумерация положений, внесение изменений возможно с помощью следующих формулировок:
«Абзац, начинающийся словами «...», после слов «...» дополнить словами «...»;
«Исключить из абзаца четвертого контракта предложение, начинающееся со слов «...»;
«Дополнить абзац седьмой следующим предложением: «...».
Если для лучшего понимания текста требуется его структурирование, то такая техническая правка может быть выражена следующей формулировкой:
«Выделить в отдельный абзац предложение, начинающееся словами «...».
