Материал сопровождается заполненными формами в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
В практике многих организаций встречаются ситуации, когда работник пропадает и не выходит на связь. Действия организации в такой ситуации ТК не регламентирует, и это вызывает много вопросов и ошибок на практике.
Напомним, что при увольнении за прогул без уважительных причин необходимо соблюсти порядок привлечения к дисциплинарной ответственности, а также требования при увольнении по дискредитирующим обстоятельствам. Рассмотрим действия кадровика, когда работник пропал и не выходит на связь с организацией.
Документ:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Оформляйте акт по каждому дню отсутствия работника на работе
В первую очередь необходимо документально зафиксировать отсутствие работника. Для этого подойдут докладная записка и акт об отсутствии на работе, составленный при свидетелях. Подтвердить отсутствие работника могут данные учета рабочего времени: отсутствие подписи работника в журнале учета на пропускном пункте, пропускная электронная система, свидетельские показания и т.п.
Рекомендуем акты об отсутствии на рабочем месте оформлять по каждому дню отсутствия работника на рабочем месте. Составляйте их день в день, а не «задним» числом, поскольку в случае судебного разбирательства данный факт может вскрыться и привести к вынесению решения не в пользу нанимателя.
На практике чаще встречается ситуация, когда работник отсутствует несколько недель, но акт составляют только один, как правило, в первый день его отсутствия. Это не нарушение, но в суде придется доказать, что все свидетели присутствовали на работе в период, указанный в акте, и что они помнят каждый день отсутствия работника. Если акты составляли не ежедневно, а в других документах есть ошибки, то у суда могут возникнуть вопросы о правомерности увольнения за прогул.
Отметьте отсутствие работника в табеле
До выяснения причины отсутствия работника на работе в табеле учета использования рабочего времени (далее – табель) проставляйте код «НН» (неявки по невыясненным причинам). И только тогда, когда у вас будут данные, доказывающие, что работник отсутствовал без уважительных причин, код «НН» исправляйте на «ПР».
Порядок исправления кодов в табеле не регламентирован. Наниматель определяет его самостоятельно. Так, на практике есть 2 способа:
1) зачеркивается код «НН» и сверху проставляются код «ПР», дата исправления, подписи лиц, составивших табель, с указанием их фамилий и инициалов;
2) составляется корректирующий табель на работника, в котором отмечаются дни отсутствия кодом «ПР».
Проведите служебную проверку
Совершение прогула без уважительных причин отнесено к дискредитирующим обстоятельствам увольнения (подп. 6.2 п. 6 Декрета № 5).
До увольнения работника по дискредитирующим обстоятельствам наниматель обязан провести проверку допущенных им нарушений, результаты которой оформить актом (служебной запиской), а также затребовать письменное объяснение работника (п. 7 Декрета № 5).
Декрет № 5 не разъясняет, как проводить эту проверку. Можно предположить, что имеется в виду проверка как разновидность служебного расследования (служебной проверки), которая упоминается в различных правовых актах (например, в Законе Республики Беларусь от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь», Законе Республики Беларусь от 08.05.2007 № 220-З «О прокуратуре Республики Беларусь» и т.п.). Детально порядок и процедура проведения служебного расследования (служебной проверки) описаны в гл. 10 Регламента № 130.
Таким образом, служебную проверку, исходя из приведенных в отдельных НПА определений, можно определить как деятельность должностных лиц нанимателя, назначенных (уполномоченных) им в целях своевременного, всестороннего, объективного и полного выяснения обстоятельств совершения работником нарушений, которые могут повлечь его увольнение по дискредитирующим обстоятельствам, а также иных событий, обстоятельств, наступление которых необходимо выяснить для принятия по ним законных решений.
Документальным основанием проверки могут быть:
– докладная записка непосредственного руководителя работника, работника отдела кадров и т.п.;
– акт об отсутствии на работе.
На основании указанных документов наниматель инициирует проведение проверки, в т.ч. путем создания соответствующей комиссии, задача которой – установление наличия нарушения (проступка) и вины в нем работника.
При длительном прогуле возникают объективные сложности в неукоснительном соблюдении требований ст. 199 ТК, п. 7 Декрета № 5. Если работник не появляется на рабочем месте, то соответственно становится затруднительным получить от него объяснения по факту невыхода на работу. Однако законодательство не запрещает в подобных случаях затребовать объяснения от работника путем направления ему почтовой корреспонденции либо телеграммы по адресу, указанному в трудовом договоре и личном деле работника.
Суд может посчитать квитанцию об отправке в адрес работника письма ненадлежащим доказательством того, что в письме содержались именно требования о даче объяснений по факту отсутствия на рабочем месте. Поэтому рекомендуем направлять в адрес работника ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении либо телеграмму. Некоторые наниматели дублируют запрос по почте запросом телеграммой с уведомлением о вручении.
Перед началом активного розыска работника и затребования от него объяснений причин отсутствия на работе принято прояснить причину отсутствия у непосредственного руководителя работника, у коллег, с которыми работник общается.
Образец докладной записки об отсутствии работника на работе см. в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала.
Документ:
Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет № 5).
Документ:
Регламент Министерства антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь, утвержденный приказом МАРТ Республики Беларусь от 12.12.2016 № 130 (далее – Регламент № 130).
Образец уведомления о необходимости явиться на работу по поводу представления объяснений длительного отсутствия на рабочем месте см. в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
Можете составить телефонограмму
Наниматель может позвонить работнику и затребовать письменные объяснения о причинах его отсутствия по телефону. По факту звонка составляют телефонограмму.
Специальных требований по оформлению документа в законодательстве нет, но, полагаем, можно воспользоваться правилами, закрепленными в п. 140 Инструкции № 75.
Реквизиты телефонограммы: адресат, название вида документа, дата и регистрационный индекс, часы и минуты ее приема-передачи, текст, подпись, фамилии передающего и принимающего телефонограмму с указанием должностей, номера телефонов нанимателя и работника, с которого и на который звонили.
Текст документа должен быть кратким, без сокращений и сложных оборотов.
Применительно к неявке работника на работу в тексте телефонограммы желательно:
– потребовать, чтобы работник представил письменные объяснения по факту отсутствия;
– указать период времени, в течение которого работник должен представить указанные сведения;
– определить уполномоченное должностное лицо, которому работник обязан представить сведения.
Ведите переговоры по громкой связи. Рекомендуем сделать запись разговора на диктофон. Следует уточнить, кто взял трубку, нет ли технических проблем, хорошо ли слышно, представиться, пояснить цель звонка, четко и внятно зачитать текст телефонограммы работнику. Ведите разговор в присутствии свидетелей.
Если телефонную трубку взял не сам работник, а член его семьи, нанимателю придется продолжить попытки связаться непосредственно с работником.
Телефонограмма регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.
Этот способ связаться с работником допустим. Однако примет ли суд телефонограмму в качестве доказательства надлежащего уведомления работника о необходимости представления письменного объяснения о причинах отсутствия на работе, сказать сложно. В любом случае письменное уведомление является обязательным.
Документ:
Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Республики Беларусь, утвержденная приказом Верховного Суда Республики Беларусь от 21.09.2018 № 75 (далее – Инструкция № 75).
Справочно:
телефонограмма оформляется на листе формата А4.
Можете нанести визит работнику по месту жительства
В некоторых случаях эффективнее вручить уведомление работнику лично, чем полагаться на почту. Отправьте к работнику двух сотрудников, которые лично вручат ему уведомление. Но здесь есть ряд нюансов.
Не настаивайте на том, чтобы работник впустил вас в дом. Имейте в виду, что работник не обязан пускать представителей нанимателя к себе домой, если он этого не желает. Поэтому, если работник не открывает дверь, остается либо общаться через нее, либо вернуться ни с чем.
Если работник дома, но не идет на разговор, то хотя бы предупредите его, что оставите уведомление в почтовом ящике. Все ваши действия зафиксируйте в докладной записке: во сколько вы приехали, застали ли вы работника дома, согласился ли он вас впустить и что вы ему сказали.
Продублируйте уведомление по почте. Любым доступным способом донесите до работника, что пытаетесь установить причину отсутствия его на работе.
В случае спора вы покажете суду, что организация поступала по закону и предприняла все от нее зависящее, чтобы соблюсти процедуру.
Если на телефонограмму, письменный запрос работнику нет реакции, нужно составить акт
В акте отражается факт неполучения объяснений от работника за подписью работника кадровой службы, непосредственного руководителя прогуливающего работника, других работников.
В случае если работник получил письмо, телеграмму, о чем имеется отметка на уведомлении, но на работе не появился, объяснения по факту прогула в разумный срок (с учетом срока доставки почтовой корреспонденции) не представил, наниматель, полагаем, может начать процедуру увольнения работника за прогул.
Если отправленная корреспонденция с просьбой дать объяснения по факту отсутствия на работе не была получена работником (письмо вернулось за истечением срока хранения, никто не открыл дверь почтальону для вручения телеграммы), нанимателю лучше подстраховаться и предпринять ряд дополнительных мер по поиску работника: обратиться с заявлением о розыске в милицию, постараться выяснить у родственников работника (если сведения о таковых имеются у нанимателя). На практике мало кто из нанимателей принимает подобные меры, поскольку они требуют затрат времени и сил. Поэтому и увольняют работников, длительно отсутствующих на работе по невыясненным причинам, за прогул без установления причин их отсутствия. Нередко на место ненадлежащим образом уволенного работника к моменту судебного разбирательства принимают нового работника.
Однако если причины отсутствия будут впоследствии признаны судом уважительными, то суд восстановит работника на работе и обяжет нанимателя выплатить все причитающиеся ему суммы, включая вынужденный прогул.
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Результаты проверки нужно оформить документом
Результаты проверки по Декрету № 5 оформляют актом или служебной запиской.
К акту о результатах проверки приложите документы, послужившие поводом для его проведения: копию приказа о проведении проверки; докладные, служебные и объяснительные записки работника, должностных лиц; документы, подтверждающие обстоятельства совершенного проступка, и т.п.
Акт утверждается руководителем организации и подписывается членами комиссии, проводящей служебную проверку. Если это возможно, ознакомьте работника, в отношении которого проводилась проверка, с актом под роспись.
К акту (или служебной записке) прилагаются все собранные доказательства совершения виновных действий, которые могут являться основанием для увольнения работника за прогул без уважительных причин (докладные записки, письменные свидетельские показания и т.п.).
Акт (или служебная записка) со всеми прилагаемыми к нему материалами передают лицу, уполномоченному принимать решения об увольнении по дискредитирующим обстоятельствам.
По результатам проверки такое лицо принимает решение:
– об увольнении виновного работника по дискредитирующим обстоятельствам;
– о проведении мер предупредительно-профилактического характера;
– о возвращении материалов для проведения дополнительной проверки;
– о прекращении проведения проверки.
Обратите внимание, что Инструкция по делопроизводству не содержит такого документа, как служебная записка. Полагаем, что при оформлении служебной записки можно применять те же требования, что и при составлении докладной записки.
Датой докладной записки является дата ее подписания, в то время как дата акта должна соответствовать дате события, описываемого в нем (пп. 113, 123 Инструкция по делопроизводству).
Образец акта о результатах проверки по факту отсутствия на работе см. в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
Справочно:
в ряде НПА служебная записка используется как синоним докладной записке.
Владимир Самосейко, юрист
