Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Документ: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40, в редакции от 19.03.2018 (далее – Инструкция).
Ситуация 1. Уволенный сотрудник не забрал трудовую книжку
Оформите трудовую книжку на хранение, если работник не забрал ее в день увольнения и не ответил на ваше уведомление о необходимости сделать это либо дать согласие на отправку по почте. В случае отказа работника от получения трудовой книжки нужно оформить акт с указанием присутствующих при этом свидетелей.
Невостребованную трудовую книжку положите в сейф или несгораемый шкаф отдельно от книжек работающих сотрудников. Храните ее в течение 2 лет. По истечении указанного срока трудовую книжку следует оформить на хранение в архив нанимателя. Там она хранится в течение 50 лет, а затем подлежит уничтожению.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее – книга учета) сделайте запись, что трудовая книжка при увольнении не выдана, укажите причину и реквизиты уведомления, которое направили бывшему работнику.
В журнале регистрации исходящих документов сделайте отметку, что уведомление работнику направлено. Копию исходящего документа оформите в папку «Исходящие документы. Копии».
Помните, что уволенный сотрудник вправе забрать трудовую книжку в течение всего срока ее хранения. Если бывший сотрудник объявится, попросите его написать на имя руководителя организации заявление с просьбой выдать трудовую книжку на руки. Это поможет вам впоследствии доказать факт получения работником трудовой книжки. Также бывший работник должен поставить подпись в книге учета и указать дату получения документа.
Если бывший сотрудник желает получить трудовую книжку по почте (о чем имеется его письменное заявление о направлении трудовой книжки по почте), вышлите трудовую книжку не позднее следующего дня после получения такого заявления по указанному в нем адресу.
Если в заявлении работника не будет адреса, повторно направьте ему уведомление.
При пересылке трудовой книжки по почте в книге учета проставьте отметку, что трудовая книжка была отправлена работнику почтой с указанием даты и номера почтового отправления
ЭТО ВАЖНО! Сохраняйте почтовые квитанции. Если возникнет судебный спор, они помогут доказать, что уведомление и трудовая книжка были направлены работнику своевременно.
Ситуация 2. Перепутали трудовые книжки и внесли чужую запись
Если по ошибке внесли в трудовую книжку чужую запись, признайте ее недействительной и при необходимости внесите правильную запись.
При исправлении записей в разделе «Сведения о работе» в гр. 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 – дата внесения записи, в гр. 3 – «запись номер такой-то недействительна» и далее правильный вариант записи, в гр. 4 – дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого вносится данная запись.
ЭТО ВАЖНО! Зачеркивать, подчищать и использовать фразу «Исправленному верить» в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки нельзя.
Работнику, в трудовую книжку которого внесена запись, признанная впоследствии недействительной, по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки в порядке, предусмотренном гл. 9 Инструкции, без внесения в нее этой записи.
Ситуация 3. Кандидат на работу принес трудовую книжку в очень плохом состоянии: некоторые записи не читаются и две страницы порваны
Если трудовая книжка кандидата сильно испорчена, полагаем, что вносить в нее записи не стоит. Необходимо оформить дубликат трудовой книжки, а оригинал трудовой книжки с записью «Взамен выдан дубликат» вернуть новому работнику. Попросите нового сотрудника написать соответствующее заявление (п. 62 Инструкции).
Подскажите работнику, чтобы он собрал документы с прежних мест работы. В Инструкции уточнено, что наниматель оказывает содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю. Это значит, что необходимо будет подготовить и направить письменные запросы в организации по предыдущим местам работы с просьбой о предоставлении справок о периоде работы работника в этих организациях.
После этого на основании надлежаще оформленных документов следует записать периоды работы.
Документы, подтверждающие стаж работы (службы), после внесения сведений возвращаются их владельцу (часть вторая п. 69 Инструкции).
Ситуация 4. На момент увольнения работник не вернул трудовую книжку, которую взял
По общему правилу в последний день работы наниматель обязан произвести окончательный расчет с работником и выдать ему трудовую книжку с записью об увольнении. В то же время в ряде случаев работнику в период трудовой деятельности может понадобиться трудовая книжка, которая хранится у нанимателя. Срок, на который трудовая книжка может быть выдана, ограничен – не более чем на 5 календарных дней. Документ выдается по письменному заявлению работника (часть первая п. 76 Инструкции). Работник не обязан обосновывать причины, по которым ему нужна трудовая книжка.
При получении от нанимателя трудовой книжки работник составляет в произвольной форме расписку, где указывает, что он получил трудовую книжку на руки (должно быть указано должностное лицо, которое передает трудовую книжку работнику), дату получения и обязательство возврата трудовой книжки.
И хотя фиксировать факт выдачи на руки работнику трудовой книжки в книге учета не требуется, сделать это будет не лишним.
Ситуация, когда в день увольнения трудовая книжка уже оказывается на руках у работника, как правило, ставит кадровиков в тупик. Разрешить ситуацию можно следующим образом. В день увольнения сообщите (рекомендуем сделать это письменно) работнику, что, поскольку трудовая книжка у него на руках, вы не можете внести в нее запись об увольнении и выдать ее в день увольнения, как требует часть шестая ст. 50 ТК.
В книге учета сделайте отметку, что на день увольнения трудовая книжка у работника на руках и организация уведомила его о необходимости ее представить для внесения записи.
Когда бывший сотрудник вернет трудовую книжку, укажите дату возвращения в книге учета.
Справочно: если в 5-дневный срок работник не вернул трудовую книжку, целесообразно направить письменное напоминание о необходимости возврата трудовой книжки.
В трудовую книжку внесите запись об увольнении и сделайте отметку о выдаче трудовой книжки в книге учета.
Если выполните все эти действия, работник не сможет обвинить организацию в задержке трудовой книжки и потребовать оплатить период вынужденного прогула.
Справочно: отказать сотруднику, который письменно потребовал выдать трудовую книжку, нельзя, даже если известно, что в ближайшее время будет оформляться его увольнение.
Ситуация 5. Работник взял трудовую книжку и потерял
Оформите дубликат. В этом случае, чтобы выдать дубликат, попросите работника написать заявление с указанием причины оформления дубликата. Чтобы оформить дубликат, у вас есть 15 календарных дней с момента, когда работник обратился с заявлением. Оформите дубликат трудовой книжки по правилам гл. 9 Инструкции.
Обратите внимание, что привлечь работника к дисциплинарной ответственности за то, что он потерял трудовую книжку, нельзя. Это личный документ работника, а не собственность организации. В этом случае работник только компенсирует стоимость бланка трудовой книжки.
Виктория Ладыгина, юрист
