В этой статье мы напомним специалисту по кадрам о некоторых документах и распорядительных актах, которые необходимо издать или обновить нанимателю в начале календарного года.
Наниматель имеет определенные обязанности по ведению делопроизводства в организации, несоблюдение которых влечет за собой применение мер административной ответственности в порядке, установленном законодательством РБ.
Следовательно, специалисты по кадрам, в компетенцию которых входят как составление и своевременное представление различной отчетности в начале года, так и подготовка нормативных и распорядительных документов в соответствии с номенклатурой дел в организации, должны обновить некоторые списки, приказы и распоряжения.
Справочно: распорядительные документы, издаваемые в организациях, подразделяются на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам; постановления и решения – на 2: по основной деятельности и по личному составу (п. 98 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4
(с изменениями и дополнениями) (далее − Инструкция по делопроизводству)).
Нумерация распорядительных документов ведется по календарному году, т.е. первый приказ по кадрам, изданный в январе 2014 г., в организации будет иметь № 1-к, по основной деятельности – № 1 и т.д.
Напомним, какие нормативные и распорядительные документы необходимо издать или обновить с началом нового календарного года.
1. Утвердить приказом руководителя организации до 5 января текущего года график отпусков.
2. Утвердить штатное расписание, если есть изменения.
Справочно: законодательством не установлены ни количество штатных расписаний, которое должно быть у нанимателя, ни конкретные сроки или периоды его изменения. Таким образом, наниматель может регулировать данный вопрос самостоятельно. Как правило, если в течение предыдущего года в штатное расписание вносились
изменения (в виде приказов о введении или выведении из штатного расписания должностей), то в начале нового календарного года с учетом данных изменений утверждают новое расписание с целью удобства его применения.
Если в организации нет изменений в штатном расписании, то нет необходимости утверждать его ежегодно.
3. Составить и утвердить учетную политику организации.
4. Обновить список работников, у которых заканчивается срок действия срочных трудовых договоров (контрактов), с целью своевременного продления их или уведомления о прекращении с ними трудовых отношений.
5. Обновить списки работников, у которых в ближайшие 2 года наступает право на оформление пенсии (60 лет для мужчин при стаже работы не менее 25 лет и 55 лет для женщин при стаже работы не менее 20 лет).
6. Переутвердить (внести изменения) при необходимости локальные нормативные акты организации (инструкции, правила, положения, регламенты).
7. В журналах регистрации приказов сделать соответствующие записи и заверить печатью завершение регистрации приказов предыдущего года. Начать регистацию приказов текущего года.
8. Проверить приказы о назначении ответственных лиц и создании различных комиссий, в т.ч. постоянно действующих.
В течение предыдущего года могли произойти кадровые изменения (увольнение, предоставление отпуска по уходу за ребенком, убытие в длительные стажировки и т.д.), и нередко возникает необходимость переутвердить приказы. К таким приказам могут относиться приказы:
– о мерах пожарной безопасности на предприятии;
– о назначении ответственного за проведение вводного инструктажа по охране труда;
– о назначении ответственных за ведение персонифициорванного учета;
– о закреплении автомобилей и (или) оборудования за работниками;
– о назначении ответственных за книгу замечаний и предложений и книгу учета проверок;
– о проведении переоценки основных средств;
– об обеспечении бланками строгой отчетности (далее – БСО) (об утверждении перечня документов, относящихся к БСО, и создании комиссии по учету и списанию таких бланков; о списании испорченных БСО; о проведении инвентаризации БСО);
– о создании комисии по инвентаризации и проведении инвентаризации основных средств.
Образец приказа о назначении лиц, отвественных за охрану труда в организации, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Образец приказа о назначении ответственного за учет отработанных работниками выходных дней смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Справочно: в законодательстве РБ отсутствует общая норма, устанавливающая необходимость ежегодно издавать приказы (иные распорядительные документы) о создании или утверждении персонального состава постоянно дейст-
вующих комиссий, возложении обязанностей на работников и т.п. Приказы, иные распорядительные документы в указанных случаях издаются по мере необходимости.
Случаи, когда переутверждение приказов не обязательно
Если приказом, например, утвержден состав аттестационной комиссии, которая является постоянно действующей, или должностное лицо назначается ответственным за определенный участок работы (например, за проведение вводного инструктажа по охране труда), то ежегодно переиздавать такой приказ нет необходимости.
В случае небольших изменений в составе комиссии издается приказ, например
«О внесении изменений в состав экспертной комиссии», при этом соответствующий приказ может быть издан как в начале года, так и в последующие месяцы.
Случаи, когда необходимо издание нового приказа
Если изданный приказ имеет фиксированный срок действия (в приказе оговорен период, на который создается комиссия или назначается ответственное лицо) либо приказом предусмотрено создание комиссии или назначение ответственного для выполнения разовых мероприятий, работ, заданий (например, для проведения аттестации работников в 2014 г.), то после истечения срока действия приказа или выполнения мероприятия при повторном возникновении аналогичной управленческой ситуации издание нового приказа является обязательным.
Новый приказ о создании комиссии целесообразно издавать в том случае, если ее состав в течение года претерпел значительные изменения.
Новый приказ о назначении ответственного лица необходимо издавать в случае, если соответствующие обязанности возлагаются на иное должностное лицо. В такие приказы включается пункт об отмене ранее изданного приказа, например: «Признать утратившим силу приказ директора от 25.02.2013 № 5».
Ежегодно необходимо издавать приказ (иной распорядительный документ) по соответствующим вопросам, если об этом существует специальная норма в нормативных правовых актах.
Например, согласно п. 20 Инструкции о порядке присвоения квалификационных категорий работникам организаций системы Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 24.10.2006 № 127, персональный состав аттестационной комиссии ежегодно до 1 января утверждается приказом руководителя организации и доводится до сведения работников.
