На практике используются такие понятия, как «гербовая печать», «печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь», «печать круглой формы», «печать предприятия» «печать «Для документов». В таком количестве терминов можно запутаться. Предлагаем специалистам по кадрам узнать, какие виды печатей бывают, на какие документы и когда ставится оттиск печати.
Законодательством Республики Беларусь прямо не предусмотрена обязанность юридического лица иметь печать. Однако при совершении ряда действий печать требуется, поскольку именно печать (а точнее, ее оттиск) рассматривается как один из дополнительных реквизитов, придающих некоторым видам документов юридическую силу (п. 18 Инструкции по делопроизводству № 4).
Поэтому следует вывод: для осуществления хозяйственной деятельности юридическому лицу печать необходима!
Вначале разберемся с видами печати.
Какие печати бывают
Выделяют следующие виды печатей:
– главная печать организации (печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь или простая печать круглой формы);
– иные печати (печати структурных подразделений, печати, в тексте которых отсутствует наименование юридического лица);
– штампы.
Какие документы требуют проставления печати
Для того чтобы определить, на какие документы следует поставить печать, обратимся к Инструкции по делопроизводству № 4, в которой перечислены документы, требующие заверения печатью. К ним относятся:
– подлинники документов и их копии, в т.ч. факсимильные, удостоверяющие права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующие расходование денежных средств и материальных ценностей (п. 62);
– личные справки (в обязательном порядке), а также служебные справки (факультативно) (п. 130);
– иные документы, перечень которых определяется в локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Следует отметить, что приведенный перечень примерный и не является исчерпывающим, поскольку он зависит от специфики деятельности организации. В государственном органе и коммерческой организации такой перечень может быть различным, как и функции печати в них.
Наиболее часто печать проставляется на таких документах, как:
1) документы, представляющие саму организацию во внешних отношениях;
2) договоры;
3) финансовые документы.
Справочно:
печать – предмет, на котором изображены знаки и символы, выполненные специальным способом для того, чтобы можно было осуществлять оттиски этих изображений на бумаге или других объектах (глине, сургуче и т.п.) с целью придания этим объектам определенного значения и (или) юридической силы.
Печать с изображением герба Республики Беларусь
Особый порядок действует в отношении печатей с изображением Государственного герба, который определен Инструкцией № 189.
Примерный перечень документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержден постановлением № 100.
В него включены:
– свидетельства о регистрации актов гражданского состояния;
– документы, удостоверяющие личность;
– трудовые книжки;
– документы об образовании;
– уставы (положения) предприятий, учреждений и организаций;
– договоры;
– доверенности и иные документы, удостоверяющие права физических и юридических лиц;
– образцы оттисков печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
– акты (приемки законченных строительством объектов, выполненных работ и др.);
– командировочные удостоверения;
– иные документы, на которых воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено нормативными актами Республики Беларусь.
В этот же перечень постановление № 100 относит случаи подтверждения фактов, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей. Кроме того, оно предоставляет право министерствам, ведомствам, исполкомам, иным государственным органам определять для подведомственных предприятий, учреждений и организаций перечень документов, на которых может ставиться такая печать, с учетом важности содержания этих документов.
Изображение Государственного герба Республики Беларусь допускается помещать на печатях Президента Республики Беларусь, Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь, Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, государственных органов, подчиненных Президенту Республики Беларусь, республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, местных Советов депутатов, местных исполнительных и распорядительных органов, Конституционного Суда Республики Беларусь, судов общей юрисдикции Республики Беларусь, органов прокуратуры Республики Беларусь, Национальной академии наук Беларуси, государственных научных организаций и учреждений образования, иных государственных организаций, а также организаций, которым право использования печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь предоставлено законодательными актами Республики Беларусь, нотариусов.
Уничтожение печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь осуществляет уполномоченный сотрудник органа внутренних дел в присутствии представителя организации, нотариуса, о чем выдается квитанция установленного образца, к которой прилагается 1 образец оттисков печатей.
Печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь изготавливается в 1 экземпляре. Однако организации вправе изготавливать малую металлическую или выжимную печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь для удостоверений и специальных пропусков.
Простая печать круглой формы
Под главной печатью организации понимают 2 вида печатей – гербовую и простую печать круглой формы.
Гербовую печать мы рассмотрели выше. Простая печать круглой формы – это печать без изображения Государственного герба Республики Беларусь, представляющая собой металлическое (каучуковое, полимерное) изделие круглой формы, в центре которого располагается полное наименование юридического лица либо его эмблема, а по окружности указываются: «Республика Беларусь» и юридический адрес (город или район). Простая печать круглой формы является разновидностью главной печати организации.
Печать структурного подразделения используется только для операций, входящих в компетенцию подразделения. Если структурное подразделение действует от имени самого юридического лица, на документах должен проставляться оттиск главной печати юридического лица. К прочим печатям и штампам относятся печати, в тексте которых отсутствует наименование юридического лица, а также угловые, прямоугольные, треугольные и овальные штампы, пломбиры, нумераторы, клише, факсимиле, штемпели, блокировочные штампы и клейма, металлические печати для опечатывания шкафов, сейфов, дверей. Они изготавливаются по заявкам, подписанным руководителем юридического лица. Штампы используются юридическим лицом для регистрации документов, соблюдения конфиденциальности содержимого запечатанных конвертов и прочих целей.
Как ставить печать
Еще одно требование Инструкции по делопроизводству № 4: оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.
Справочно:
организация должна сама определить порядок использования и ответственность за хранение печатей в локальных нормативных правовых актах, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Какую печать ставим в трудовую книжку
При заполнении сведений о работнике в трудовой книжке первая страница (титульный лист) заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), индивидуального предпринимателя. В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя первая страница (титульный лист) заверяется печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя.
В данном случае на титульном листе необходимо ставить оттиск главной печати.
Записи об увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)) также заверяются печатью нанимателя (представительства иностранной организации).
На практике бывает такая ситуация, что руководитель организации берет с собой главную печать. Возникает вопрос: можно ли запись об увольнении заверить круглой печатью с оттиском «Для документов»? Во-первых, в тексте такой печати отсутствует наименование юридического лица. Во-вторых, в этой ситуации должностное лицо кадровой службы представляет интересы нанимателя (юридического лица), следовательно, на документе (в трудовой книжке) должен проставляться оттиск главной печати юридического лица. Поэтому использование круглой печати «Для документов» при заверении записи об увольнении в трудовой книжке будет неправомерным.
Когда наличие оттиска главной печати на определенных документах необязательно, допускается ставить оттиск печатей отдела, прочих печатей и штампов.
Где хранить печать
Главная печать должна храниться в несгораемом шкафу или сейфе. Запрещается хранить ее в других местах, а также передавать лицам, не имеющим права на ее хранение. За сохранность главной печати отвечает руководитель организации (либо лицо, имеющее право пользования такой печатью). При смене руководителя главная печать передается по акту приема-передачи. Руководитель может возложить ответственность за хранение и использование главной печати на одного из своих подчиненных, что оформляется приказом. Учет печатей юридического лица должен вестись в специальном журнале, форму которого вправе установить сама организация (кроме случаев, когда форма утверждена в определенном порядке для конкретных организаций).
За противоправное виновное неисполнение (ненадлежащее исполнение) обязанностей, связанных с хранением и использованием главной печати, работник может привлекаться к дисциплинарной ответственности.
При утере главной печати следует обратиться в органы внутренних дел с соответствующим заявлением (после проверки органы внутренних дел выдают разрешение на изготовление дубликата печати с буквой «Д»). Необходимо также самостоятельно принять меры к обнаружению утерянной печати.
Справочно:
замена главной печати (вследствие износа либо изменения указанных на печати данных) происходит по той же процедуре, что и получение новой печати (старые печати уничтожаются в установленном порядке).
Уничтожение печати
По общему правилу главная печать, подлежащая уничтожению, сдается в органы внутренних дел (с приложением заявления и оттиска печати).
При ликвидации юридического лица, которому не требовалось разрешение на изготовление главной печати, ликвидационная комиссия (ликвидатор) передает эту печать в регистрирующий орган. Если такое разрешение ранее выдавалось юридическому лицу регистрирующими органами, главная печать сдается для уничтожения в эти органы. Свидетельством об уничтожении главной печати является квитанция.
Печати, в тексте которых отсутствует наименование юридического лица, и штампы организация уничтожает с составлением соответствующего акта.
Документы:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (в редакции от 10.12.2014) (далее – Инструкция по делопроизводству № 4).
Инструкция о порядке изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденная постановлением МВД Республики Беларусь от 12.06.2009 № 189 (в редакции от 11.06.2014) (далее – Инструкция № 189).
Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (далее – постановление № 100).
