Какой датой закрывать личное дело – датой выдачи приказа либо датой увольнения? Как быть, когда дата издания приказа и дата увольнения не совпадают?
Личное дело работника закрывается после включения в него копии приказа, иного распорядительного документа об увольнении с работы (освобождении от занимаемой должности). Дата приказа об увольнении (освобождении) будет датой окончания ведения (закрытия) личного дела.
Датой личного дела являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (подп. 5.1.26 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5). Личное дело считается сформированным после включения в него копии приказа о приеме на работу (назначении на должность) и закрывается после включения в него копии приказа об увольнении (Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2).
На этом основании установлено, что крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело (п. 188 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).
Возможны случаи, когда дата приказа об увольнении и дата увольнения работника могут не совпадать (так же, как и дата приказа о приеме на работу и дата приема на работу). Тогда сведения о периоде работы в организации конкретного работника будут отражены в копиях соответствующих приказов, включенных в личное дело, и в дополнении к личному листку по учету кадров.
