Девять ошибок в трудовой книжке, из-за которых у работника могут возникнуть проблемы с назначением пенсии

Ошибки в трудовой книжке могут привести к проблемам с назначением пенсии работнику. Какие это ошибки и как их исправить, расскажем в статье.

При назначении трудовой пенсии по возрасту учитываются достижение лицом определенного возраста и наличие общего трудового стажа работы.

Трудовая пенсия по возрасту назначается:

– на общих основаниях;

– за работу с особыми условиями труда;

– на льготных основаниях некоторым категориям граждан.

В зависимости от вида пенсии, на который претендует работник, наниматель формирует различные пакеты документов для ее назначения. При обращении в районные (городские) управления (отделы) по труду, занятости и социальной защите за назначением пенсии по возрасту наниматель (гражданин в случае самостоятельного обращения) должен представить документы, подтверждающие стаж работы. 

Документы, подтверждающие стаж работы до регистрации работника в качестве застрахованного лица, перечислены в пп. 8–15 Положения о стаже работы.

Документ: постановление Совета Министров Республики Беларусь от 24.12.1992 № 777 «Об утверждении Положения о порядке подтверждения и исчисления стажа работы для назначения пенсий» (далее – Положение о стаже работы).

Основным документом, подтверждающим периоды работы, является трудовая книжка (п. 8 Положения о стаже работы). Трудовой стаж каждого работника отражается прежде всего в его трудовой книжке. При приеме на работу важно, чтобы эта запись была сделана в соответствии с установленными требованиями.

Ошибки, допущенные лицами, ответственными за ведение трудовых книжек, могут привести к тому, что работнику откажут, например, в досрочной пенсии или не зачтутся периоды работы в стаж.

Приведем в таблице ошибки в трудовой книжке, при которых у работника возникнут проблемы с назначением пенсии.

Документ: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция № 40).

ФИО или дата рождения  работника не совпадают с данными в паспорте

Изменить записи в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве может наниматель по последнему месту работы либо наниматель при приеме на работу на основании документа, удостоверяющего личность, со ссылкой на его реквизиты.

Изменения персональных данных вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, индивидуального предпринимателя и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью регистрирующего органа по месту государственной регистрации индивидуального предпринимателя.

При изменении фамилии, собственного имени, отчества, даты рождения указанные сведения аккуратно зачеркиваются и над ними записываются измененная фамилия, собственное имя, отчество и дата рождения.

Отсутствует запись об увольнении с предыдущего места работы

Если ошибку выявили до того, как оформили кандидата на работу, то запись о приеме следует отложить до решения вопроса. В этой ситуации нужно отправить кандидата к прежнему нанимателю, чтобы тот внес соответствующую запись. Когда прежний наниматель сделает это, можно принимать сотрудника в общем порядке.

Если работник уже оформлен, запись о приеме внесена в соответствующем порядке и работник принес новому нанимателю справку с предыдущего места работы, то новый наниматель должен рекомендовать работнику обратиться к прежнему нанимателю. Наниматель по новому месту работы вправе внести пропущенную запись, но не записи о периодах работы у других нанимателей.

Должность (профессия), которая дает право на досрочную пенсию, указана неверно

Запись о наименовании профессии, должности производится на основании штатного расписания организации и должна соответствовать ОКРБ 014-2017. Кроме того, наименование профессии, должности должно соответствовать квалификационным справочникам (п. 3 части второй ст. 19 ТК).

Документ: Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Занятия», утвержденный постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 24.07.2017 № 33 (далее – ОКРБ 014-2017).

Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).

В случае обнаружения неправильной записи, внесенной в трудовую книжку работника, она исправляется нанимателем, допустившим ошибку или неточность. Допускается внесение указанных записей нанимателем по новому месту работы на основании соответствующих документов.

Из-за ошибки в наименовании профессии (должности) в трудовой книжке у работника могут возникнуть проблемы с назначением пенсии по возрасту за работу с особыми условиями труда. На нее претендуют те работники, которые выполняли работы по профессиям и должностям, соответствующим указанным в Списках № 1 и № 2.

Документ: постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25.05.2005 № 536 «О списках производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда» (далее – Список № 1 и Список № 2).

Ошибкой также будет неполное или неточное наименование должности. Часто ошибки допускают в двойных наименованиях должностей. Не допускается вносить устаревшие и сокращенные наименования должностей.

В случае внесения изменений в ЕКСД или ЕТКС в части переименования или унификации должностей и профессий нанимателю необходимо также это документально оформить. Нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту) с работником, внести изменения в трудовую книжку и в штатное расписание.

Запись об увольнении не заверена печатью либо печать нечитабельна

Четких правил проставления печати при внесении сведений в трудовую книжку Инструкцией № 40 не установлено.

ЭТО ВАЖНО! В соответствии с постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 19.03.2018 № 34 «О внесении изменений в постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40» с 4 апреля 2018 г. не требуется заверять печатью:

– записи об увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта));

– ссылки на документы при изменении записей в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, образовании, профессии, специальности работника;

– внесенные пропущенные записи; 

– записи о награждениях и поощрениях;

– книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Реквизит «М.П.» исключен также с титульного листа трудовой книжки.

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения, перечень которых предусматривается нормативными правовыми актами: трудовых книжках, дипломах, финансовых документах и др., во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, а также на уставах (положениях) организаций, доверенностях и др.

ЭТО ВАЖНО! С 17 марта упразднена печать на контракте с руководителем государственной организации и трудовом договоре (постановление Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 28.02.2018 № 21).

Оттиск печати следует проставлять так, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, внесшего запись (п. 62 Инструкции № 4).

Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

В подтверждение периодов работы принимаются справки, выданные на основании приказов, лицевых счетов, ведомостей работы на выдачу заработной платы и иных документальных данных, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении, трудовые, послужные и формулярные списки, членские книжки членов кооперативных промышленных артелей и кооперативных артелей инвалидов и иные документы, содержащие сведения о периодах работы. При этом периоды работы с 1 июля 1998 г. до 1 января 2003 г. подтверждаются справкой о периоде уплаты обязательных страховых взносов в бюджет фонда и о сумме заработной платы (дохода), из которой эти взносы уплачены, выдаваемой работодателем (п. 8 Положения о стаже работы).

Не внесена запись об изменении названия организации

При изменении наименования организации, в т.ч. при ее реорганизации и (или) смене собственника имущества, наименования структурного подразделения организации, в котором работает работник, либо при изменении сведений об индивидуальном предпринимателе наниматель в трудовую книжку работника вносит соответствующую запись. В гр. 4 трудовой книжки указывают номер и дату приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого данные изменения произведены (п. 57 Инструкции № 40).

Указаны не все реквизиты приказа об увольнении

В случае ликвидации или реорганизации организации, прекращения деятельности индивидуального предпринимателя, смерти нанимателя – физического лица исправление в неправильную, неточную (неполную) запись, внесенную в трудовую книжку, а также пропущенную запись вносит учредитель, правопреемник, собственник, вышестоящая организация, орган государственного управления, регистрирующий орган по месту государственной регистрации индивидуального предпринимателя, местный исполнительный и распорядительный орган, зарегистрировавший трудовой договор (контракт) с домашним работником, на основании соответствующих документов (п. 54 Инструкции № 40).

Приказ об увольнении датирован после дня увольнения

Вносите исправления только в порядке, определенном Инструкцией № 40. В трудовой книжке не допускается зачеркивание неточных или неправильных записей, а также исправление их с указанием «Исправленному верить» либо «Исправленное верно» (п. 52 Инструкции № 40).

Ольга Полякова, юрист