Документы, о которых пойдет речь в статье, обеспечивают информационный обмен в организации. Информация, которая содержится в этих документах, может побуждать к действию или быть лишь принята к сведению. В статье даны рекомендации о том, в какой ситуации составление какого вида документа будет уместно, а также разъясняются правила составления документов и их особенности.
Докладная записка
Докладная записка (служебная записка), объяснительная записка относятся к информационно-справочным документам.
Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся:
– на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений);
– отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).
В зависимости от адресата докладные записки делятся:
– на внутренние – адресуются руководителю организации;
– внешние – адресуются руководителю вышестоящей организации.
Справочно: внутренние докладные записки нужно оформлять на стандартных листах бумаги формата А4 или А5; внешние – только на бланке организации.
Этот документ составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения. Докладные записки информационного характера: например, начальник структурного подразделения пишет на имя руководителя организации докладную записку, в которой сообщает о ходе выполнения каких-либо работ. Побуждающими к действию будут докладные записки, например, об отстранении работника от работы, устранении нарушений, затрудняющих выполнение должностных обязанностей, и т.д.
Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ.
Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне – снизу вверх, т.е. направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.
При составлении докладной записки необходимо соблюдать требования к оформлению документа, установленные:
– Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4;
– Государственным стандартом РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – СТБ 6.38-2004).
Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.
Во вводной части излагают состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.
В основной части докладной записки излагают выводы, предложения, просьбы.
Справочно: внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние – руководителем организации. Датой докладной записки является дата ее подписания.
Как правило, используют угловое расположение реквизитов при оформлении заголовочной части докладной записки. Именно такое расположение использовано при создании унифицированной формы этого документа (код унифицированной формы 0225230001 по ОКУД).
Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения – автора документа.
Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и располагается от границы левого поля. Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2013 г. Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. На докладной записке могут быть проставлены визы заинтересованными лицами, но обязательно на документе должна быть оформлена резолюция руководителя. Она будет являться подтверждением того, что документ рассмотрен и на его основании принято решение.
Унифицированная форма докладной записки имеет заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже, например «О поощрении Иванова И.И.».
Мы уже упомянули, что текст докладной записки состоит из 2 частей. Однако он также может состоять из 3 частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки.
Образец докладной записки об отстранении смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.
Служебная записка
В унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25, отсутствует такой вид документа, как служебная записка. Однако он широко используется на практике. Рекомендуем оформлять данный документ в соответствии с СТБ 6.38-2004 и правилами оформления докладной записки.
Тем не менее служебные записки – это отдельный вид документа. В отличие от докладных записок, служебные обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, т.е. составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Служебные записки направляют обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.
Образец служебной записки смотрите в рубрике «Полезная документация» на с.21 журнала.
Объяснительная записка
Значение этого документа становится понятным уже из наименования. Его составляют, когда необходимо объяснить нанимателю (руководителю), например, причины невыполнения поручения, факт нарушения трудовой или производственной дисциплины. Иногда они используются как сопроводительные сообщения и сопровождают основной документ, например план или отчет. В этом случае объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа и ее следует оформлять на общем бланке организации.
В случаях, установленных Трудовым кодексом РБ (далее – ТК), письменные объяснения являются обязательными. Например, для соблюдения порядка применения дисциплинарных взысканий (ст. 199 ТК) наниматель обязан затребовать письменное объяснение работника.
Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам докладной записки. Чего в объяснительной записке не может быть, так это выводов и предложений.
Структура документа следующая: фактическая часть, в которой указывают факты, послужившие поводом к написанию записки; причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Образец объяснительной записки смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала.
