Иногда в связи с производственной необходимостью наниматели отзывают своих работников из трудового отпуска. Какими документами следует в такой ситуации регламентировать этот вопрос? При каких условиях часть дней отпуска может быть заменена денежной компенсацией? Какая ответственность предусмотрена за нарушение порядка отзыва из отпуска? Ответы на эти вопросы читайте в данной статье.
Ситуация
Работник находится в отпуске, но понадобился на работе. Руководитель требует срочно вызвать его на работу.
Трудовой кодекс РБ (далее – ТК) предусматривает, что трудовой отпуск может быть прерван по предложению нанимателя и с согласия работника (отзыв из отпуска) (ст. 174 ТК). Неиспользованная в связи с этим часть отпуска по договоренности между работником и нанимателем предоставляется в течение текущего рабочего года или по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год либо компенсируется в денежной форме, если иное не предусмотрено коллективным договором.
Справочно: коллективным договором могут определяться обстоятельства, при наличии которых допускается отзыв из отпуска.
Не допускается отзыв из отпуска работников моложе 18 лет и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Документы, подтверждающие необходимость отзыва работника из отпуска
Рассмотрим документы, которые будут свидетельствовать о срочной необходимости работника приступить к работе.
Причины, требующие присутствия работника на рабочем месте, могут быть самыми разными. Принять решение об отзыве работника из отпуска должно уполномоченное должностное лицо. Поэтому в первую очередь необходимо поставить в известность руководителя организации.
Чтобы процедура отзыва из отпуска состоялась, руководитель подразделения, в котором трудится работник, должен подать докладную записку руководителю организации. В этом документе необходимо указать причину, по которой работник должен выйти на работу. Если руководитель посчитает, что причина уважительная, он даст указание специалисту по кадрам о том, чтобы тот начал процедуру отзыва из отпуска. Такое поручение выражается в резолюции руководителя организации на докладной записке.
Докладная записка об отзыве из отпуска работника
Докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Справочно: определение понятия «докладная записка» дано в постановлении Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях».
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).
В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние. Докладная записка об отзыве работника из отпуска относится к внутренним запискам. Они адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.
Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.
В вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.
В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.
Внутренние докладные записки подписывают их составители.
Датой докладной записки является дата ее подписания.
После того как будет подготовлен приказ, на докладной записке необходимо проставить отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело.
Отметка проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним. В отметке на докладной записке следует указать номер дела, а также реквизиты приказа об отзыве из отпуска.
Уведомление об отзыве из отпуска
После того как наниматель примет решение об отзыве работника из отпуска, он должен сообщить ему об этом, направив соответствующее уведомление. Уведомление должно быть оформлено в письменном виде. Его готовит специалист по кадрам.
В уведомлении должны быть указаны: наименование нанимателя, должность, фамилия, инициалы имени и отчества работника, которому вручается уведомление, номер и дата составления документа, просьба выйти из отпуска досрочно, причины, требующие присутствия работника на работе, период, на который такой отзыв необходим, подпись и расшифровка руководителя организации.
Письменное согласие работника на досрочный выход из отпуска
Отзыв из отпуска допускается лишь с письменного согласия работника, которое обычно оформляется в день его выхода на работу. Каким образом можно оформить такое согласие сотрудника, который в настоящее время не находится на работе? Работник может выразить свое согласие в виде отдельного заявления в произвольной форме либо поставить собственноручно отметку о согласии на отзыве на экземпляре уведомления об отзыве из отпуска.
Обратите внимание, что заявление о согласии на отзыв из отпуска имеет унифицированную форму (код по ОКУД 0224260003).
ЭТО ВАЖНО! В заявлении должны быть указаны: должность, фамилия, инициалы имени и отчества работника, его согласие прервать отпуск, даты, когда он желает использовать оставшуюся часть отпуска, подпись и дата.
Приказ об отзыве из отпуска
Получив от работника согласие на отзыв из отпуска, руководитель организации должен издать соответствующий приказ к моменту его выхода на работу. На основании этого документа бухгалтер начислит заработную плату с учетом выплаченных отпускных.
Приказ должен содержать:
– наименование нанимателя;
– номер и дату составления;
– фамилию, инициалы имени и отчества работника, который отзывается из отпуска, причину;
– дату досрочного выхода на работу, порядок перерасчета выплаченных отпускных;
– время предоставления неиспользованной части отпуска;
– подписи руководителя организации и работника и их расшифровку.
ЭТО ВАЖНО! Если работник еще не определился с конкретными датами переноса оставшейся части отпуска, то в приказе следует указать, что по выбору работника оставшаяся часть отпуска будет предоставлена в удобное для него время в текущем рабочем году или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Обращаем внимание, что приказ об отзыве работника из отпуска имеет унифицированную форму (код по ОКУД 0224620005).
Помимо приказа руководитель организации может издать распоряжение об отзыве из отпуска (код по ОКУД 0224680007).
Как поступить с приказом о предоставлении работнику отпуска?
На практике у специалистов по кадрам часто возникает вопрос: не нужно ли отменять или вносить изменения в ранее изданный приказ о предоставлении отпуска, так как отпуск фактически не предоставлен работнику в том размере, который указан в приказе?
Полагаем, что вносить исправления в приказ о предоставлении отпуска работнику, а тем более отменять его не следует. Специалист по кадрам может сделать на таком приказе отметку о том, что работник отозван из отпуска, указав дату, когда отпуск прервался, а также реквизиты приказа об отзыве из отпуска.
Факт отзыва из отпуска нужно отметить в личной карточке работника
Все виды отпусков, которые использовал работник, а также сведения об отзыве из отпуска необходимо фиксировать в его личной карточке.
Справочно: в настоящее время отсутствует прямая норма, предписывающая нанимателям вести на работников личные карточки. Тем не менее на необходимость оформления такого документа при заполнении иных документов указывает ряд актов законодательства, например Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30.
Специалисту по кадрам необходимо указать в личной карточке следующую информацию: вид отпуска, его период в календарных днях, даты его начала и окончания, реквизиты приказа, на основании которого он предоставлен. Так как отпуск в итоге использован работником не полностью в связи с досрочным отзывом, в личную карточку вносится фактически использованное количество календарных дней. В графе «Основание» указывают 2 приказа: о предоставлении отпуска работнику и об отзыве его из отпуска.
Внесение сведений в табель учета использования рабочего времени
С того дня, когда работник прерывает свой отпуск и выходит на работу, в табеле рабочего времени необходимо отмечать фактически отработанное им время.
Внесение сведений в график отпусков
После предоставления работнику отпуска в графике должны быть зафиксированы фактические даты его использования. Но, если работник был досрочно отозван и не полностью использовал свой отпуск, это должно быть отражено в графике. Обратите внимание, что в форму графика о предоставлении отпусков можно включить графу, в которую могут вноситься сведения о способе компенсации части отпуска, которую работник не использовал в связи с отзывом из отпуска.
А теперь представим процедуру отзыва из отпуска в виде алгоритма действий.
