В одном из предыдущих номеров нашего журнала (№ 3) в статье А. Рыбакова «Заводим дело... личное» мы подробно рассказали о том, как правильно сформировать личное дело принятого на работу сотрудника. Одним из документов, который обязательно должен быть представлен в личном деле, является личный листок по учету кадров. В этом материале мы и расскажем, что из себя представляет такой документ и как правильно его заполнить.
Личный листок по учету кадров является одним из базовых документов личного дела. Форма личного листка приведена в приложении к Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция).
Личный листок представлен в виде анкеты - формы представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики.
Поступающий на работу сотрудник должен заполнить личный листок собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Заполнение личного листка работником отдела кадров на основании представленных документов не допускается. Эти требования к заполнению личного листка по учету кадров определены в п. 11 Инструкции.
Под личным документом понимается официальный документ, который удостоверяет личность человека и (или) его права, обязанности, служебное либо общественное положение, а также может содержать другие сведения биографического характера (ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Кроме документов, перечисленных в п. 11 Инструкции, к личным документам относятся служебные и личные удостоверения, свидетельства (о рождении, о заключении и расторжении брака, о праве на льготы и т.п.), авторские свидетельства и др.
Обращаем внимание, что понятие «личные документы» достаточно часто путают с понятием «документы по личному составу», которое имеет несколько иной смысл. Документы по личному составу - это документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы (ст. 1 Закона РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»).
К документам по личному составу относятся, например, заявления, представления и приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, переводе на контрактную форму найма, предоставлении отпусков, личная карточка, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы и др[1]. Понятие «личный документ» также нельзя путать с понятием «документ личного происхождения» - документом, созданным лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
[1] Иногда к документам по личному составу специалисты относят такие виды документов, как штатное расписание, должностная инструкция, структура и штатная численность и др. Однако в практическом делопроизводстве и архивном деле указанные документы к категории документов по личному составу не относятся. К примеру, дела со штатными расписаниями при передаче в архив включают не в опись дел по личному составу, а в опись дел постоянного хранения.
На все вопросы, содержащиеся в личном листке по учету кадров, должны даваться исчерпывающие ответы. Не допускаются ответы односложного характера типа «да», «нет», а также не ставится прочерк в строках[1]. Например, если заполняющий личный листок не имеет правительственных наград, то в соответствующей строке личного листка должно быть написано: «Не имею».
Фамилия, имя и отчество работника пишутся полностью в именительном падеже (к примеру, Сидорчук Андрей Николаевич).
Число, месяц и год рождения (дата рождения) в личном листке оформляются цифровым способом - 05.08.1963.
Наряду с цифровым способом оформления дат в документах допускается применять словесно-цифровой - 5 августа 1963 г. По требованиям нормативных правовых актов Республики Беларусь словесно-цифровой способ применяется только при оформлении:
документов финансового характера;
актов законодательства (дат издания (принятия) актов; дат, содержащихся в их текстах).
Место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения (например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.).
В строке «Гражданство» проставляется название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.).
В строке «Образование» указывается уровень полученного работником образования в соответствии с Законом РБ от 29.10.1991 № 1202-XII «Об образовании в Республике Беларусь» (в редакции Закона РБ от 19.03.2002 № 95-З; далее - Закон). Напомним, что исходя из ст. 7 Закона основное образование в Республике Беларусь включает в себя 7 уровней:
дошкольное;
общее базовое;
общее среднее;
профессионально-техническое;
среднее специальное;
высшее;
послевузовское.
Получение общего среднего образования обеспечивают следующие учреждения образования: начальная школа, базовая школа, средняя школа, вечерняя (сменная) школа, общеобразовательная школа, гимназия, лицей, школа-интернат, санаторная школа-интернат (общеобразовательные учебные заведения).
Общее базовое образование является ступенью общего среднего образования, а общее начальное образование - ступенью общего базового образования.
Получение профессионально-технического образования осуществляется на основе общего базового и общего среднего образования. К учреждениям, обеспечивающим получение профессионально-технического образования, относятся: профессионально-технические училища, центры профессионального образования, профессиональные лицеи (профессионально-технические учебные заведения), а также высшие профессиональные училища, профессионально-технические колледжи.
Среднее специальное образование может быть получено на основе общего базового, общего среднего и профессионально-технического образования. К учреждениям, обеспечивающим получение среднего специального образования, относятся: техникумы (училища), колледжи (средние специальные учебные заведения), а также высшие профессиональные училища, профессиональнотехнические колледжи, высшие колледжи.
Учреждениями, обеспечивающими получение высшего образования, являются высшие учебные заведения: классический университет, профильный университет (академия), институт, высший колледж. Право на обучение в учреждениях, обеспечивающих получение высшего образования, имеют лица, получившие общее среднее или среднее специальное образование.
Послевузовское образование включает в себя 2 ступени:
подготовку научных работников высшей квалификации с присуждением ученой степени кандидата наук (аспирантура, адъюнктура, ассистентура-стажировка);
подготовку научных работников высшей квалификации с присуждением ученой степени доктора наук (докторантура).
Учреждения, обеспечивающие получение послевузовского образования, - это высшие учебные заведения (независимо от форм собственности), научные и другие организации, которые в установленном Правительством РБ порядке получили право заниматься послевузовским образованием.
[1] В Инструкции вместо слова «строка» используется термин «графа», что представляется не совсем верным. Графы применяются в таблицах для обозначения вертикального уровня членения текста и содержат обобщенные показатели постоянной информации. Переменная информация в анкетах и таблицах, представленная в словесной или цифровой форме, отражается в строках (горизонтальный уровень членения текста).
Таким образом, по нормам Закона в соответствующей строке личного листка по учету кадров предусмотрены записи: общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее. Однако Инструкция не предполагает указание в личном листке в качестве ступени образования общее базовое образование.
Это обусловлено тем, что на основании действующих в Республике Беларусь квалификационных справочников должностей рабочих и служащих (как общих для всех отраслей экономики, так и отраслевых) для занятия должностей руководителей и специалистов необходимо наличие как минимум среднего образования.
В то же время в абзаце втором п. 2 Инструкции определено, что личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а в большинстве случаев для занятия соответствующих должностей требуется не только общее среднее и высшее, но иногда и послевузовское образование. Следовательно, на работников, имеющих общее базовое образование, ведение личных дел законодательством не предусмотрено.
В практике ведения личных дел часто встречаются исключения из этого правила. Кроме того, Инструкция не запрещает ведение личных дел на категории работников, не указанные в п. 2. Поэтому при заполнении строки «Образование» в личном листке по учету кадров Инструкцией предусмотрена возможность записи о том, сколько классов средней школы окончил работник (для окончивших неполную среднюю школу).
Работники, имеющие высшее либо среднее специальное образование, дополнительно заполняют в строке «Образование» таблицу с указанием наименования законченного учебного заведения, факультета (отделения), года поступления и года окончания, полученной специальности и номера диплома (свидетельства). Наименование учебного заведения записывается полностью, как оно обозначено в документе об образовании.
Аналогичным образом работники, не закончившие обучение в высшем либо среднем специальном учебном заведении (например, отчисленные по различным причинам, поступающие на работу при одновременном продолжении обучения в очной либо заочной форме), указывают, сколько курсов они окончили или с какого курса ушли.
Специальность в личном листке вписывают в точном соответствии с записью в дипломе. Ее не следует путать с присвоенной квалификацией. К примеру, работнику, обучавшемуся в педагогическом институте (университете) по специальности «история и иностранный язык», может быть присвоена квалификация «учитель истории и английского языка». В личном листке отражается не квалификация, а специальность.
Инструкцией не предусмотрено также указание в соответствующей строке личного листка такого уровня образования, как послевузовское. Это обусловлено тем, что для отражения сведений об ученой степени в личном листке отведена отдельная строка.
В случае если работник обучался в аспирантуре, адъюнктуре и иных учреждениях образования, обеспечивающих получение послевузовского образования, но не защитил диссертацию и не получил степень кандидата (доктора) наук, соответствующая информация может быть отражена в стр. 16 личного листка «Дополнительные сведения».
В строке «Какими языками владеете» указываются знание языков (как государственных, так и иностранных), а также уровень владения ими (например, «белорусским, русским, английским - владею свободно; польским, украинским - читаю и могу объясняться»).
В строке «Ученая степень, ученое звание» указывается присвоенная степень или звание. Исходя из ст. 15 Закона РБ от 21.10.1996 № 708-ХIII «О научной деятельности» (в редакции Закона РБ от 17.10.2005 № 46-З) в Беларуси присуждаются ученые степени кандидата наук и доктора наук. Статьей 16 этого же Закона предусмотрено присвоение ученых званий доцента и профессора, а также академических ученых званий члена-корреспондента и действительного члена (академика) Национальной академии наук Беларуси.
Если работнику в разное время присваивались обе степени (звания), то указывается наивысшая степень (звание) (например, доктор технических наук, профессор). Если работнику присвоены ученые степени в разных отраслях научного знания, то в соответствующую строку личного листка вписываются эти степени (например, доктор исторических наук, кандидат философских наук, профессор).
В строке «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения. Если площади, отведенной в личном листке для изложения соответствующей информации не достаточно, список научных трудов и изобретений оформляется на отдельном листе (листах), подписывается составителем с внесением даты, а в соответствующей строке личного листка делается запись: «список научных трудов (изобретений) прилагается».
В строке «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности.
Записи в соответствующей строке личного листка делаются на основании трудовой книжки работника, а также иных документов, подтверждающих периоды работы. При отсутствии достаточного количества места для изложения всех этапов трудовой деятельности такая информация может оформляться на отдельном листе (листах) с обязательной отметкой об этом в личном листке.
В строку «Семейное положение» вносятся данные на момент заполнения личного листка: холост (не замужем), женат (замужем), разведен (разведена), вдовец (вдова). После этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи). Например: женат:
жена - Сидорчук Наталья Николаевна, 1965 г.р., сын - Сидорчук Петр Андреевич, 1994 г.р., дочь - Сидорчук Полина Андреевна, 1996 г.р.
В графе «Место жительства» указываются адрес прописки (регистрации), фактический адрес проживания и телефон.
На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.
Личный листок подписывает составитель с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся. Изменения в учетных сведениях о работнике за время его работы в данной организации (например, получение более высокой ступени образования, присвоение ученого звания, изменение фамилии и др.) отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.
В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. В связи с этим при включении дополнения в личное дело в нем заполняется только строка «Фамилия, имя, отчество», остальные строки и графы заполняются в процессе ведения личного дела.
Форма дополнения к личному листку приведена в качестве приложения к Инструкции. Дополнение к личному листку представлено в виде соединения таких форм представления унифицированного текста, как анкета и таблица.
После заполнения личного листка вы должны проверить полноту и правильность его заполнения, сверить соответствие записей, сделанных в личном листке, с записями в документах.
Пример оформления личного листка и дополнения к личному листку по учету кадров приведен в приложении.
