Документы личного дела работника: внутренняя опись

В этой статье мы продолжаем изучение осо­бенностей оформления личного дела работника.

Итак, все документы, подлежащие включе­нию в личное дело работника, собраны в от­дельную обложку (папку), издан приказ или рас­поряжение о приеме на работу (назначении на должность). Вам уже известно, что собранные документы должны располагаться в деле в после­довательности, определенной п. 6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постанов­лением Комитета по архивам и делопроизводст­ву при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция) (мы рассказывали об этом порядке в одном из прошлых номеров). Фак­тически личное дело работника можно считать сформированным.

Специфика составления внутренней описи до­кументов личного дела состоит в том, что ее вы должны включить в дело сразу же при его заведе­нии и заполнять опись по ходу ведения личного дела. Внутренняя опись должна содержать сведе­ния о названиях документов, включенных в состав личного дела (заявления, приказы и др.), их индек­сах и датах.

Составление внутренней описи к личным де­лам определяется требованиями нормативных правовых актов по делопроизводству. Наряду с Инструкцией к таким нормативным правовым ак­там относятся:

-Инструкция по делопроизводству в государ­ственных органах и организациях Республики Бе­ларусь, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (п. 186);

-Основные правила работы архивов цент­ральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные постановлением коллегии Госкомитета по архи­вам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (п. 5.1.20), в которых содержится норма прямого дей­ствия, предусматривающая составление внутрен­ней описи к документам личного дела.

По требованиям указанных нормативных ак­тов внутренняя опись всегда включается в дела, которые отвечают 2 условиям: во-первых, дело должно передаваться на хранение в архив и со­ответственно иметь постоянный или долговремен­ный (свыше 10 лет) срок хранения[1]; во-вторых, заголовок такого дела должен быть «глухим», т.е. по нему нельзя однозначно определить содер­жание документов дела (например, из заголовка «Личное дело» прямо не вытекает, что в этом деле содержатся автобиография, копии документов об образовании, награждении государственными на­градами, списки научных трудов, копии приказов по личному составу и др.).

Исходя из специфики составления внутрен­ней описи документов личного дела (включаете ее в дело сразу же при его заведении и запол­няете по ходу ведения личного дела) во внутрен­ней описи отражаются включение в личное дело новых документов, а также изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание») (п. 10 Ин­струкции).

При оформлении других дел (в частности, дел с приказами по основной деятельности, приказами по личному составу, дел, содержащих документы о присуждении ученых степеней и присвоении уче­ных званий, и др.) внутренняя опись составляется уже после завершения их ведения при подготовке к передаче на архивное хранение.

Инструкцией установлена форма внутренней описи документов личного дела, заголовочная часть которой имеет следующий вид:

Рассмотрим подробно структуру внутренней описи и порядок заполнения ее граф.

Внутренняя опись включает 7 граф.

В гр. 1 указывается порядковый номер, под ко­торым документ включен в личное дело.

Под первым номером в описи всегда будет личный листок по учету кадров, под вторым - до­полнение к личному листку по учету кадров и т.д. (п. 6 Инструкции).

В гр. 2 указываются название и заголовок до­кумента.

Название документа - это обозначение его вида, которое оформляется на самом документе. Вид - это понятие, употребляемое для обозначе­ния группы документов одного наименования (на­пример, приказ, протокол, автобиография, атте­стационный лист, диплом, аттестат и т.д.).

Название вида документа оформляется на каж­дом документе, за исключением письма. Письма, как правило, в состав личных дел не включаются, кроме случаев увольнения работников в порядке перевода на другую работу (к другому нанимате­лю). В этом случае в гр. 2 внутренней описи де­лается следующая запись: «Письмо об увольнении в порядке перевода на другую работу (к другому нанимателю)».

Из приведенного выше следует, что название документа должно быть дополнено заголовком. За­головок - это реквизит документа, кратко излагаю­щий его содержание.

Заголовок должен грамматически согласовы­ваться с названием документа. В распорядитель­ных документах (приказах, распоряжениях, поста­новлениях, решениях) и письмах он формулиру­ется при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?»: «О приеме на работу», «О пере­воде на другую работу», «О присвоении квалифи­кационной категории», «Об увольнении в порядке перевода на другую работу» и т.д.

Падежные согласования названий некоторых видов документов, включаемых в состав личного дела, и формулируемых к ним заголовков приве­дены в таблице.

Некоторые документы в личное дело включа­ются не в подлинниках, а в копиях. В таком случае указание на то, что в дело включена копия, а не подлинник документа, отражается в гр. 2 после заголовка и отделяется от него точкой. Например: «Приказ о приеме на работу. Копия».

Разновидностью копий являются выписки. Выписка - это копия части документа. В выпис­ках из приказов и других распорядительных до­кументов, а также протоколов само слово «вы­писка» включается в название вида документа, в частности: «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», «ВЫ­ПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА». Поэтому в гр. 2 внут­ренней описи название и заголовок документа в соответствующих случаях формулируются сле­дующим образом:

«Выписка из приказа о приеме на работу»;

«Выписка из приказа о присвоении квалифи­кационных категорий» и т.п.

В гр. 3 внутренней описи указывается дата документа.

Датой документа, как правило, является дата его подписания, для утверждаемых докумен­тов - дата утверждения. Дата протокола - это дата проведения протоколируемого мероприя­тия (собрания, заседания, совещания), акта - актируемого события.

В состав даты входят число, месяц и год. Для оформления даты в документах установлено 2 способа: словесно-цифровой и цифровой.

При цифровом способе все части даты обо­значаются арабскими цифрами, разделенными точками. Первая пара цифр - день месяца, вто­рая - порядковый номер месяца, последние 4 цифры - год (без буквы «г»). Если число, обозначающее день или месяц, является одно­значным, то перед ним следует ставить ноль. На­пример, дату «4 января 2010 г.» следует оформ­лять так: 04.01.2010.

Нормативные акты по делопроизводству пре­дусматривают оформление даты в документах цифровым способом. Словесно-цифровой спо­соб допускается использовать при оформлении дат, содержащихся в финансовых документах, а также нормативных правовых актах Республи­ки Беларусь. Во внутренней описи дата вписыва­ется цифровым способом независимо от того, ка­ким способом она оформлена на подлиннике или копии документа, включенного в личное дело, на­пример: 08.09.2008. В прошлых материалах мы уже упоминали об этой норме, но считаем полез­ным еще раз обратить на это ваше внимание.

В гр. 4 указывается индекс документа.

Регистрационный индекс - это порядковый регистрационный номер, присваиваемый доку­Я - специалист по кадрам, № 8, 2010 менту при создании или получении, который мо­жет быть дополнен индексом дела по номенкла­туре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, признаком вопросов деятельности и т.п., а также другими поисковыми признаками.

Регистрационный индекс не следует путать с регистрационным номером документа. Регист­рационный номер отражает только порядковый номер, присвоенный входящему, исходящему или внутреннему документу при его регистра­ции в пределах календарного года.

К примеру, регистрационный индекс приказа по основной деятельности, протокола, как пра­вило, включает только регистрационный номер (индекс и номер совпадают): № 1, № 2 и т.д. Ре­гистрационный индекс приказа по личному со­ставу 75-летнего срока хранения (о приеме на работу, переводе, увольнении и др.) кроме реги­страционного номера содержит дополнительное литерное обозначение, выделяющее его из ряда других приказов: № 1-к, № 2-к и т.д. Регистра­ционный индекс письма наряду с порядковым регистрационным номером включает индекс дела по номенклатуре дел, в которое будет под­шит документ после исполнения: № 1-15/118, где 1-15 - индекс дела по номенклатуре, 118 - порядковый номер.

В гр. 6 указывается дата включения докумен­та в личное дело. Это точная календарная дата, когда документ был подшит в дело, например: 18.03.2010.

Для всех документов, включаемых в личное дело на этапе его формирования, дата, простав­ляемая в гр. 6, будет одинаковой. Это обусловле­но тем, что по Инструкции организация работы с личным делом работника включает в себя 3 ос­новных этапа :

-формирование личного дела;

-ведение личного дела;

-учет, использование и хранение личного дела, включая подготовку личного дела уволенно­го работника к передаче в архив организации.

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) с ним и издания приказа (распоряжения, реше­ния, постановления) о приеме на работу (на­значении на должность). Это означает, что до того, как документально будет оформлен прием на работу, документы, подлежащие включению в личное дело работника, должны собираться в отдельную обложку (папку), однако само дело по установленным правилам не оформляется (п. 5 Инструкции). Лишь после издания распоряди­тельного документа о приеме (назначении) на работу собранные документы располагаются в деле в последовательности, определенной п. 6 Инструкции.

Таким образом, на этапе формирования личного дела документы включаются в него в установленном порядке вне зависимости от хронологической последовательности их пред­ставления в кадровую службу.

Например, при подборе кандидатуры на занятие определенной должности сначала наниматель может потребо­вать от претендента на должность документы об образовании, затем претендентом на работу будет заполнен личный листок по учету кадров, затем он напишет заявление о приеме на работу, автобиографию, и лишь после вами будут запол­нены внутренняя опись и дополнение к личному листку.

Порядок заполнения и представления до­кументов может быть совершенно иным. Однако независимо от этого при формировании лично­го дела все представленные документы распола­гаются в нем в строго фиксированном порядке.

Следовательно, датой включения в личное дело документов, предусмотренных п. 6 Инструк­ции, будет являться дата формирования личного дела. Она должна совпадать с датой включения в него копии приказа или иного распорядительно­го документа о приеме на работу (назначении на должность).

Вместе с тем дата включения при­каза о приеме на работу не обязательно должна соответствовать дате самого приказа.

В гр. 7 делаются отметки, связанные с осо­бенностями формирования и ведения личного дела работника. В частности, в графе «Приме­чание» могут отражаться изъятие документов из личного дела, замена подлинников документов копиями и др.

В конце внутренней описи оформляется заверительная надпись, отражающая количест­во включенных в нее листов. Так как внутрен­няя опись заполняется по ходу ведения личного дела, заверительная надпись составляется после закрытия личного дела при подготовке его к пе­редаче на хранение в архив организации.

Обращаем внимание, что листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Это общее требование оформления дел, закрепленное в нормативных документах по ар­хивному делу и делопроизводству.

Пример заполнения внутренней описи доку­ментов личного дела смотрите в рубрике «Полез­ная документация» на с. 21 журнала.

[1] Согласно требованиям нормативных документов по архи­вам и делопроизводству дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, подлежат передаче в архив, что, в свою очередь, предполагает их полное оформле­ние. Полное оформление кроме составления внутренней опи­си включает в себя нумерацию листов дела, составление надпи­си листа-заверителя дела, переплет (подшивку) дела и др. Дела, непередаваемые в архив, подлежат частичному оформлению. Такие дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеруются, лист-заверитель не составляется и т.д.