Как правило, первый вопрос, возникающий у нанимателей относительно должностных инструкций, касается обязательности их наличия. А в действительности же акцент должен быть сделан на содержание каждой отдельно взятой должностной инструкции. Ведь если должностной инструкции нет, то работодатель в отношениях с работником оказывается в проигрышном положении. Например, он не сможет: осуществить обоснованный отказ в приеме на работу; распределить трудовые обязанности между работниками; временно перевести работника на другую работу; четко выстроить отношения подчиненности между сотрудниками; оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции и т.д.
Трудовой договор между работником и нанимателем в соответствии со ст. 19 Трудового кодекса РБ (далее – ТК) в качестве одного из обязательных условий должен содержать трудовую функцию. Это означает определение работы по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией.
Трудовой договор зачастую содержит общие положения о добросовестном выполнении работы согласно должностным обязанностям или прилагаемой должностной инструкции. В то же время наниматель при заключении трудового договора с работником обязан ознакомить последнего под роспись с порученной работой, что закреплено в ст. 54 ТК, иными словами, с должностной инструкцией.
Таким образом, при наличии или введении в штатное расписание должности для нее в обязательном порядке должна быть разработана соответствующая должностная инструкция. Должностная инструкция является локальным нормативным правовым актом и разрабатывается и утверждается организацией самостоятельно
(часть первая п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденного постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32 «Об утверждении структуры и Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих» (далее – Общие положения)).
В большинстве случаев должностной инструкции придают формальное значение. При ее разработке используются шаблоны из Интернета или шаблоны, позаимствованные в других организациях. А ведь из этого документа можно извлечь пользу, заставить его работать.
Вы должны понимать, что правильно разработанная инструкция позволяет юридически обязать сотрудника выполнять свою работу в установленных рамках, а в случае невыполнения требований –уволить его.
Например, при рассмотрении индивидуального трудового спора в суде, в частности иска о восстановлении на работе лица, уволенного по п. 4 ст. 42 ТК за систематическое неисполнение работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного взыскания, судья потребует от ответчика представить должностную инструкцию работника.
Структурированное и детальное изложение обязанностей работников позволит Вам одновременно выделить, конкретизировать их работу и выстроить в логическую цепочку обязанности всех работников для достижения максимальных результатов, оптимизации производственных процессов.
Для упорядочения работы с должностными инструкциями, особенно в крупных организациях, необходимо предпринимать следующие шаги:
– шаг 1-й: утверждение порядка разработки, согласования должностных инструкций, установление порядка и места их хранения, закрепление лиц, ответственных за своевременную разработку, внесение изменений и дополнений в должностные инструкции;
– шаг 2-й: разработка положения о структурном подразделении, которое выступает основой для должностных инструкций;
– шаг 3-й: разработка должностной инструкции.
Не следует разрабатывать должностные инструкции руководителям организаций, руководителям структурных подразделений. Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя организации определяются в соответствующих учредительных документах, а руководителей структурных (обособленных) подразделений – в положениях об этих подразделениях (части вторая и третья п. 10 Общих положений).
Как правило, разработкой должностных инструкций занимается кадровая служба. Однако иногда бывает целесообразнее поручить проведение данной работы руководителю соответствующего структурного подразделения, который четко может разграничить функции работников и детально изложить их обязанности в должностных инструкциях;
– шаг 4-й: утверждение должностной инструкции.
Инструкции необходимо подписывать у руководителя структурного подразделения, согласовывать или визировать в кадровой и юридической службах. Они утверждаются руководителем организации;
– шаг 5-й: ознакомление с инструкцией.
Так как должностные инструкции разрабатываются не индивидуально для каждого работника, а для конкретной должности, то работников, принимаемых на соответствующую должность, необходимо ознакомить под роспись с должностной инструкцией с указанием даты ознакомления. При этом подписываются 2 экземпляра, один из которых остается на руках у работника. С момента подписания соблюдение должностной инструкции для работника
становится обязательным;
– шаг 6-й: внесение изменений в должностную инструкцию.
В процессе организационно-технического и экономического развития, освоения современных управленческих технологий, внедрения новейших технических средств при условии проведения мероприятий по совершенствованию организации и повышению эффективности труда возможно расширение круга трудовых функций служащих, обусловленных их должностными обязанностями.
В этих случаях в должностные обязанности работника в установленном порядке нанимателю необходимо внести изменения и дополнения, предусматривающие выполнение обязанностей, содержащихся в квалификационных
характеристиках других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации и изменения наименования должности (часть седьмая п. 10 Общих положений).
Оформление должностных инструкций производится в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4. Форма должностной инструкции включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.
Заголовок должностной инструкции должен грамматически согласовываться с названием документа: должностная инструкция (кому?).
Структура текста должностной инструкции, установленная в УСОРД, содержит 5 разделов:
1) «Общие положения» – определяются основные задачи работника, порядок его назначения на должность, квалификационные требования, подчиненность, а также перечисляются нормативные правовые акты, которыми он должен руководствоваться в работе;
2) «Должностные обязанности» – структурированно и детально излагаются обязанности работника;
3) «Права» – работнику предоставляются права для надлежащего выполнения своих обязанностей;
4) «Взаимоотношения (связи по должности)» –оговаривается взаимосвязь работника внутри структурного подразделения, с другими структурными подразделениями, а также со сторонними организациями в процессе выполнения возложенных на него обязанностей;
5) «Оценка работы и ответственность» – определяются результаты работы и ответственность работника за неисполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей.
Сроки хранения в организации должностных инструкций – 3 года после замены новыми (ст. 12.3 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием
сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38).
