Дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка является основным докумен­том о трудовой деятельности работника, поэтому, поступая на новое место работы, работник обя­зан предъявить ее нанимателю. Записи в трудовой книжке позволяют вам определить характер вы­полняемой работы, а также опыт и стаж (время) работы работника.

Порядок ведения трудовых книжек определя­ется:

постановлением Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках», с из­менениями и дополнениями (далее - постановле­ние № 1635);

Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлени­ем Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30, с изменения­ми и дополнениями (далее - Инструкция № 30).

За ведение трудовых книжек (своевременное и правильное их заполнение, учет, хранение и выдачу) несет ответственность уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) нанимателя. Как правило, это сотрудник кадро­вой службы.

Трудовые книжки необходимо вести на всех работников, работающих у нанимателя свыше

дней, если работа в этой организации, у индиви­дуального предпринимателя и физического лица, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работниками, является для работника основной.

Трудовые книжки (вкладыши, дубликаты) вам следует хранить в специально оборудованном месте, как документы строгой отчетности.

Трудовые книжки, их дубликаты, не получен­ные работниками при увольнении, хранятся в те­чение 2 лет у нанимателя или уполномоченного должностного лица, но отдельно от трудовых кни­жек (их дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем вы можете уничтожить их в установленном порядке.

Случаи выдачи дубликата трудовой книжки

Законодательством установлены следующие случаи выдачи дубликата трудовой книжки:

утрата трудовой книжки (вкладыша к ней) по вине работника или нанимателя;

негодность трудовой книжки (обгорела, изо­рвана и т.д.);

отбытие наказания в виде лишения права за­нимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;

признание недействительной записи об увольнении в связи с незаконным увольнением;

признание недействительной записи об увольнении в связи с признанием увольнения не­законным или изменением формулировки причи­ны увольнения.

Итак, дубликат необходимо выдавать не толь­ко в случае утери трудовой книжки, но и в случае, если она пришла в негодность. При отбытии ра­ботником наказания в виде лишения права зани­мать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, при освобождении от наказания в установленном порядке, при при­знании недействительной записи об увольнении в связи с незаконным увольнением, а также при признании недействительной записи об увольне­нии в связи с признанием увольнения незаконным или изменением формулировки причины увольне­ния по просьбе работника вы также должны вы­дать ему дубликат трудовой книжки.

В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) после увольнения работник вправе обратить­ся к нанимателю по последнему месту работы с письменным заявлением о выдаче дубликата тру­довой книжки.

Здесь обращаем внимание на один момент. В случае утери трудовой книжки (вкладыша к ней) работник может обратиться к нанимателю по по­следнему месту работы в течение года со дня его увольнения (подп. 1.6 постановления № 1635).

В Инструкцию № 30 были внесены изменения, согласно которым работник вправе обратиться за выдачей трудовой книжки в течение 3 месяцев. В данном случае действует правило, установлен­ное частью пятой ст. 10 Закона РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Респуб­лики Беларусь», с изменениями и дополнениями. Согласно этому правилу законы, декреты, указы и постановления Совета Министров Республики Беларусь имеют большую юридическую силу по отношению к нормативным правовым актам ми­нистерств, других республиканских органов госу­дарственного управления и Национального банка Республики Беларусь.

Иными словами, вам следует помнить, что в данном случае будет действовать постановление № 1635, так как оно имеет большую юридическую силу. Следовательно, работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы с пись­менным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки в течение года со дня его увольнения.

Не позднее 15 дней со дня обращения вы вы­даете работнику другую трудовую книжку (вкла­дыш к ней) образца республиканской трудовой книжки 1995 г. с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. При утрате тру­довой книжки по истечении указанного срока вы выдаете справку о периоде работы работни­ка, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника другой тру­довой книжки (вкладыша к ней), но с надписью « Дубликат».

Образец титульного листа дубликата трудо­вой книжки смотрите в рубрике «Полезная до­кументация» на с. 27 журнала.

При прекращении деятельности нанимателя уволенный работник обращается по вопросу вы­дачи справки о времени работы у данного нани­мателя, размере заработной платы, а также других документов по месту хранения сданных в установ­ленном порядке документов строгой отчетности (собственник ликвидируемого нанимателя, мест­ный исполнительный и распорядительный орган, архив и др.).

Случаи, когда наниматель самостоятельно собирает документы, подтверждающие стаж

Наниматель в случае утери трудовой книжки по его вине обязан самостоятельно принять меры для получения соответствующих документов, под­тверждающих стаж работы работника, предшест­вующий поступлению к нему на работу, так как ответственность за сохранность трудовых книжек лежит на нанимателе. Для этого нанимателю по­требуется направить письменные запросы во все организации, где работал работник, и получить справки о периодах работы, которые и будут яв­ляться основанием для выдачи трудовой книжки с надписью «Дубликат».

В вышеперечисленных случаях вы выдаете но­вую трудовую книжку с указанием в правом верхнем углу первой страницы «Дубликат». Помните, что при заполнении дубликата трудовой книжки компроме­тирующие записи и записи, признанные недействи­тельными, не вносятся. На первой странице прежней трудовой книжки вы делаете запись: «Взамен выдан дубликат» и возвращаете ее владельцу для представ­ления впоследствии в органы по труду и социальной защите для документального подтверждения трудо­вого стажа до поступления на работу к нанимателю, выдавшему указанный дубликат.

Прием на работу по трудовой книжке, в кото­рой содержится запись: «Взамен выдан дубликат», невозможен.

Заполняем дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки вам необходимо заполнять по правилам, изложенным в пп. 53, 54 Инструкции № 30.

Образец заполнения первой страницы трудо­вой книжки, взамен которой выдан дубликат, смот­рите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.

В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата внесите записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Если работник до поступления к данному нани­мателю уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в гр. 3 внесите запись об общем стаже работы до поступления к данному нанимателю, подтвержден­ном документами. Общий стаж работы записывай­те суммарно, т.е. указывайте общее количество лет, месяцев, дней работы и на каких должностях или по какой профессии работал в прошлом вла­делец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный над­лежаще оформленными документами, записывай­те по отдельным периодам работы в следующем порядке: в гр. 2 указывайте дату приема на работу; в гр. 3 - наименование нанимателя, у которого ра­ботал работник, а также функциональную службу (отдел, цех, лаборатория, сектор или иное струк­турное подразделение) и должность (профессия, работа), на которую был принят работник.

Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную ра­боту у того же нанимателя, то об этом вам тоже необходимо сделать соответствующую запись.

Затем в гр. 2 указываете дату увольнения, а в гр. 3 - причину увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

Если документы полностью не содержат ука­занных выше сведений о работе в прошлом, в дуб - ликат трудовой книжки внесите только имеющиеся в документах сведения.

В гр. 4 записываете наименование, дату и но­мер документа, на основании которого произведе­ны соответствующие записи в дубликате.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки находится в рубрике «Полезная доку­ментация» на с. 28 журнала.

Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаете их владельцу.

Наниматель оказывает содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю. Для этого можно направить письмен­ные запросы во все организации, где ранее тру­дился работник, получить от нанимателей справки о периоде работы у них работника.

Эти записи заверяете подписью нанимате­ля или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью ис­полнительного и распорядительного органа, осу­ществившего регистрацию индивидуального пред­принимателя.

При выдаче трудовой книжки (дубликата) на­ниматель взимает с работника сумму, которую он затратил на ее приобретение. При утрате на­нимателем трудовой книжки работника по при­чинам стихийного бедствия, производственной аварии и по другим причинам, не являющимся виной нанимателя, владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания его стоимости.