Законно ли иметь 2 трудовые книжки? Какая ответственность лежит на владельце двух трудовых книжек и на нанимателе? На эти вопросы ответим в статье.
Работник не может самостоятельно завести трудовую книжку, эту функцию исполняет исключительно наниматель. Тем не менее иногда выясняется, что у работника имеются 2 трудовые книжки, причем обе были заведены по установленным правилам, но разными нанимателями.
Законодательно предоставлено право трудиться в двух и более местах одновременно, при этом одно из них считается основным, и трудовая книжка работника хранится именно там. Кроме того, факт работы в других организациях документально фиксируется, поскольку это имеет значение при уплате налогов и прочих отчислений с заработка.
Как действовать кадровику и нанимателю, если обнаружится, что у сотрудника 2 трудовые книжки, рассмотрим на ситуациях.
Документ:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Справочно:
трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника (ст. 50 ТК).
Документ:
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40).
Ситуация 1
Оказалось, что у работника 2 трудовые книжки: первая была оформлена в нашей организации как впервые поступившему на работу; вторую работник представил при увольнении.
В какую трудовую книжку нужно внести запись об увольнении и необходимо ли выдавать работнику оформленную при трудоустройстве трудовую книжку?
Трудовая книжка у работника может быть только одна. В случае ее утраты работнику оформляют дубликат трудовой книжки в порядке, установленном законодательством.
Наличие и использование работником одновременно двух трудовых книжек неправомерно.
Поскольку процедура аннулирования трудовой книжки Инструкцией № 40 не предусмотрена, в данной ситуации наниматель может выбрать один из двух вариантов решения:
1) принять вторую трудовую книжку, которую принес работник; зарегистрировать ее в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; внести соответствующие записи о работе; награждениях и поощрениях за успехи в работе; подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке работника за период работы у данного нанимателя; трудовую книжку, оформленную нанимателем при приеме на работу, признать как испорченный бланк документа с определенной степенью защиты и списать в установленном законодательством порядке;
2) не принимать вторую трудовую книжку и записи о работе у данного нанимателя не вносить; запись об увольнении внести в трудовую книжку, оформленную при приеме на работу.
Ситуация 2
Если наниматель узнает о наличии у работника двух трудовых книжек, может ли он уволить его за представление недостоверной информации при трудоустройстве?
Оснований для привлечения работника за использование нескольких трудовых книжек к дисциплинарной ответственности не имеется, поскольку это не относится к дисциплинарному проступку. Дисциплинарный проступок – противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей (ст. 197 ТК).
Возможность привлечения работника к иной ответственности решается в судебном порядке. Признание одной из трудовых книжек недействительной устанавливается только в суде.
Нарушения правил приема на работу в данном случае также не усматривается. Следовательно, возможность увольнения в связи с наличием у работника двух трудовых книжек в соответствии с законодательством о труде у нанимателя отсутствует.
Ситуация 3
Выяснилось, что работник получал пособие по безработице и в то же самое время работал в нашей организации.
Чем это грозит нанимателю?
Нести ответственность в данном случае наниматель не будет. Объясним почему.
Пособие по безработице назначается органами по труду, занятости и соцзащите (ст. 24 Закона).
Решение о назначении пособия по безработице либо об отказе в его назначении принимает орган по труду, занятости и соцзащите в течение 10 календарных дней со дня регистрации гражданина в качестве безработного.
Выплата пособия по безработице сохраняется в период выполнения безработным оплачиваемых общественных работ, а также временной работы, о которой заранее уведомлены органы по труду, занятости и соцзащите.
Обращение взыскания на пособие по безработице осуществляется в порядке, установленном законодательством.
Пособие по безработице выплачивается не реже 1 раза в месяц при условии явки безработных в установленном порядке в органы по труду, занятости и соцзащите.
Работник обязан был известить в течение 2 рабочих дней орган по труду, занятости и соцзащите о самостоятельном трудоустройстве (в т.ч. на временную работу). Это является основанием для снятия его с учета безработных, прекращения выплаты пособия по безработице (или снижения его размера) (абз. 6 части первой ст. 9¹ Закона). Аналогичная информация содержится в памятке безработного.
Таким образом, правовые последствия наступят у работника, в отношении которого управление по труду, занятости и соцзащите вправе обратиться в суд за взысканием сумм неосновательного обогащения (ст. 978, 971 ГК), а также процентов за пользование чужими денежными средствами (ст. 366, п. 2 ст. 976 ГК).
Документ:
Закон Республики Беларусь от 15.06.2006 № 125-З «О занятости населения Республики Беларусь» (далее – Закон).
Документ:
Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).
Ситуация 4
Работник на работу не ходит, не уволен, трудовая книжка в организации. Нам известно, что он устроился в другую организацию и завел новую трудовую книжку. Скоро истекает срок контракта, заключенного в нашей организации.
Что делать с трудовой книжкой работника?
Неявка работника на работу, его отсутствие на работе без уважительной причины могут быть расценены нанимателем как прогул без уважительной причины.
Поскольку прогул – это грубое нарушение трудовой дисциплины, то даже за однократное его совершение можно расторгнуть трудовой договор по п. 5 ст. 42 ТК независимо от того, применялись ли к работнику ранее меры дисциплинарного взыскания.
В п. 34 постановления № 2 даны разъяснения в отношении увольнения работника за прогул.
Если наниматель примет решение о применении к работнику меры дисциплинарного взыскания в виде увольнения (п. 5 ст. 42 ТК), то работник должен быть уволен первым днем прогула.
Дисциплинарное взыскание оформляют приказом (распоряжением), постановлением нанимателя с указанием мотивов, который объявляется работнику под роспись в 5-дневный срок, не считая времени болезни работника и (или) пребывания его в отпуске (ст. 199 ТК). Не позднее 5 дней со дня издания приказа наниматель знакомит работника под роспись с приказом. Если работник продолжает совершать длительный прогул, то письмом с уведомлением о его вручении он извещается о том, что уволен за прогул со ссылкой на приказ нанимателя и приглашается в отдел кадров для получения трудовой книжки. Работник, не ознакомленный с приказом (распоряжением), постановлением о дисциплинарном взыскании, считается не имеющим дисциплинарного взыскания.
Отказ работника от ознакомления с приказом оформляют актом с указанием присутствующих при этом свидетелей.
Дисциплинарное взыскание должно быть наложено не позднее 1 месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени нахождения работника в отпуске или времени болезни (ст. 200 ТК).
Так, помимо порядка и сроков, предусмотренных ст. 43, 199 и 200 ТК, нанимателю также необходимо соблюсти нормы ст. 46 ТК, согласно которой расторжение трудового договора по инициативе нанимателя допускается при предварительном уведомлении или получении согласия профсоюза. Расторжение трудового договора по инициативе нанимателя, кроме пп. 2 и 7 ст. 42 ТК, производится после предварительного, но не позднее чем за 2 недели, уведомления соответствующего профсоюза. Если работник не является членом профсоюза, уведомлять профсоюз не требуется.
Поскольку увольнение за прогул признается дискредитирующим обстоятельством (подп. 6.2 п. 6 Декрета), нанимателю следует провести проверку нарушений, допущенных работником и являющихся основанием для увольнения по данному обстоятельству (п. 7 Декрета). Результаты проверки оформляют актом либо служебной запиской, в которых отражают факты, обстоятельства, повлекшие допущенные нарушения.
Независимо от причины увольнения нужно выдать работнику трудовую книжку и произвести расчет не позднее дня увольнения (ст. 50 и часть первая ст. 77 ТК).
Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие выплаты должны быть произведены не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.
Документ:
постановление Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде» (далее – постановление № 2).
Справочно:
прекращение трудового договора по п. 5 ст. 42 ТК в период временной нетрудоспособности, во время социального или трудового отпусков не допускается.
Документ:
Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет).
Ситуация 5
Работник в 2004 г. был принят как основной работник на 0,5 ставки. При трудоустройстве он представил трудовую книжку, заведенную в 1973 г. (начиная со службы в армии). При подготовке пакета документов для назначения пенсии выяснилось, что он числится в другой организации как основной работник на полную ставку (в этой организации трудовая книжка заведена в 2000 г.). Получается, что он числится у двух нанимателей как основной работник и у него 2 трудовые книжки.
Как назначается пенсия работнику?
Вы должны представить работника к назначению пенсии в установленном порядке.
Работающие граждане подают заявление о назначении пенсии через нанимателя по месту последней работы. Если работник обратился к вам с заявлением о назначении пенсии, то у вас возникает обязанность представить работника к назначению пенсии в установленном порядке.
В дальнейшем органы по труду, занятости и соцзащите с учетом представленных нанимателем документов будут принимать решение о назначении пенсии в установленном законодательством порядке.
Органы, осуществляющие пенсионное обеспечение, имеют право проверять в необходимых случаях обоснованность выдачи документов (ст. 75 Закона о пенсионном обеспечении).
Если работник подал нанимателю заявление о назначении пенсии, оно рассматривается в установленном порядке независимо от того, продолжает работник трудиться или уволился после подачи
заявления.
В 10-дневный срок со дня поступления заявления вы должны оформить необходимые документы о стаже работы и заработке и вместе с поданным заявлением и своим представлением направить их в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение, по месту жительства заявителя.
Если работнику, обратившемуся за назначением пенсии, будет отказано в представлении к назначению пенсии, сообщите ему об этом в письменной форме с указанием причины отказа. Если работник не согласится с сообщением об отказе, он вправе обратиться с заявлением о назначении пенсии непосредственно в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение, по месту жительства, приложив к заявлению сообщение об отказе. При этом по требованию работника или органа, осуществляющего пенсионное обеспечение, наниматель передает имеющиеся у него документы о стаже работы и заработке работника.
Наниматели обязаны своевременно оформлять документы о стаже работы и заработке, необходимые для назначения пенсии, и своевременно представлять их в органы, осуществляющие пенсионное обеспечение.
Наниматель несет материальную и административную ответственность (ст. 9.14 КоАП) перед пенсионером за ущерб, причиненный несвоевременным и неполным оформлением документов, необходимых для назначения пенсии, а также представлением документов,содержащих недостоверные сведения, в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.
Суммы пенсии, излишне выплаченные в связи с представлением работодателем документов, содержащих недостоверные сведения, взыскиваются в пользу органа, выплачивающего пенсию, по его распоряжению в бесспорном порядке с работодателей – юридических лиц и в судебном порядке с работодателей – физических лиц (ст. 76 Закона о пенсионном обеспечении).
Документ:
Закон Республики Беларусь от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении» (далее – Закон о пенсионном обеспечении).
Документ:
Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее – КоАП).
Мария Ковалевич, юрист
