Формируем и оформляем дела с приказами руководителя организации по личному составу

Приказы руководителя организации по лично­му составу являются наиболее социально значи­мыми документами наравне с лицевыми счетами по зарплате работников, так как содержат необхо­димую для граждан информацию социально­правового характера.

Переоценить их значение трудно, ведь данные документы широко используются при наведении справок об установлении стажа работы, подтверж­дения места и времени работы, квалификацион­ной категории, нахождения в отпуске по уходу за ребенком и др.

Виды приказов руководителя организации по личному составу

Приказ - правовой акт, издаваемый руководи­телем организации, действующим на основе едино­началия для разрешения основных задач, стоя­щих перед организацией.

Приказы руководителя организации по лично­му составу в зависимости от сроков хранения де­лятся на 2 группы:

приказы руководителя организации о прие­ме, перемещении, увольнении, поощрении ра­ботников, установлении надбавок, совмещении профессий, присвоении квалификационных кате­горий, разрядов, классов, об отпусках по уходу за ребенком до 3 лет, длительных (более месяца) и за­рубежных командировках, заключении и продле­нии трудовых договоров (контрактов). Эта группа приказов хранится 75 лет;

приказы руководителя предприятия об отпус­ках, дисциплинарных взысканиях, командировках по территории Республики Беларусь, назначении дежурных, оказании материальной помощи. Срок хранения таких приказов - 3 года после проведе­ния комплексной налоговой проверки.

Основные принципы формирования дел с приказами по личному составу

В зависимости от сроков хранения вам необ­ходимо формировать приказы в самостоятель­ные дела.

Давайте разберемся, какие типичные ошиб­ки допускаются при формировании дел. Итак, прежде всего нельзя объединять в одном деле приказы с различными сроками хранения. В одно дело формируются приказы с одним и тем же сроком хранения. Нельзя в одно дело объеди­нять, например , приказы о приеме на работу и о дисциплинарных взысканиях. В одном деле мож­но сгруппировать приказы одного вида. Напри­мер, приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении работников - одно дело, приказы о назначении персональных надбавок - другое дело и т. д.

Однако при небольшом количестве приказов одного и того же срока хранения их можно груп­пировать в одно дело. Как правило, если в про­цессе деятельности организации создается более 200 приказов по каждому виду, их целесообразно группировать в самостоятельные дела.

Важно помнить, что принцип группировки приказов в дела определяется при составлении номенклатуры дел организации, поэтому приказы по личному составу группируются в дела строго по номенклатуре дел.

В деле находятся приказы за один календар­ный год.

Вам необходимо изъять из дела документы (при их наличии), послужившие основанием для приказов по личному составу, например, док­ладные, объяснительные записки, заявления и др. Остаются в деле вместе с приказами толь­ко документы, которые являлись приложением к приказам.

Документы, послужившие основанием для приказов по личному составу, если они не под­лежат включению в личные дела сотрудников или если на сотрудников не заводятся личные дела, формируются в самостоятельное дело. В связи с этим в номенклатуре дел вам необходимо преду­смотреть дело «Документы к приказам по лично­му составу (заявления, объяснительные, доклад­ные записки и др.)».

В дело включается только один экземпляр каж­дого документа. Не включаются в дела проекты документов, черновые, дублетные экземпляры.

При формировании дела вам нужно прове­рить правильность оформления приказов: нали­чие подписей, регистрационных номеров.

При большом количестве документов (более 300 листов) приказы по личному составу фор­мируются в нескольких томах. В одном томе должно быть максимально 250-300 листов при толщине корешка не более 4 см.

Систематизируем документы в делах с приказами по личному составу

В делах вам следует систематизировать при­казы по хронологии и нумерации. В течение года приказы, как правило, располагаются в папках по мере накопления снизу вверх, поэтому к кон­цу года сверху будут приказы с последними, бо­лее поздними номерами. После окончания дело­производственного года приказы переложите по хронологии в порядке возрастания номеров.

Оформляем дела с приказами по личному составу

В начале каждого тома с приказами по лич­ному составу 75-летнего срока хранения должен находиться лист внутренней описи докумен­тов дела установленной нормативными докумен­тами формы. Смотрите форму внутренней опи­Я - специалист по кадрам, № 7, 2010 си документов дела в рубрике «Полезная доку­ментация» на с. 24 журнала.

В конце каждого тома с приказами по лично­му составу 75-летнего срока хранения вы долж­ны размещать лист-заверитель дела.

Форму листа- заверителя смотрите на с. 24 журнала.

Нумеруем листы дела

Все листы дела с приказами по личному со­ставу 75-летнего срока хранения нумеруются черным графитным карандашом в правом верх­нем углу. Внутренняя опись дела нумеруется от­дельно от документов.

Не допускается использовать чернила и цвет­ные карандаши для нумерации листов. Лист- заверитель не нумеруется. Нумерация валовая с первого и до последнего листа тома, например, 2, 3 и так до конца тома. Каждый новый том начинайте с листа № 1, но ни в коем случае не продолжайте нумерацию предыдущего тома. На­пример, первый том с приказами по личному составу закончился № 289, следующий том на­чинайте не с № 290, а с № 1.

Если при нумерации произошла ошибка

Если при нумерации листов дела произошла ошибка, например, пропущен лист или несколько листов, тогда пропущенному листу присваивайте литерный номер: 12а, 26а, 46а, 46б. Если пропу­щен номер, например, пронумерованы листы 1,  3, 4, 5, 7 и т.д., то это отражается в дальнейшем в листе-заверителе, т.е. указывается, что пропу­щен номер 6. Заново дело нумеруется тогда, ко­гда при нумерации допущено много ошибок. При этом необязательно стирать предыдущую нуме­рацию, достаточно прежний номер перечеркнуть карандашом слева направо снизу вверх и ниже или рядом поставить правильный номер.

Заполняем лист-заверитель дела

После нумерации тома заполняем лист-заве­ритель дела.

Номер дела - это индекс дела согласно но­менклатуре дел организации. Например, при­казы по личному составу имеют индекс в соот­ветствии со сводной номенклатурой дел 02-01. Следовательно, в листе-заверителе указывайте «Дело № 02-01» и далее номер тома: 1, 2 и т.д. 

В листе-заверителе указываем цифрами и прописью фактическое количество листов, на­пример 295 (двести девяносто пять) листов.

Если в деле имеются литерные номера, на­пример, 111 а, 113а, 113б, а последний пронуме­рованный лист был за номером 250, тогда коли­чество листов суммируется и в листе-заверителе указывается, что в деле подшито и пронумерова­но 253 (двести пятьдесят три) листа, а в строке «в том числе: литерные номера:» перечисляются номера литерных листов «в том числе литерные номера: 111 а, 113а, 113б».

В случае если был пропущен не лист, а номер, тогда вам нужно поступить следующим образом. В листе-заверителе в графе «В деле подшито и пронумеровано листов» указываете не то количе­ство, которое зафиксировано на последнем лис­те дела, а за вычетом пропущенного номера или номеров. Например, последний лист дела имел № 216, но были пропущены № 22 и 45. Следова­тельно, для определения количества пронумеро­ванных листов из 216 вычитаем 2. В этом случае итоговая запись в листе-заверителе будет следую­щая: «В деле подшито и пронумеровано 216 (две­сти шестнадцать) листов, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: 22, 45».

В листе-заверителе указывается количество листов внутренней описи цифрами и прописью. Внутренняя опись нумеруется отдельно от лице­вых счетов также черным графитным каранда­шом в правом верхнем углу.

В листе-заверителе и внутренней описи ука­зывается должность сотрудника, составившего лист-заверитель и внутреннюю опись, а не долж­ности руководителя структурного подразделения и заведующего архивом. При записи должности не допускайте сокращений. Вам нужно указать полное название должности, например « ведущий специалист», но ни в коем случае не «вед. спе­циалист» или «вед. спец.», что часто встречает­ся на практике. Далее ставится подпись и дается расшифровка подписи. Расшифровка подписи включает инициалы и фамилию. Например, нуж­но писать «С.В. Ильина», но не «С. Ильина» или «Ильина С.В.», или «Ильина С.».

Дата составления листа-заверителя и внут­ренней описи обозначается арабскими циф­рами, например «18.11.2009». Если число или месяц выражаются однозначными числами, то перед ними следует ставить нули, например «04.03.2010». Недопустимо писать «4.6.2010».

Год указывается полностью: 2009, 2010 и т.д. Нельзя обозначать дату, используя сокращения, например «08.04.09». Также недопустимо в дате ставить букву «г.» после указания года. Это явля­ется распространенной ошибкой.

Нельзя писать «05.03.2010 г.». Буква «г» применима только в том случае, если в дате ме­сяц назван словом, например «8 апреля 2009 г.». Словесное обозначение даты в обязательном порядке применимо только в обозначении даты документов республиканских органов власти и управления, например, даты законов Респуб­лики Беларусь, указов Президента Республики Беларусь, постановлений министерств и др.

За­полненный вариант листа-заверителя смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 жур­нала.

Если дело пронумеровано без литерных или пропущенных листов, то в листе-заверителе эти строки указываются, но не заполняются:

Количество  листов  внутренней  описи  дела  проставляется  в  листе-заверителе  после  составления внутренней описи.

Внутренняя опись дела с приказами по личному составу 75-летнего хранения

Внутренняя опись дела с приказами по лично­му составу 75-летнего хранения составляется по­сле нумерации листов дела. Во внутренней описи в качестве заголовка указываются предписываемые действия: прием, увольнение и другие с указанием фамилий, имен, отчеств работников. Если в одном приказе содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под са­мостоятельным порядковым номером.

Образец оформления внутренней описи смотрите в рубри­ке «Полезная документация» на с. 25 журнала.

Когда количество действий не отражает количество документов дела

В публикациях работников Государственной архивной службы РБ предлагается каждое дейст­вие одного приказа нумеровать самостоятельным номером в валовом порядке: 1, 2, 3 и т.д. Это не­сколько отличается от предлагаемой нами системы нумерации. По мнению автора, принцип валовой нумерации каждого действия приемлем только в том случае, если в одном приказе содержится толь­ко одно действие на одного работника, например: «О приеме на работу Гавриловой Марии Иванов­ны».

В противном случае итоговая запись будет не точно отражать количество документов, содержа­щихся в деле. Предположим, в деле находится 125 приказов по личному составу. Если каждое дейст­вие на каждого работника нумеровать отдельным номером в валовом порядке, то количество дейст­вий никак не будет отражать количество докумен­тов дела, так как будет значительно больше.

Сформированные тома с приказами по лич­ному составу вам необходимо переплести. Под­шивайте документы на 4 прокола таким образом, чтобы вся нужная информация была доступна для чтения. Перед переплетом следует изъять из дела все металлические предметы (скобы, скрепки).

Оформляем обложку дела

После переплета оформляется обложка дел с приказами по личному составу. Оформление об­ложки возможно 2 способами:

- напечатать компьютерным способом на лис­те бумаги формата А4 все необходимые реквизи­ты по установленной форме и наклеить лист на обложку дела;

- написать все нужные реквизиты светостой­кими чернилами, тушью или шариковой ручкой на обложке дела.

Независимо от способа оформления обложка должна иметь определенную форму и содержать необходимые реквизиты. Форму обложки смотри­те на с. 26 журнала в рубрике «Полезная докумен­тация».

Номер дела - это индекс дела по сводной но­менклатуре дел организации. Заголовок дела, срок хранения дела также определяются номенклату­рой дел. На обложку выносится количество лис­тов, указанное в листе-заверителе.

Крайние даты дела определяются по дате пер­вого и последнего приказов, которые сгруппиро­ваны в деле, и обозначаются арабскими цифрами: «Начато: 02.01.2009», «Окончено: 31.12.2009».

Реквизиты, указанные в левом нижнем углу (Ф. - фонд, Оп. - опись, Д. - дело), заполняются после передачи документов в архив работником, отвечающим за архив организации, и определяют­ся после составления сводной описи дел по лич­ному составу.

Обложку дела после оформления в структур­ном подразделении вы найдете в рубрике «Полез­ная документация» на с. 27 журнала.

Приказы об отпусках, дисциплинарных взысканиях, командировках по территории Республики Беларусь, назначении дежурных, оказании материальной помощи

Приказы об отпусках, дисциплинарных взыска­ниях, командировках по территории Республики Беларусь, оказании материальной помощи вам сле­дует формировать в дела за один календарный год и систематизировать внутри дела по хронологиче­скому принципу в порядке возрастания номеров.

Так как срок хранения этого вида приказов со­ставляет 3 года после проведения налоговой про­верки, дела оформляются частично: документы переплетаются, обязательно оформляется облож­ка, листы в деле не нумеруются, не составляются внутренняя опись документов и лист-заверитель.