График отпусков относят к числу локальных нормативных актов, т.е. документов, действие которых ограничено рамками одной организации. Применяется график отпусков для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. В предлагаемой статье автор дает рекомендации специалисту по кадрам по подготовке графика трудовых отпусков.
Работающие граждане РБ имеют право на ежедневный и еженедельный отдых, в т.ч. выходные дни во время государственных праздников и праздничных дней, и отпуск. Отпуск бывает трудовым и социальным. Трудовой отпуск – это оплачиваемый период времени, освобожденный от работы, с сохранением прежней работы. Трудовые отпуска предоставляют работникам в порядке очередности в соответствии с графиком отпусков, который утверждает наниматель по согласованию с профсоюзом либо по согласованию с работником (ст.168 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
В проекте нового ТК, который вынесен на рассмотрение Правительства, более четко определено, что график отпусков составляется с учетом специфики деятельности организации, производственной необходимости и согласовывается с профсоюзом, если это предусмотрено коллективным договором. При составлении графика также учитывают пожелания работника о времени ухода его в трудовой отпуск, не нарушая при этом права на отдых других работников.
Подготовка и составление графика трудовых отпусков
График трудовых отпусков утверждают на каждый календарный год не позднее 5 января, если иной срок не установлен коллективным договором, и доводят до сведения всех работников. Посредством графика определяется очередность отпусков для отдельного коллектива работников.
Очередность устанавливается для того, чтобы все работники одновременно не уходили отдыхать, например, в летнее время, и чтобы в первую очередь учитывались особенности производственного процесса и обеспечивалась нормальная деятельность организации. Следовательно, для подготовки графика отпусков и его согласования специалисту по кадрам понадобится некоторое время, особенно в больших организациях. Из этого следует, что график отпусков необходимо разрабатывать заранее.
Можно составлять график отпусков сразу для всего коллектива, но при сложной структуре организации более целесообразно подготовить графики по структурным подразделениям, а затем уже составить сводный график трудовых отпусков всех работников. Форма графика отпусков содержится в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25. Она очень хорошо работает для сводного графика отпусков организации.
Образец формы графика отпусков смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала.
Совет специалисту по кадрам. На практике многие организации для подготовки графика отпусков используют в работе несколько переработанную форму, которая дает возможность кадровой службе учитывать льготы или особенности предоставления отпусков определенным категориям работникам. В больших организациях такие графики подразделений помогут специалисту по кадрам в подготовке сводного графика отпусков всего персонала.
В каждом структурном подразделении может быть свой график отпусков, определяющий очередность ухода в отпуск работников конкретного коллектива. Подобная схема применяется на многих предприятиях и считается наиболее удобной при большом количестве персонала.
При таком подходе руководители отделов, департаментов, цехов и т.д. изначально готовят графики отпусков сотрудников их подразделения, учитывая желание работника касательно времени его отдыха и не нарушая права других сотрудников.
Затем эти документы передаются специалисту по кадрам, который анализирует их, уточняет и вносит корректировки по лицам, имеющим льготы по предоставлению отпуска по их желанию (часть четвертая ст. 168 ТК) или иные особенности предоставления отпуска отдельным работникам (например, удлиненные или дополнительные отпуска, перенос отпуска прошлого года по инициативе нанимателя и т.д.), поскольку руководитель подразделения не всегда владеет информацией о том, что некоторые из его подчиненных имеют право на определенные льготы.
ЭТО ВАЖНО! Для этого в график отпусков вводится графа «примечание». Определяя очередность предоставления отпусков, необходимо выяснить желание указанных категорий работников на время ухода в отпуск и получить его подтверждение в письменной форме, например в виде заявления.
В графике отпусков может указываться месяц предоставления или конкретная дата начала отпуска на усмотрение нанимателя. Если трудовой отпуск разделен на части, то целесообразно в графике указать все части отпуска. Такое деление допускается по соглашению между работником и нанимателем.
Минимальная продолжительность одной части должна быть не менее 14 календарных дней. Не использованная в связи с этим часть отпуска по договоренности между работником и нанимателем предоставляется в течение текущего рабочего года или по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год либо компенсируется в денежной форме, если иное не предусмотрено коллективным договором.
Согласование графика отпусков
График отпусков обычно строго выполняется, но есть ситуации, когда из-за специфики деятельности в некоторых организациях или структурных подразделениях работников целесообразнее отправлять в отпуска одновременно, например при значительном уменьшении объемов работы в определенные периоды. Тогда рассчитывается минимальное количество работников, необходимых для обеспечения нормальной деятельности организации в отпускной период.
Под необходимостью обеспечения нормальной деятельности понимается выполнение производственных, финансовых и иных планов и отчетов, эффективное управление организацией. В любом случае специалист по кадрам предварительно должен согласовать график отпусков с руководителями структурных подразделений, а с финансовым и планово-экономическим отделами согласовывается количество работников, необходимых для нормального функционирования организации в отпускное время.
Однако не только изменение объемов производства сказывается на периодах предоставления отпусков. Иногда сложная финансовая ситуация организации (пусть даже незначительное время) также может отразиться на порядке предоставления отпусков. По этой причине работники бухгалтерии должны быть подключены к разработке графика отпусков, чтобы сформировать резервы для оплаты отпусков.
При составлении сводного графика отпусков необходимо предусмотреть очередность ухода руководящих работников и их заместителей, т.е. учитывать, что в период отпусков в организации должно находиться лицо, наделенное правом подписи финансовых документов.
График трудовых отпусков должен быть согласован с профсоюзом (при его наличии), если это отражено в коллективном договоре. Факт такого согласования оформляется грифом согласования, который проставляют на графике ниже подписи лица, его составившего. Согласование проекта графика отпусков с работниками целесообразно проводить по структурным подразделениям должностными лицами.
Утверждение графика отпусков руководителем организации
График трудовых отпусков необходимо не только составить и согласовать, но и в установленном порядке утвердить и довести до сведения работников.
После составления и согласования графики трудовых отпусков представляют на утверждение руководителю организации. Гриф утверждения включает в себя слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности руководителя, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату утверждения.
Графики отпусков также могут быть утверждены приказом руководителя организации. Гриф утверждения включает в себя слово «УТВЕРЖДЕНО», приказ, номер приказа, дату, наименование должности руководителя, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату утверждения. Данный способ утверждения особенно целесообразен в ситуации, когда на утверждение представлен не один график трудовых отпусков, а несколько графиков отпусков работников структурных подразделений организации.
График отпусков доводится до сведения всех работников
В законодательстве отсутствует норма, прямо предусматривающая необходимость ознакомления работников с графиком отпусков под роспись. На практике обычно используют один из 2 вариантов ознакомления работников с графиком отпусков:
1) размещение графика трудовых отпусков в общедоступном для работников месте (на информационной доске и т.д.). Однако в данном случае нет гарантий и доказательств, что все сотрудники ознакомятся с графиком отпусков, поэтому более действенным является второй вариант;
2) ознакомление с графиком отпусков каждого работника под роспись. Такое ознакомление может быть зафиксировано в графике трудовых отпусков отдельной графой.
Администрация обязана уведомить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за 15 дней до его начала (ст. 169 ТК). На практике работника о предстоящем отпуске информирует непосредственный начальник.
Если работник, ознакомленный с графиком отпусков, отказывается использовать отпуск без законных оснований, наниматель не обязан выплачивать денежную компенсацию за неиспользованный отпуск, кроме случаев увольнения работника (часть первая ст. 179 ТК).
Если сотрудник отказывается идти в отпуск второй год подряд, наниматель вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности за невыполнение правил трудового распорядка и приказа руководителя (ст. 194 ТК).
Советы специалисту по кадрам. Итак, для более эффективной работы по подготовке графика отпусков специалисту по кадрам необходимо:
– создать списки работников организации, имеющих право на получение отпуска в определенное время, дополнительные отпуска или иные особенности предоставления отпуска;
– пополнять списки при приеме на работу новых сотрудников или получении новой информации о работниках;
– отмечать реальное время отпуска работников, если оно не совпало с графиком отпусков на текущий год по причине переноса, отзыва из отпуска или болезни и т.д.;
– согласовывать проект графика отпусков с руководителями структурных подразделений, профсоюзом (если это оговорено в коллективном договоре) и работниками;
– утвердить сводный график отпусков приказом руководителя организации;
– ознакомить работников с графиком отпусков под роспись.
