В журнале «Я – специалист по кадрам», 2012, № 14, мы рассматривали систему разработки инструкции по делопроизводству. В этой статье речь пойдет о не менее важном для организации локальном документе – инструкции по кадровому делопроизводству. Если вы столкнулись с необходимостью разработать новую инструкцию или у вас в планах пересмотреть действующий документ, обратите внимание на советы автора данной публикации.
Инструкция по кадровому делопроизводству устанавливает единые требования и правила к документированию кадровой деятельности, нормы работы с документами по всему комплексу кадровых задач.
При формировании правил ведения кадрового делопроизводства в организации рекомендуем специалистам по кадрам учитывать следующее:
1) правила документирования кадровой деятельности должны включать:
– состав документов по кадрам (максимальный перечень документов по каждой из кадровых задач);
– рекомендации по составлению и оформлению отдельных групп документов;
– требования к оформлению реквизитов и составлению текстов документов;
– рекомендации по формированию и ведению табеля форм документов кадровой службы;
2) нормы организации работы с документами по кадрам должны охватывать:
– учет кадров – ведение справочного аппарата, учетных документов;
– формирование и ведение личных дел;
– составление и ведение номенклатуры дел;
– подготовку дел кадровой службы к сдаче в архив (как архив организации, так и государственный архив);
– хранение дел кадровой службы.
Вопросы, которые должны быть отражены в инструкции
В каждой организации формируется своя индивидуальная система документов по кадрам, которая отвечает поставленным перед кадровой службой задачам и функциям, отражает характер взаимоотношений между организацией (нанимателем) и работниками. Специалистам по кадрам будет легче решать текущие задачи, если по каждой из кадровых задач будет сформирован набор унифицированных документов. Для всех кадровых документов (как отдельных документов, так и их групп) также следует закрепить правила их создания, оформления и организации работы с ними, правила ведения различных учетных форм, правила формирования, ведения и хранения дел. Эти вопросы должны быть зафиксированы в инструкции по кадровому делопроизводству организации.
Структура инструкции и ее содержание
Структура текста инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения.
В разделе «Общие положения» инструкции следует описать сферу действия инструкции, ответственность за ее несоблюдение, определить подразделение или работников, ответственных за организацию работы с кадровыми документами, привести перечень нормативных правовых актов, методических, организационных и распорядительных документов, на основе которых кадровая служба будет осуществлять свою деятельность.
Тематические разделы инструкции, как правило, включают разделы, последовательно раскрывающие порядок приема, перемещения, увольнения работников, правила оформления командировок, оформления и учета отпусков. Они могут носить соответствующие названия: «Порядок документирования приема на работу», «Порядок оформления увольнения» и т.д.
В каждом разделе определите:
– виды и разновидности документов, используемых для документирования деятельности по учету и движению кадров (для каждого из документов должны быть установлены правила составления и порядок работы с ним);
– правила подготовки распорядительных документов по вопросам работы с кадрами, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
– порядок изготовления и ознакомления с распорядительными документами;
– правила оформления и заверения копий документов, образующихся в деятельности кадровой службы;
– порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов, используемых в деятельности кадровой службы.....
