Одним из реквизитов, придающих юридическую силу документу, является реквизит «Подпись». Правильное оформление подписи в документах, в т.ч. наименования должности лица, уполномоченного подписывать документ, важно не только с делопроизводственной, но и с правовой точки зрения.
Пунктом 15 Инструкции по делопроизводству установлена необходимость закрепления в локальных нормативных правовых актах (далее – ЛНПА) организации прав должностных лиц на подписание, утверждение и согласование (визирование) документов.
Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
К числу ЛНПА, в которых закрепляются соответствующие права, относятся:
– организационные документы – устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции работникам, табель форм документов организации, инструкция по делопроизводству в организации и др.;
– распорядительные документы – приказ руководителя организации, решение коллегиальных органов управления;
– договорные документы – трудовой и коллективный договоры, контракт.
Права, указанные в п. 15 Инструкции по делопроизводству, закрепляются в организационных и договорных документах:
– право издания (принятия) и подписания (утверждения) распорядительных, финансовых, договорных документов – в уставе организации (положении о ней);
– право составления и подписания докладных записок, иных информационно-справочных документов – в инструкции по делопроизводству в организации, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам;
– право согласования (визирования) документов – в инструкции по делопроизводству в организации, должностных инструкциях работникам, трудовых договорах (контрактах), коллективных договорах.
Соответствующие права могут отражаться и в иных локальных правовых актах, регламентирующих вопросы документирования отдельных участков деятельности организации (положении о коллегиальном органе, инструкции о ведении делопроизводства по обращениям граждан, положении об учетной политике, положении о премировании и др.).
ЭТО ВАЖНО! В зависимости от того, как предоставляются (делегируются) права подписи: выдача доверенности, регламентация соответствующих норм в уставе организации, приказе руководителя, ином ЛНПА, – элемент «наименование должности лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ» в реквизитах «Подпись», «Гриф утверждения», «Гриф согласования» должен быть оформлен по-разному.
Если в ЛНПА не урегулирован вопрос издания (подписания, утверждения) документов в случае отсутствия руководителя
В деятельности организаций часто возникает необходимость в предоставлении права издания (подписания, утверждения) документов определенным должностным лицам в ситуациях, не урегулированных действующими в организации ЛНПА. Например, в уставах организаций право издания (подписания, утверждения) распорядительных, финансовых, договорных документов, как правило, закрепляется за руководителем. Следовательно, в целях реализации возложенных на организацию задач и функций при длительном отсутствии руководителя (отпуск, командировка и др.) либо в силу других причин (например, необходимость рациональной организации труда) соответствующими правами должно быть наделено иное лицо (лица).
В реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия (часть 12 п. 57 Инструкции по делопроизводству). Данная норма направлена на регулирование оформления указанных реквизитов при предоставлении (делегировании) права подписания (утверждения, согласования) документов, в т.ч. при временном отсутствии уполномоченного подписывать документы работника (руководителя организации, главного бухгалтера и др.).
Справочно: для утверждаемых документов дополнительным реквизитом, придающим им юридическую силу, является реквизит «Гриф утверждения».
Сама процедура делегирования полномочий на издание (подписание, утверждение) документов иным должностным лицам организации непосредственно законодательством не установлена. Вместе с тем делегирование соответствующих полномочий должно быть закреплено в ЛНПА (п. 15 Инструкции по делопроизводству).
На практике данная норма может быть реализована двумя путями в зависимости от организационно-правовой формы организации и принципа управления ею (коллегиальность или единоначалие).
1. Выдача доверенности
Для представительства перед третьими лицами одним лицом (в т.ч. юридическим) другому выдается доверенность (ст. 186 ГК). Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, скрепленной печатью этой организации. Так как доверенность предполагает представительство интересов одного лица другим перед третьими лицами, она обычно выдается на решение вопросов и право подписания документов договорного характера.
В ряде организаций применяется практика выдачи доверенностей на право управления организацией в целом с вытекающими из этого полномочиями на издание (подписание, утверждение) и иных документов, в т.ч. распорядительных и финансовых.
Документ: Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).
В этом случае в наименовании должности лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ на основании этой доверенности, должна быть указана фактически занимаемая им должность.
Например, если доверенность на право управления организацией на период временного отсутствия руководителя выдана главному инженеру организации М.И. Левковичу, то реквизит «Подпись» будет оформлен следующим образом:
Главный инженер Подпись М.И. Левкович
Это определяется тем, что согласно доверенности полномочия на подписание (утверждение, согласование) документов переданы непосредственно главному инженеру.
2. Издание приказа
Право издания (подписания, утверждения) тех или иных документов может быть предоставлено также посредством издания приказа (иного распорядительного документа) (п. 15 Инструкции по делопроизводству). Наиболее характерный пример – издание приказа о возложении обязанностей на период отсутствия руководителя организации, так как исполнение обязанностей руководителя организации автоматически наделяет замещающее его лицо всеми полномочиями руководителя, в т.ч. на издание и подписание документов.
В этом случае в наименовании должности лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ на основании приказа, наряду с фактически занимаемой должностью должна быть указана должность лица, имеющего соответствующие полномочия согласно уставу (т.е. руководителя организации), дополненная словами «исполняющий обязанности».
Например, если генеральный директор издал приказ о назначении главного инженера организации М.И. Левковича исполняющим обязанности руководителя организации на период его временного отсутствия, то реквизит «Подпись» будет оформлен следующим образом:
Исполняющий обязанности
генерального директора –
главный инженер Подпись М.И. Левкович
Это объясняется тем, что согласно такому приказу полномочия на подписание (утверждение, согласование) документов передаются не главному инженеру как должностному лицу, а лицу, назначенному исполнять обязанности генерального директора организации, который согласно уставу организации единственно наделен соответствующими полномочиями.
Если в ЛНПА урегулирован вопрос издания (подписания, утверждения) документов в случае отсутствия руководителя
Если в уставе организации, ином ЛНПА определено должностное лицо, осуществляющее руководство организацией либо исполняющее обязанности руководителя организации при его временном отсутствии, то делегирование соответствующих полномочий путем издания приказа либо оформления доверенности не требуются.
ЭТО ВАЖНО! Оформление элемента «наименование должности лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ» в реквизитах «Подпись», «Гриф утверждения», «Гриф согласования» зависит от того, какие полномочия соответствующему должностному лицу предоставлены уставом (иным локальным правовым актом): осуществлять руководство организацией при временном отсутствии руководителя организации либо исполнять обязанности руководителя организации при его временном отсутствии.
1. Должностное лицо наделено правом руководства организацией
В уставе организации может быть определено, что соответствующее должностное лицо в период отсутствия руководителя осуществляет руководство организацией, издает приказы, подписывает финансовые документы и т.д. В этом случае в наименовании должности лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ на основании устава, должна быть указана фактически занимаемая им должность.
Например, если в уставе организации закреплено, что главный инженер в случае временного отсутствия генерального директора осуществляет управление организацией, имеет право подписи документов, то реквизит «Подпись» будет оформлен так:
Главный инженер Подпись М.И. Левкович
2. Должностное лицо исполняет обязанности руководителя
В уставе организации может быть определено, что соответствующее должностное лицо в период отсутствия руководителя организации исполняет его обязанности. В этом случае в наименовании должности лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ на основании устава, наряду с фактически занимаемой должностью должна быть указана должность лица, имеющего соответствующие полномочия согласно уставу (т.е. руководителя организации), дополненная словами «исполняющий обязанности».
Например, если в уставе организации закреплено, что главный инженер в случае временного отсутствия генерального директора исполняет его обязанности, то реквизит «Подпись» будет оформлен так:
Исполняющий обязанности
генерального директора –
главный инженер Подпись М.И. Левкович
В любом случае в наименование должности лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, должна быть указана его фактическая должность.
Аналогичным образом должен решаться вопрос при оформлении в реквизите «Подпись» наименования должности лица, временно наделенного полномочиями главного бухгалтера, руководителя структурного подразделения.
Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского
института документоведения и архивного дела
