Исключаем ошибки при предоставлении трудовых отпусков работникам

 

 

 

 

Порядок предоставления трудовых и социальных отпусков регулирует гл. 12 Трудового кодекса РБ (далее – ТК).

 

Отпуск необходим для отдыха и восстановления работоспособности, укрепления здоровья и иных личных потребностей работника.

 

Рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, – это промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК).

 

Трудовые отпуска (основной и дополнительный) за первый рабочий год предоставляют не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя (часть первая ст. 166 ТК).

 

 

До истечения 6 месяцев работы наниматель обязан предоставить трудовые отпуска по желанию работника:

 

– женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;

 

– лицам моложе 18 лет;

 

– работникам, принятым на работу в порядке перевода;

 

– совместителям, если трудовой отпуск по основному месту работы приходится на период до 6 месяцев работы по совместительству;

 

– участникам Великой Отечественной войны;

 

– женщинам, имеющим 2 и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

 

– работникам, обучающимся в вечерних школах и учреждениях, обеспечивающих получение профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования, в вечерней или заочной форме получения образования.

 

ЭТО ВАЖНО! Иные случаи предоставления трудовых отпусков до истечения 6 месяцев можно предусмотреть в коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре

.

Работающим женам (мужьям) военнослужащих по их желанию трудовой отпуск предоставляется одновременно с отпуском их мужей (жен).

 

Отпуск предоставляется полной продолжительности.

 

 

Законом допускается предоставление трудового отпуска до истечения 6 месяцев работы пропорционально отработанной части рабочего года, но не менее 14 календарных дней (часть четвертая ст. 166 ТК), что фактически является разделением отпуска на части.

 

В первом рабочем году трудовой отпуск может быть предоставлен не только через 6 месяцев, но и через 6–11 месяцев. Шесть месяцев – это минимальный период, после которого может предоставляться трудовой отпуск.

 

 

Отпуска за второй и последующие рабочие годы предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления трудовых отпусков, которая устанавливается графиком трудовых отпусков. График будет действителен, если он утвержден нанимателем по согласованию с профсоюзом либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.

 

График трудовых отпусков составляют на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводят до сведения всех работников.

 

Можно предусмотреть иной срок составления графика отпусков в коллективном договоре, либо срок может быть согласован нанимателем с профсоюзом.

 

Обращаем внимание, что требований об указании в графике отпусков даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит.

 

ЭТО ВАЖНО! В графике отпусков указывают только месяцы предоставления трудовых отпусков. День отпуска фиксируют в приказе о предоставлении отпуска, записке об отпуске.

 

Месяц и дата отпуска, определенные нанимателем по согласованию с работником, обязательны для них и могут быть изменены только по соглашению между ними.

 

О начале отпуска работника необходимо уведомить не позднее чем за 15 календарных дней. Работника, которому трудовой отпуск предоставляется индивидуально, уведомляют в тот же срок письменно.

 

 

Вариант 1. Не менее чем за 15 календарных дней вывесить списки работников с указанием структурного подразделения, месяца и дня начала отпуска и его окончания либо направить руководителям соответствующих структурных подразделений такой список.

 

Вариант 2. Не менее чем за 15 календарных дней ознакомить работника под роспись с приказом о предоставлении отпуска или запиской об отпуске, в которой указаны даты  начала и окончания трудового отпуска.

 

Невыполнение нанимателем установленной ст. 169 ТК обязанности об уведомлении работника о времени начала трудового отпуска может быть квалифицировано уполномоченными должностными лицами Департамента государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты как нарушение законодательства о труде.

 

Порядок замены отпуска денежной компенсацией предусмотрен ст. 161 ТК: часть трудового отпуска (основного и дополнительного), превышающая 21 календарный день, по соглашению между работником и нанимателем может быть заменена денежной компенсацией.

 

Не допускается замена денежной компенсацией отпусков, предоставляемых авансом, беременным женщинам, работникам, признанным инвалидами, работникам моложе 18 лет и работникам за работу в зонах радиоактивного загрязнения в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС, а также дополнительных отпусков за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы.

 

 

Вопрос о замене части трудового отпуска денежной компенсацией должен решаться в момент предоставления отпуска. Замена трудового отпуска денежной компенсацией – это исключение из общего правила использования отпуска, а не правило, обязательное к исполнению.

 

Соблюдайте следующие условия и порядок:

 

– трудовые отношения с работником должны продолжаться после отпуска;

 

– у вас должно быть письменное заявление работника и согласие нанимателя, оформленное в виде резолюции на заявлении;

 

– соглашение сторон о замене части отпуска денежной компенсацией должно быть достигнуто и оформлено до начала предоставления части отпуска, которая будет реально использована;

 

– не менее 21 календарного дня отпуска должно быть использовано по прямому назначению, т.е. в натуре;

 

– работник должен отработать весь свой рабочий год, под которым понимается 12 месяцев минус суммарная продолжительность трудового отпуска, на который работник имеет право.

 

ЭТО ВАЖНО! При разделении отпуска на части (часть первая ст. 174 ТК) не применяется норма ст. 161 ТК.

 

 

 

 

Нередко возникает вопрос о возможности переноса трудового отпуска на следующий рабочий год.

 

Перенос трудового отпуска на следующий рабочий год законодательством о труде не предусмотрен. Непредоставление трудового отпуска работнику в текущем рабочем году будет являться нарушением трудового законодательства.

 

Вместе с тем законодательство о труде допускает перенос части отпуска на следующий рабочий год только в 2 случаях, предусмотренных ст. 170 ТК (в исключительных случаях в связи с производственной необходимостью) и частью третьей ст. 174 ТК (в случае отзыва работника из трудового отпуска).

 

 

Перенос части трудового отпуска на следующий рабочий год возможен лишь по инициативе нанимателя с согласия работника в исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации. При этом до конца текущего рабочего года работник должен использовать не менее 14 календарных дней отпуска.

 

Переносимую часть трудового отпуска по желанию работника либо присоединяют к отпуску за следующий рабочий год, либо она используется отдельно.

Запрещается непредоставление трудового отпуска работникам моложе 18 лет и работникам, имеющим право на дополнительный отпуск в связи с вредными и (или) опасными условиями труда.

 

 

Отзыв из отпуска предполагает перерыв в его использовании, о котором работник и наниматель заранее не договаривались. Необходимость в отзыве работника возникает в процессе использования трудового отпуска и должна быть отражена в приказе об отзыве работника из отпуска.

 

Не использованную в связи с отзывом часть отпуска по договоренности  между работником и нанимателем компенсируют одним из 3 способов (часть третья ст. 174 ТК):

 

– предоставляют в течение текущего рабочего года в срок, определяемый соглашением между работником и нанимателем;

 

– по желанию работника  присоединяют к отпуску за следующий рабочий год;

 

– по желанию работника компенсируют в денежной форме.

 

При желании работника использовать неиспользованную часть в течение текущего рабочего года в приказе на отзыв из отпуска должен быть указан период (месяц, квартал), в котором работник желает использовать эту часть.

 

В случае присоединения неиспользованной части к отпуску за следующий рабочий год она будет предоставляться вместе с отпуском в следующем рабочем году согласно графику отпусков.

 

По желанию работника неиспользованную часть отпуска можно заменить денежной компенсацией (ст. 170 и 174 ТК).

 

Отзыв из отпуска следует производить с учетом использования работником в текущем рабочем году не менее 14 календарных дней в натуре.

 

Выплачивая за оставшуюся часть отпуска денежную компенсацию, действуйте по правилам ст. 174 ТК. В данном случае ст. 161 ТК применяться не будет. Для выплаты компенсации не требуется обязательная отработка работником полного рабочего года и использование в натуре 21 календарного дня отпуска.

 

Некоторые наниматели допускают нарушения установленного частью пятой ст. 174 ТК запрета на отзыв отдельных категорий работников, полагая, что заявление работника с согласием на отзыв или просьбой отозвать из отпуска исключает наступление ответственности. В случае установления надзорными органами такого нарушения не будет иметь значения, что работник был согласен на отзыв либо инициировал отзыв из отпуска.

 

 

Разделение трудового отпуска можно производить по договоренности между работником и нанимателем на 2 части, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением (ст. 174 ТК). В данном случае перечень указанных документов является исчерпывающим, а под соглашением подразумевается соглашение как нормативный правовой акт, заключаемый на республиканском (генеральное соглашение), отраслевом (тарифное соглашение) и местном (местное соглашение) уровнях, предусматривающий иное разделение отпуска на части.

 

Как правило, вопрос о разделении трудового отпуска на части решается сторонами трудового договора при составлении графика отпусков (в графике указывают  части отпуска) либо непосредственно при предоставлении трудового отпуска.

 

 

Трудовой кодекс (ст. 171 ТК) предусматривает право работника на перенос или продление трудового отпуска в течение текущего рабочего года. Следует обратить внимание, что речь в данном случае идет о переносе и продлении трудового отпуска в рамках текущего рабочего года.

 

Так, трудовой отпуск может быть перенесен или продлен:

 

1) при временной нетрудоспособности работника;

 

2) при наступлении отпуска по беременности и родам;

 

3) в случае привлечения работника к выполнению государственных обязанностей с правом на освобождение от работы;

 

4) при совпадении трудового отпуска с отпуском в связи с обучением (если работник оформил такой отпуск перед трудовым отпуском или во время него после получения вызова учреждения образования);

 

5) в случаях невыплаты работнику в установленный срок заработной платы за время отпуска;

 

6) с согласия сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором.

 

Если причины, перечисленные в части второй ст. 171 ТК, наступают во время трудового отпуска, он продлевается на соответствующее число календарных дней либо по желанию работника неиспользованная часть отпуска переносится на другой согласованный с нанимателем срок текущего рабочего года.

 

Если такие причины наступили до начала трудового отпуска, отпуск по желанию работника переносится на другое время текущего рабочего года, определяемое по договоренности между работником и нанимателем.

 

Довольно часто работники не исполняют свою обязанность по уведомлению нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска. Это влечет возникновение негативных последствий в первую очередь для самого работника.

 

 

 

ЭТО ВАЖНО! Продление трудового отпуска осуществляется со дня, следующего за днем окончания трудового отпуска либо периода нетрудоспособности (если нетрудоспособность наступила в период отпуска и продолжилась после его окончания), независимо от того, на какой день недели выпадает этот день (рабочий или выходной).

 

Если между окончанием периода нетрудоспособности либо трудового отпуска и началом не использованной в связи с болезнью частью трудового отпуска происходит перерыв даже в 1 день, то фактически будет иметь место перенос отпуска, а не его продление.

 

Продление отпуска оформляйте приказом (распоряжением) нанимателя.

 

В ситуации, изложенной в примере 2, работнику нужно обратиться к нанимателю с заявлением, содержащим просьбу продлить трудовой отпуск на количество календарных дней временной нетрудоспособности, с приложением листка нетрудоспособности. Такое заявление подтверждает волеизъявление работника именно на продление отпуска, поскольку при данных обстоятельствах неиспользованная часть трудового отпуска может быть перенесена.

 

Когда перенос отпуска осуществляется с согласия сторон, от работника требуется письменное заявление, на которое налагает резолюцию наниматель. При переносе трудового отпуска на другой срок в график отпусков, как правило, исправления не вносят, а заявление работника с согласительной резолюцией прилагают к графику отпусков.

 

 

За время трудового отпуска за работником сохраняется средний заработок, исчисляемый в порядке, установленном Правительством или уполномоченным им органом (ст. 175 ТК).

 

Наниматель обязан выплатить средний заработок за время трудового отпуска не позднее чем за 2 дня до начала отпуска (ст. 176 ТК).

 

Обратите внимание, что по п. 4 Декрета Президента РБ от 26.07.1999  № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (далее – Декрет) средний заработок за все время отпуска следует выплачивать не позднее чем за 1 день до начала отпуска.

 

Таким образом, при выплате среднего заработка за время трудового отпуска в отношении работников, работающих на условиях заключенного контракта, надо руководствоваться нормами Декрета.

 

Кроме того, необходимо отметить, что нормы законодательства о труде  предусматривают предварительную, до начала отпуска, выплату заработка, сохраняемого за время трудового отпуска. Действие указанных норм направлено на соблюдение интересов работника и является обязанностью нанимателя. В случае их невыполнения у работника есть право требовать переноса отпуска.

 

ЭТО ВАЖНО! Несвоевременная выплата среднего заработка за время трудового отпуска является нарушением сроков выплаты заработной платы. За нарушение сроков выплаты заработной платы наниматель несет ответственность, установленную ст. 465 ТК и подп. 2.10 п. 2 Декрета.

 

Юридические и физические лица, виновные в нарушении законодательства о труде, несут дисциплинарную, административную, уголовную и иную ответственность (ст. 465 ТК).

 

Персональная ответственность руководителя юридического лица за несвоевременную выплату работникам заработной платы предусматривается в коллективном договоре юридического лица, а также в контракте, заключаемом с руководителем органом, уполномоченным управлять государственным имуществом.

 

Ответственность за нарушение нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя порядка и сроков выплаты заработной платы предусмотрена ч. 1 ст. 9.19 Кодекса РБ об административных правонарушениях.

 

 

Если трудовой отпуск предоставлен с соблюдением установленного порядка, т.е. трудовой отпуск был запланирован в графике отпусков, работник уведомлен о времени начала трудового отпуска за 15 календарных дней, издан приказ (распоряжение) о предоставлении трудового отпуска, своевременно произведена выплата среднего заработка за время трудового отпуска, но работник отказывается использовать отпуск в определенный для него срок без законных оснований, вы вправе отказать ему в переносе отпуска и не выплачивать денежную компенсацию за неиспользованный отпуск, кроме случаев, предусмотренных частью первой ст. 179 ТК, т.е. при увольнении. Указанные последствия отказа закреплены в ст. 173 ТК.