(Окончание. Начало см.: Я – специалист по кадрам.– 2015. – № 23. – С. 10.)
Выдача трудовой книжки
Наибольшее количество нарушений трудового законодательства допускается должностными лицами нанимателя при выдаче трудовых книжек работникам на время и при увольнении.
Пример 4
С письменной жалобой в ДГИТ обратился работник ООО «С»: наниматель не выдал ему в день увольнения трудовую книжку. В ходе внеплановой проверки, проведенной по жалобе работника, было установлено, что наниматель действительно отказал работнику в выдаче трудовой книжки. Инспектор отдела кадров пояснила, что работник не сдал при увольнении обходной лист, а за ним числятся материальные ценности, по требованию директора организации таким работникам трудовые книжки при увольнении не выдаются до сдачи подписанного обходного листа.
По результатам проверки нанимателю было выдано обязательное для исполнения предписание с требованием выдачи работнику трудовой книжки, выплате среднего заработка за время вынужденного прогула и изменении даты увольнения на день выдачи трудовой книжки. Виновные должностные лица (директор и инспектор по кадрам) привлечены к административной ответственности в виде штрафа.
Справочно:
Дгит – Департамент государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь.
При увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)) все записи, внесенные в соответствующие разделы трудовой книжки за время его работы у данного нанимателя, заверяются подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации).
При задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. При этом дата увольнения изменяется на день выдачи трудовой книжки (ст. 79 ТК).
Кроме того, должностное лицо нанимателя, виновное в задержке выдачи трудовой книжки работнику при увольнении, привлекается к административной ответственности в виде штрафа в размере от 2 до 20 базовых величин (ч. 4 ст. 9.19 КоАП).
Несмотря на серьезные правовые последствия для лиц, допустивших нарушения законодательства, при проведении проверок по обращениям граждан нередко подтверждаются случаи невыдачи на руки работнику трудовой книжки при увольнении. Должностные лица нанимателя приводят в свое оправдание отказ работника от получения трудовой книжки либо отсутствие работника на рабочем месте в последний день работы. При этом часто данные факты подтверждаются лишь устным объяснением должностного лица, документальное подтверждение отсутствует.
Если работника по какой-то причине нет на работе в день увольнения и он не может получить на руки трудовую книжку, то наниматель в этот же день должен отправить ему заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за получением трудовой книжки. А в случае если работник находился на работе в последний рабочий день, однако отказался от получения трудовой книжки, нанимателю необходимо оформить акт с указанием присутствующих при этом свидетелей.
Кроме того, рекомендуем привлекать не менее 2 свидетелей и желательно, чтобы это были лица из структурного подразделения увольняющегося работника. Обусловлена данная рекомендация возможным возникновением спорных ситуаций в дальнейшем.
Пример 5
В Гомельское областное управление ДГИТ обратился гражданин В., каменщик строительной организации, с жалобой на отказ нанимателя в выдаче трудовой книжки при увольнении. В ходе проведения проверки наниматель представил акт об отказе в получении трудовой книжки работником. При этом в качестве свидетелей выступали коммерческий директор и главный бухгалтер организации. Работник В. в дальнейшем обжаловал законность данного акта с привлечением свидетелей из числа работников строительной бригады.
В некоторых случаях наниматель допускает нарушение трудового законодательства, высылая вместо уведомления о необходимости явиться за получением трудовой книжки саму трудовую книжку. Однако в соответствии с п. 74 Инструкции пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного заявления работника.
Работник может обратиться к нанимателю с просьбой о временной выдаче трудовой книжки на руки. В этом случае наниматель выдает работнику по его письменному заявлению не позднее чем в 5-дневный срок со дня его подачи, трудовую книжку не более чем на 5 календарных дней.
При получении от нанимателя трудовой книжки работник составляет в произвольной форме расписку, где указываются получение трудовой книжки на руки, дата получения и обязательства возврата трудовой книжки.
Ситуация 2
Организация выдала работнице, находящейся в социальном отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, трудовую книжку для ее представления в посольство. В установленный срок трудовая книжка не была возвращена.
Какие действия должен предпринять наниматель, чтобы избежать административной ответственности?
Следует направить письменное уведомление о необходимости возврата трудовой книжки.
Ситуация 3
Работник, которому временно была выдана трудовая книжка, утратил ее.
Что делать нанимателю?
Наниматель выдает работнику дубликат трудовой книжки. Стоимость дубликата трудовой книжки в этом случае взимается с работника (часть первая п. 77 Инструкции). Соответствующая сумма может быть удержана из заработной платы работника (ст. 107 ТК) либо внесена работником в кассу организации.
Хранение трудовой книжки
При поступлении работника на работу трудовая книжка передается на хранение нанимателю (п. 79 Инструкции). Трудовая книжка лица, назначенного временным (антикризисным) управляющим, хранится в кадровой службе по основному месту работы.
Трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах) (п. 80 Инструкции).
В обязанности нанимателя входит выдать работнику надлежащим образом оформленную трудовую книжку в день увольнения.
Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при увольнении, остаются в течение 2 лет на хранении у нанимателя и хранятся отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению.
Наниматель обязан приказом (распоряжением) назначить должностное лицо, ответственное за сохранность и ведение трудовых книжек работников.
В обязанности нанимателя или уполномоченного должностного лица входит ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее – книга учета).
Книга учета ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, должностным лицом. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).
При приеме трудовой книжки уполномоченным должностным лицом работнику выдается расписка в получении трудовой книжки, которая составляется в произвольной форме, где указываются реквизиты организации, в т.ч. проставляется печать нанимателя (представительства иностранной организации). О получении расписки работник расписывается в книге учета.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета, где указывает дату получения. В случае пересылки трудовой книжки по почте в книге учета должностное лицо проставляет соответствующую отметку.
Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя (представительства иностранной организации).
Если при проведении проверки по соблюдению законодательства о труде будет установлено, что наниматель не ведет книгу учета или ведет ее с нарушениями порядка, установленного Инструкцией, виновное должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности в виде штрафа по ч. 4 ст. 9.19 КоАП.
Ситуация 4
Все трудовые книжки, принимаемые нанимателями на хранение с 14 сентября 2014 г., должны регистрироваться в книге учета по новой форме. По сравнению с ранее действовавшей формой книги учета в новой форме вместо графы «Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши к ним» введена графа «Подпись работника в получении расписки за полученную трудовую книжку». Остальные графы книги учета остались прежними, однако в некоторые из них внесены уточнения. Таким образом, предполагается, что с 14 сентября 2014 г. должна проставляться подпись работника в получении расписки за полученную трудовую книжку.
В связи с этим возникает вопрос: надо ли вносить работников, принятых до 14 сентября 2014 г., в новую книгу?
Конкретный порядок действий нанимателя относительно ведения прежней книги учета с записями о ранее принятых от работников трудовых книжках в законодательстве не разъяснен. Исходя из этого, можно предположить, что кадровые службы могут поступить по-разному. Например, могут по имеющимся в наличии трудовым книжкам продолжать вести прежнюю книгу учета, а с 14 сентября 2014 г. принимать трудовые книжки и регистрировать их в книге учета по новой форме. В этом случае у нанимателя фактически будет 2 книги учета.
Поскольку нет четких рекомендаций, то полагаем, что не будет нарушением, если кадровые службы организаций перенесут сведения по имеющимся в наличии трудовым книжкам из прежней книги учета в новую и внесут все записи в нее.
Алексей Штейнер, юрист, специалист в сфере трудового законодательства
Документы:
Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее- КоАП).
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция).
