Кадровая служба и бухгалтерия: конфликт интересов или партнерское взаимодействие?

 

В процессе трудовой деятельности кадровая служба взаимодействует практически со всеми структурными подразделениями организации. Особенно тесное взаимодействие и обмен документацией происходят с бухгалтерией, поэтому так важно, чтобы эти 2 отдела смогли наладить партнерские отношения для координации совместных действий.

 

Законодательство о труде предполагает, что любые юридически значимые действия (как кадровые, так и финансовые) между работником и нанимателем в рамках трудовых правоотношений подлежат документальному оформлению. Основанием для назначения той или иной выплаты являются приказ (распоряжение) нанимателя, трудовой или коллективный договор, а также иные локальные нормативные правовые акты (далее – ЛНПА) нанимателя. Таким образом, правило документального подтверждения является постулатом для обеих служб.

 

Однако, как показывает практика, между этими двумя службами часто отсутствует понимание в вопросах документооборота и, как следствие, возникают проблемы как у работников, так и у нанимателя.

 

Еще один немаловажный нюанс – значение некоторых документов этими службами трактуется по-разному, также неоднозначны подходы к оформлению некоторых документов.  

 

Как правило, взаимодействие кадровой службы и бухгалтерии ведется по следующим направлениям:

– оплата труда;

– оплата листков по временной нетрудоспособности работников;

– оплата трудовых и социальных отпусков;

– выплаты стимулирующего характера, материальной помощи и т.д;

– по вопросам составления справок о заработной плате для оформления пенсий, пособий;

– по вопросам направления в служебные командировки;

– по вопросам перевода работника на другую работу;

– по вопросам временного перевода к другому нанимателю;

– удержания из заработной платы;

– выплата окончательного расчета и компенсационных выплат при увольнении и др.

 

Для осуществления бухгалтерских операций, отчетности бухгалтерия запрашивает у кадровой службы:

– установленную отчетность в соответствии с утвержденными графиками, инструкциями и положениями;

– сведения о приеме, перемещении, увольнении работников организации (подразделений);

– сведения о текучести кадров;

– сведения о численности (списочной, явочной) работников;

– приказы о приеме, перемещении, увольнении материально ответственных лиц;

– табели учета рабочего времени, листки временной нетрудоспособности к оплате.

 

Для того чтобы бухгалтерия могла правильно и своевременно проводить вышеперечисленные операции, в организации должно быть четко налажено движение кадровых документов от кадровой службы к бухгалтерии.

 

Не оформленные в соответствии с требованиями трудового законодательства кадровые документы (приказы, заявления, справки) либо оформленные с нарушением установленных законодательством сроков, отсутствие необходимых для работы ЛНПА (штатное расписание, график отпусков, графики работ (сменности) и др.), несвоевременное представление документов кадровой службой в бухгалтерию влекут за собой нарушения норм трудового законодательства, приводят к ошибкам в бухгалтерском и налоговом учете. Такие действия либо бездействие нанимателя (должностных лиц) в процессе трудовых отношений могут быть квалифицированы как вред, причиненный работнику (работникам), за который предусмотрена соответствующая ответственность для нанимателя и его должностных лиц.

 

ЭТО ВАЖНО!За указанные нарушения законодательством предусмотрена дисциплинарная (п. 6 ст. 12, ст. 198 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)) и административная ответственность (ст. 9.19, 12.1 Кодекса РБ об административных правонарушениях (далее – КоАП)).

 

Допущенные нарушения и ошибки могут быть обнаружены как нанимателем, так и специально уполномоченным государственным органом надзора и контроля в ходе проверки деятельности организации и ведения документооборота.

 

 

Для того чтобы исключить непонимание между службами и, как следствие, нарушения, нанимателю необходимо:

– закрепить в ЛНПА, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работников, инструкции по делопроизводству и других документах обязанности по составлению кадровой и бухгалтерской документации;

– определить регламент взаимодействия бухгалтерии и кадровой службы.

 

 

В первую очередь нанимателю необходимо распределить обязанности между структурными подразделениями на основе партнерского взаимодействия. Как это сделать? Рассмотрим некоторые правила построения взаимодействия.

 

Это правило рекомендуем прописать в 2 локальных документах: в Положении о кадровой службе (Положение об отделе кадров) и Положении о бухгалтерской службе. Оба документа определяют статус конкретного структурного подразделения и его функции в организации.

 

Справочно: при разработке Положения о кадровой службе следует руководствоваться Типовым положением о кадровой службе предприятия (организации), утвержденным постановлением Минтруда РБ от 18.12.1997 № 118.

 

Обязанность по оформлению и ведению кадровой документации должна быть предусмотрена должностной инструкцией работника, положением о структурном подразделении, инструкцией по кадровому делопроизводству.

 

 

Бухгалтерия.Порядок разработки, оформления и движения бухгалтерской документации регламентирован Законом РБ от 18.10.1994 № 3321-ХII«О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон о бухучете). Так, ведение бухгалтерского учета в организации осуществляется согласно ее учетной политике, сформированной в соответствии с законодательством и утвержденной решением руководителя организации. Как правило, организации, руководствуясь нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету и отчетности, самостоятельно формируют свою учетную политику исходя из их структуры, отраслевых и иных особенностей хозяйственной деятельности.

 

Справочно:бухгалтерская отчетность – система показателей, содержащая информацию о результатах хозяйственной деятельности и финансовом положении организации;

бухгалтерский учет– система непрерывного и сплошного документального отражения информации о хозяйственной деятельности организации методом двойной записи в денежном выражении на счетах бухгалтерского учета в соответствии с законодательством РБ.

 

Кадры.Работу с кадровой документацией кадровая служба должна осуществлять в соответствии со следующими документами:

– Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (в ред. от 27.01.2012);

– Государственным стандартом РБ СТБ 6.38-2004«Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

– Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41;

– Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

 

Инструкция по делопроизводству должна разрабатываться в организации с учетом специфики деятельности организации, объема документооборота и выполнять следующие задачи:

– конкретизировать процедуру составления кадровой документации;

– определять срок (минимальный, максимальный) нахождения документов на рассмотрении у работников;

– определять задачи должностных лиц при составлении, проверке, передаче соответствующим подразделениям организации и подписании (утверждении) кадровых документов;

– устанавливать порядок регистрации, учета, хранения, выдачи документов;

– устанавливать и разграничивать ответственность за оформление и представление кадровых документов в местах их составления, согласования, подписания и хранения;

– определять должности работников, за которыми закрепляются конкретные функции: составление, согласование, подписание, утверждение, передача оригиналов и копий каждого отдельно взятого документа в бухгалтерию и в другие подразделения для обработки или дальнейшего хранения.

 

 

Оформление трудовых отношений, а также операций по расчетам заработной платы, выплата денежных компенсаций сопровождается значительным количеством документов. Важность этих документов нельзя недооценивать, поэтому рекомендуем не относиться формально к их разработке.

 

 

Как правило, спор между двумя службами разгорается на почве правильности оформления необходимых документов. Часто бухгалтеры возвращают в кадровую службу документы со словами: «Документы оформлены неправильно. Не хватает реквизитов… К тому же сроки нарушены. Забирайте документы обратно, исправляйте ошибки! Нам нужны нормальные документы, а не то, что вы нам представили».

 

Справочно:обращаем внимание кадровых служб бюджетных организаций. Все структурные подразделения, входящие в состав организации, а также организации, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, должны своевременно представлять в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы (копии выписок из приказов и распоряжений, относящихся непосредственно к исполнению сметы расходов, а также договоры, акты выполненных работ, счета, накладные, авансовые отчеты, документы на списание имущества с баланса и др.). Требования главного бухгалтера в части порядка оформления и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников организации, а при централизации учета – для всех обслуживаемых организаций (абз. 4–5 п. 10 постановления Минфина РБ от 08.02.2005 № 15 «Об утверждении Инструкции о порядке организации бухгалтерского учета бюджетными организациями и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации» (с изменениями и дополнениями, вступившими в силу с 1 января 2012 г.).

 

Бухгалтерия вправе требовать правильно оформленных документов, этот факт является неоспоримым. Учетную политику организации, которая в обязательном порядке включает в себя регламентацию движения первичных документов, формирует главный бухгалтер (бухгалтер) организации и утверждает руководитель организации.

 

Однако документооборот кадровой службы и бухгалтерии – это абсолютно разные системы. Как можно исправить ситуацию?

 

Например, можно составить сводный график документооборота. В такой график необходимо включить те документы, которые составляются (разрабатываются) службами и необходимы им для совместной работы. В графике следует отразить порядок составления документов, их обработку и условия хранения.

 

Работу с графиком, его утверждение, порядок внесения в него изменений рекомендуем прописать в инструкции по делопроизводству организации или в положениях о службах.

 

Таким образом, из сводного графика документооборота между бухгалтерией и кадровой службой будут видны:

– путь прохождения каждого конкретного документа – от момента составления, оформления, утверждения (подписания) до передачи соответствующему структурному подразделению (работнику);

– срок хранения документа и количество экземпляров;

– исполнители документа, в т.ч. структурное подразделение.

 

 

График можно оформить в виде схемы (таблицы) или перечня работ по оформлению и обработке документов, создаваемых службами, с указанием ответственных  исполнителей. Для исполнителей следует предусмотреть графу, где будут перечислены все закрепленные за ним документы, относящиеся к его сфере деятельности, сроки их представления и структурные подразделения, куда он обязан представлять документы.

 

Контроль за соблюдением исполнителями графика оборота документов могут осуществлять главный бухгалтер и начальник кадровой службы.

 

ЭТО ВАЖНО!Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (ст. 16 Закона о бухучете). Руководитель организации обязан создать все необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить выполнение всеми подразделениями, службами и работниками, причастными к бухучету, правомерных требований главного бухгалтера по соблюдению порядка оформления и представления для учета первичных учетных документов.