Регистрация документов после реорганизации организации
Регистрация документов – запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Регистрации подлежат все документы организации, требующие учета и исполнения.
Порядок регистрации документов в организациях регламентирует Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция).
Регистрационным индексом приказа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный идентифицирующим разновидность документа буквенным или иным условным обозначением (подп. 142.4 п. 142 Инструкции).
Таким образом, порядковый регистрационный номер приказа «обнуляется» в начале каждого делопроизводственного года. Однако в Инструкции отсутствует указание на то, как следует формировать порядковый регистрационный номер документа в том случае, если произошла реорганизация организации. Формы реорганизации даны в ст. 54 Гражданского кодекса РБ (далее – ГК).
Фактически делопроизводство (в том виде, в котором оно осуществлялось до реорганизации) прекращается и начинается заново уже в реорганизованной организации.
Юридическое лицо считается реорганизованным (за исключением случаев реорганизации в форме присоединения) с момента государственной регистрации вновь возникших юридических лиц (ст. 53 ГК).
При реорганизации юридического лица в форме присоединения к нему другого юридического лица первое из них считается реорганизованным с момента внесения в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица. С этого момента делопроизводство в реорганизованной организации прекращается и начинается в организации-правопреемнике, а документам будут присваиваться номера по порядку, начиная с первого.
В случае реорганизации организации в форме преобразования возможны следующие варианты регистрации документов:
– вариант 1: продолжить регистрацию документов и их нумерацию начатой в начале года в старых регистрационных формах.
– вариант 2: создать с момента реорганизации новые регистрационные формы, т.е. завести новые журналы и картотеки. В таком случае регистрация документов должна начинаться с первого порядкового номера.
Оба способа регистрации документов допустимы. Вариант 2 в определенных ситуациях облегчит поиск документов, но усложнит процедуру формирования дел, так как по общему правилу в дела группируются документы в пределах одного календарного года, но согласно их порядковым номерам. Соответственно как только с момента реорганизации документам будут присваиваться номера по порядку, начиная с первого, все эти документы необходимо будет формировать в новое дело.
Передача незавершенных дел
В случае реорганизации государственных и негосударственных организаций с передачей функций и прав другой организации последняя принимает по акту не завершенные делопроизводством дела и архив реорганизуемой организации (подп. 15.2.9 п. 15 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5).
Не завершенные делопроизводством дела передаются вместе с картотеками и документами. Они включаются в номенклатуру дел реорганизованной организации для их завершения и оформления.
Работа с личными делами работников после реорганизации
Личные дела работников после окончания их ведения оформляют и передают в архив организации. Таким образом, если реорганизация сопровождалась увольнением работников, их личные дела закрывают (т.е. документы больше не оформляются в личные дела) в реорганизуемой организации, оформляют и передают в архив.
Если работники не увольняются и их личные дела не закрывают, то в надписи на обложке дела следует внести необходимые изменения и уточнения: дописывается новое название организации, а старое название заключается в скобки.
Если при реорганизации образуются несколько юридических лиц (выделение, разделение) и процедура сопровождается увольнением работников из одной организации и приемом их в другую, то личные дела увольняемых работников закрываются в той организации, из которой они увольняются. Новые личные дела заводят в организации, которая принимает их на работу после реорганизации.
