Несоблюдение нанимателем обязанностей по ведению делопроизводства в организации влечет за собой применение мер административной ответственности в порядке, установленном законодательством.
В компетенцию специалиста по кадрам входят составление и своевременное представление различной отчетности и подготовка нормативных и распорядительных документов в соответствии с номенклатурой дел в организации. Мы рассмотрим изменения в законодательстве и нормативных документах, которые произошли в последнее время и касаются именно отчетов, которые нужно готовить сейчас.
1. Обновить журналы, списки работников, у которых заканчиваются контракты или подходит время оформления пенсии, начать новую нумерацию и регистрацию в соответствующих журналах приказов и иных распорядительных актов.
Распорядительные документы, издаваемые в организациях, подразделяют на 3 вида:
– по основной деятельности;
– по личному составу;
– по административно-хозяйственным вопросам.
Постановления и решения – на 2: по основной деятельности и по личному составу (п. 98 Инструкции по делопроизводству).
Нумерация всех распорядительных документов ведется по календарному году, т.е. первый приказ по кадрам, например, в январе 2015 г. в организации будет иметь номер 1-к, по основной деятельности – № 1 и т.д.
2. Утвердить приказом руководителя до 5 января 2015 г. график отпусков и довести его до сведения работников организации под роспись.
3. Утвердить штатное расписание и номенклатуру дел организации.
Штатное расписание в организации может утверждаться по мере необходимости, если происходят изменения в нем, но целесообразно утверждать его, как и номенклатуру дел организации, в начале года.
4. Сдать отчет о вакансиях в организации.
В органы по труду, занятости и социальной защите населения по месту размещения организации подаются сведения о вакансиях, которые имеются в штатном расписании организации на начало года (ст. 21 Закона о занятости)
5. Представить отчетность по воинскому учету.
О приеме и увольнении всех военнообязанных в недельный срок сообщается в военные комиссариаты. Специалист по кадрам или работник, ответственный за работу по воинскому учету, участвует в сверке учетно-воинских документов по графику, установленному военным комиссариатом (пп. 119, 131 Инструкции о порядке организации и ведения воинского учета военнообязанных, утвержденной постановлением Минобороны РБ от 31.05.2011 № 58, с изменениями).
6. Сдать табель использования рабочего времени.
Табель использования рабочего времени необходимо сдавать в бухгалтерию для начисления заработной платы в первый рабочий день месяца, следующий за расчетным. С учетом выходных дней в 2015 г. это 5 января, 2 февраля, 2 марта, 1 апреля, 4 мая и т.д.
7. Подготовить и представить отчеты в Фонд социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты РБ (далее – ФСЗН).
В январе специалисту по кадрам необходимо представить в органы ФСЗН отчет исходной формы ПУ-2 по работникам, принятым на работу и уволенным из организации в течение IV квартала 2014 г., а по застрахованным лицам, подлежащим профессиональному пенсионному страхованию, принятым или уволенным в IV квартале, – до 10 января 2015 г.
В настоящее время произошли некоторые изменения в порядке сдачи документов персонифицированного учета (ДПУ). В новых инструкциях дополнены и конкретизированы основные требования по заполнению анкеты застрахованного лица по форме ПУ-1, сведений о приеме и увольнении по форме ПУ-2, индивидуальных сведений по форме ПУ-3 и индивидуальных сведений на профессиональное пенсионное страхование по форме ПУ-6. Утверждены также порядок формирования документов персонифицированного учета для передачи их в орган ФСЗН и основные требования при приеме документов.
Справочно:
постановлением правления ФСЗН от 19.06.2014 № 7 утверждены и вступили в силу с 25 июня 2014 г.:
– Инструкция о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета (с приложениями 1–3; далее – Инструкция о заполнении ДПУ);
– Инструкция о порядке передачи-приема документов персонифицированного учета (далее – Инструкция о передаче-приеме ДПУ).
Например, уточнен порядок заполнения в форме ПУ-2 (тип формы исходная) дат приема и увольнения при снятии нанимателя с учета в органах ФСЗН плательщика взносов и для некоторых других категорий застрахованных лиц.
Конкретизировано, что форма ПУ-2 (тип формы исходная) заполняется:
– по застрахованным лицам – на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении, а при снятии с учета в органах ФСЗН плательщика взносов в реквизите «Дата увольнения с работы» заполняется дата приказа (распоряжения) об увольнении либо дата снятия с учета плательщика;
– физическим лицам, являющимся собственником имущества (участником, членом, учредителем) юридического лица и выполняющим функции его руководителя, в реквизитах «Дата приема на работу» и «Дата увольнения с работы» указываются дата государственной регистрации юридического лица и дата его ликвидации (п. 10 Инструкции о заполнении ДПУ).
Утвержден порядок представления формы ПУ-2 по внутренним совместителям: в форме ПУ-2 следует указывать одну дату приема на работу (более раннюю) и одну дату увольнения с работы (более позднюю) (п. 10 Инструкции о заполнении ДПУ). Эта норма применима в случае приема или увольнения с работы у данного работодателя (по основному месту работы и по совместительству), если у работника нет перерывов в работе.
Произошли изменения в приложении 1 к Инструкции о заполнении ДПУ. Так, исключен код категории застрахованного лица 06 «Не работающие по найму, получающие премии и иные выплаты».
Инструкция о передаче-приеме ДПУ предписывает плательщикам страховых взносов представлять в ФСЗН сведения ПУ в виде электронных документов, заверенных электронной цифровой подписью, или отправлять их с помощью Интернета путем обращения на корпоративный портал ФСЗН. Пачки ДПУ физических лиц, самостоятельно уплачивающих страховые взносы, могут представляться в электронном формате вместе с оригиналом на бумажном носителе.
Пояснительная записка к пачкам ДПУ, содержащим формы ПУ-3, ранее заполнялась только на бумажном носителе и представлялась плательщиком взносов в орган ФСЗН. Теперь такой порядок представления установлен только для пояснительной записки, не подписанной электронной цифровой подписью (часть четвертая п. 5 Инструкции о передачеприеме ДПУ).
8. Представить отчеты в Белгосстрах.
С 6 октября 2014 г. вступило в силу постановление № 159, которым утверждены форма государственной статистической отчетности1-страхование (Белгосстрах) «Отчет о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее – отчет формы 1-страхование) и указания по ее заполнению.
Для всех страхователей установлена годовая периодичность представления отчета формы 1-страхование и вводится этот отчет в действие начиная с отчета за 2014 г. Срок его представления – 25 января. Поскольку в 2015 г. 25 января выпадает на воскресенье, то крайний срок представления указанного отчета за 2014 г. – 26 января 2015 г. (подп. 1.1 и 1.2 п. 1 постановления № 159).
ЭТО ВАЖНО! Государственная статистическая отчетность 4-страхование (Белгосстрах) «Отчет о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», утвержденная постановлением Белстата от 13.09.2011 № 258 (далее – отчет формы 4-страхование), ранее представлялась за квартал и за год. Срок подачи отчета формы 4-страхование (Белгосстрах) за III квартал 2014 г. в подразделения Белгосстраха наступает в январе, но со вступлением в силу постановления № 159 представлять данный отчет уже не нужно.
В случае принятия решения о ликвидации страхователя или его реорганизации (кроме преобразования) либо проведения в отношении него процедуры экономической несостоятельности (банкротства), а также при ликвидации обособленного подразделения, при прекращении деятельности представительства иностранной организации до окончания отчетного года отчет формы 1-страхование необходимо представить не позднее 15 рабочих дней со дня принятия такого решения за период с начала года по месяц, предшествующий месяцу принятия соответствующего решения. В такой же срок представляется отчет при принятии решения об отмене наделения обособленного подразделения юридического лица правом на уплату страховых взносов (п. 4 Указаний по заполнению государственной статистической отчетности 1-страхование (Белгосстрах) «Отчет о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваниях», утвержденных постановлением № 159; далее – Указания).
Установлено, что отчет формы 1-страхование не представляют страхователи, у которых в отчетном периоде отсутствовали выплаты для начисления страховых взносов в Белгосстрах (часть третья п. 1 Указаний).
Сумма страховых взносов, подлежащая уплате страхователем в отношении каждого застрахованного лица, с 1 июля 2014 г. должна быть не менее суммы этих взносов, исчисленной из размера 60 % средней заработной платы рабочих и служащих в Республике Беларусь за месяц, предшествующий месяцу их начисления, пропорционально отработанному времени (п. 6 Положения № 1297).
9. Сдать государственную статистическую отчетность.
Форма отчетности 6-т «Отчет о численности, составе и профессиональном обучении кадров» сдается 1 раз в 2 года до 25 января.
Форма отчетности 12-т (труд) – «Отчет по труду» месячной периодичности представляется 12-го числа следующего месяца после отчетного периода, т.е. за предыдущий месяц. Напоминаем, что 12 апреля, 12 июля, 12 сентября и 12 декабря в 2015 г. приходятся на выходные дни и сдавать эту отчетность необходимо 10 апреля, 10 июля, 11 сентября и 11 декабря 2015 г.
Годовая форма отчетности 1-т (фонд времени) «Отчет об использовании календарного фонда времени» сдается до 12 января 2015 г.
Годовая форма 1-т (травматизм) «Отчет о численности потерпевших при несчастных случаях на производстве» – до 15 января.
Годовая форма 1-т (сводная) «Отчет по труду» – до 20 марта 2015 г.
С 26 ноября 2014 г. вступило в силу постановление Белстата от 03.11.2014 № 190, утвердившее форму государственной статистической отчетности 4-аренда (Госкомимущество) «Отчет об использовании зданий, сооружений, изолированных помещений, находящихся в государственной собственности» и указания по ее заполнению.
Со 2 декабря 2014 г. вступило в силу постановление Белстата от 10.11.2014 № 193, которым утверждена форма государственной статистической отчетности 4-у «Отчет о видах экономической деятельности организации» и указания по ее заполнению.
Справочно:
информация о выплаченных пособиях и осуществленных доплатах представляется по формам, установленным приложениями 1 и 2 к приказу Белгосстраха от 18.09.2014 № 255 (далее – Приказ № 255). Ее представление предусмотрено в течение 3 рабочих дней со дня подачи статистической отчетности. При наличии средств электронной цифровой подписи указанную информацию представляют в электронном виде с использованием специализированного программного обеспечения (п. 14 Положения о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 10.10.2003 № 1297 (далее – Положение № 1297); абз. 19 п. 323 Положения о страховой деятельности в Республике Беларусь, утвержденного Указом Президента РБ от 25.08.2006 № 530; п. 2 Приказа № 255).
Документы:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (с изменениями и дополнениями) (далее − Инструкция по делопроизводству).
Закон РБ от 15.06.2006 № 125-3 «О занятости населения Республики Беларусь».
постановление Белстата от 12.09.2014 № 159 «Об утверждении формы государственной статистической отчетности 1-страхование (Белгосстрах) «Отчет о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее – постановление № 159).
