Продолжаем рассказывать вам, как самостоятельно провести аудит кадров в организации. В первой части статьи (см.: «Я специалист по кадрам», 2017, № 2, с. 9) мы говорили о проверке штатного расписания, трудовых договоров (контрактов), правил внутреннего трудового распорядка.
Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Распорядительные документы по личному составу (приказы, распоряжения)
Виды распорядительных документов:
– приказ;
– распоряжение;
– указание;
– постановление;
– решение (п. 92 Инструкции по делопроизводству).
Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на 3 вида:
1) по основной деятельности;
2) по личному составу;
3) по административно-хозяйственным вопросам.
Постановления и решения – на 2:
1) по основной деятельности и
2) по личному составу (п. 98 Инструкции по делопроизводству).
Специалисту по кадрам нужно помнить следующие важные правила:
1) нельзя объединять в одном распорядительном документе вопросы по основной деятельности и по личному составу;
2) отдельно регистрировать распорядительные документы по личному составу, для которых установлены разные сроки хранения;
3) распорядительные документы оформлять в соответствии с требованиями Госстандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (письмо Госстандарта Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69).
Сроки хранения документов:
а) 75 лет – установлен для приказов:
– о приеме (назначении на должность);
– переводе;
– перемещении;
– увольнении (освобождении от должности);
– награждении;
– поощрении;
– премировании;
– продлении трудовых договоров (контрактов);
– заключении новых трудовых договоров (контрактов);
– переводе на контрактную форму найма;
– установлении надбавок, доплат;
– временном заместительстве;
– присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;
– повышении тарифных окладов;
– длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;
– предоставлении социальных отпусков;
– изменении фамилии, собственного имени, отчества работников;
б) 3 года – установлен для приказов:
– о предоставлении трудовых отпусков;
– отзыве из трудового отпуска;
– наложении дисциплинарных взысканий;
– назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;
– оказании материальной помощи;
– направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).
Приведенные перечни приказов не являются исчерпывающими и содержат лишь основные виды приказов. Например, к приказам по личному составу также относятся приказы о привлечении к работе в выходные дни, утверждении итогов аттестации и др.
Распорядительные документы регистрируются в соответствующем журнале регистрации.
Справочно: регистрационным индексом распорядительного документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года (подп. 142.4 п. 112 Инструкции по делопроизводству).
Справочно: регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).
Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Что проверяем:
– соответствие распорядительных документов по личному составу требованиям делопроизводства;
– правильность отнесения приказа к определенной группе приказов по личному составу по срокам хранения (3 года, 75 лет);
– соответствие нумерации документов дате издания;
– наличие отдельных журналов регистрации для приказов с разными сроками хранения;
– наличие отметки об ознакомлении соответствующих работников.
Трудовые книжки
Ведение трудовых книжек в организации чаще всего поручают кому-либо из работников кадровой службы, а при ее отсутствии – другим работникам: бухгалтерам, секретарям и др.
Назначение лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, – один из первых шагов в работе с трудовыми книжками.
Образец приказа о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек
При заключении трудового договора работник обязан предъявить нанимателю трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей (п. 2 части первой ст. 26 ТК).
Документ: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция № 40).
Порядок ведения трудовых книжек определен Инструкцией № 40.
Трудовые книжки наниматель заполняет на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.
Лицу, впервые поступающему на работу, наниматель в присутствии работника не позднее 7 календарных дней со дня приема на работу заполняет трудовую книжку.
Пунктами 9 и 10 Инструкции № 40 определены сведения, которые вносятся в трудовую книжку, п. 11 Инструкции № 40 – сведения, которые в трудовую книжку не вносятся.
При необходимости внесения записи в трудовую книжку о работе по совместительству такие сведения вносит наниматель по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (справка о месте работы, службы и занимаемой должности либо копия приказа нанимателя, у которого работник работает по совместительству) (п. 14 Инструкции № 40).
Записи о приеме на работу, заключении трудового договора (контракта), переводе на другую постоянную работу, присвоении категории (разряда, класса), увольнении и основаниях прекращения трудового договора (контракта) вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) нанимателя в течение 7 календарных дней после его издания, а при увольнении работника – в день увольнения. Вносимые в трудовую книжку записи должны соответствовать формулировке приказа (распоряжения) нанимателя.
При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) в случаях, установленных законодательством, наниматель обязан завести трудовую книжку или оформить ее дубликат (часть третья ст. 50 ТК).
При выдаче трудовой книжки (ее дубликата), а также вкладыша к ней работник оплачивает стоимость соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя (п. 77 Инструкции № 40).
Трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах).
Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при увольнении, остаются в течение 2 лет на хранении у нанимателя и хранятся отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению.
Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты. Учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты.
Справочно: при поступлении работника на работу трудовая книжка передается на хранение нанимателю.
Наниматель или уполномоченное должностное лицо нанимателя, оформляющее прием и увольнение работников, ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по форме согласно приложению к Инструкции № 40.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведут кадровая служба или другое структурное подразделение, должностное лицо. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).
Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя (представительства иностранной организации).
На практике часто выявляются нарушения сроков выдачи работникам трудовых книжек. Здесь необходимо учитывать нормы ст. 79 ТК, в соответствии с которыми при задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки.
Должностное лицо нанимателя, виновное в задержке выдачи трудовой книжки работнику при увольнении, привлекается к административной ответственности в виде штрафа в размере от 2 до 20 базовых величин на основании ч. 4 ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.
Что проверяем:
– наличие приказа о назначении лица, ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек;
– наличие в трудовой книжке сведений о работнике и работе;
– наличие на титульном листе трудовой книжки сведений о получении нового образования, перемене фамилии (при необходимости);
– регистрацию трудовых книжек в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
– соответствие количества трудовых книжек по книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним фактическому наличию книжек (исключение составляют случаи, когда трудовая книжка выдана работнику на срок не более 5 дней);
– наличие в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним отметок о получении трудовых книжек уволенными работниками в день увольнения;
– трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах).
Инна Дорофейчук,
юрист
(Продолжение следует.)
