Необходимость проведения проверки кадровых документов возникает в силу различных причин:
– реорганизация организации;
– ожидание проверки вышестоящих и контролирующих органов;
– оценка деятельности кадровой службы организации;
– смена руководства организации;
– смена кадрового работника;
– приведение документов в соответствие с действующим законодательством после внесения в него изменений и др.
Проверить ведение кадровой документации можно двумя способами:
1) привлечь аудитора (аудиторскую организацию), который самостоятельно организовывает и планирует свою работу;
2) проверить самим, т.е. с привлечением работников проверяемой организации.
В данном материале рассмотрим порядок проведения проверки своими силами.
В процессе аудита кадровые документы проверяются на предмет их наличия или отсутствия, а также на соответствие законодательству.
Состав дел в каждой организации отличается. Чаще всего в кадровых службах организаций присутствуют следующие документы:
– правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР);
– штатное расписание;
– трудовые договоры (контракты);
– распорядительные документы по личному составу (приказы, распоряжения);
– трудовые книжки;
– личные дела;
– личные карточки;
– должностные и рабочие инструкции;
– договоры о полной (индивидуальной или коллективной) материальной ответственности;
– инструкции по охране труда;
– документы учета рабочего времени;
– графики отпусков;
– журналы;
– другие документы.
Для проверки правильности оформления необходимо знать общие требования к проверяемым документам.
Правила внутреннего трудового распорядка
ПВТР – это локальный нормативный правовой акт (ЛНПА), регулирующий в соответствии ТК, иными актами законодательства о труде трудовой распорядок у нанимателя, в т.ч.:
– порядок приема и увольнения работников;
– основные обязанности сторон трудового договора;
– режим рабочего времени и времени отдыха;
– применяемые к работникам виды поощрений за труд и меры дисциплинарного взыскания.
ПВТР устанавливает наниматель с участием профсоюзов на основании Типовых правил, утверждаемых Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом (ст. 195 ТК).
Справочно: в Типовых правилах внутреннего трудового распорядка, утвержденых постановлением Минтруда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46 (далее – Типовые правила), предусмотрены основные разделы.
Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
ПВТР подлежат утверждению с учетом примерного перечня документов, подлежащих утверждению (далее – перечень утверждаемых документов), предусмотренного приложением 3 к Инструкции по делопроизводству. Документ может утверждаться двумя способами (п. 52 Инструкции по делопроизводству):
1) изданием распорядительного документа;
2) должностным лицом.
Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
Что проверяем:
– наличие виз ознакомления работников с ПВТР;
– размещение ПВТР в доступном для обозрения работниками месте;
– соответствие ПВТР действующему законодательству;
– наличие грифа утверждения ПВТР.
Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Штатное расписание
Штатное расписание – это ЛНПА.
Трудовая функция (работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям) указывается в соответствии со штатным расписанием нанимателя (п. 3 части второй ст. 19 ТК).
Трудовой распорядок для работников определяется наряду с другими ЛНПА штатным расписанием (п. 2 части первой ст. 194 ТК).
Справочно: наниматели обязаны вести штатное расписание, если они применяют труд работников.
Законодательно закреплена только типовая форма штатного расписания для некоторых бюджетных организаций. Форма документа для коммерческих организаций не предусмотрена, наниматель определяет ее самостоятельно.
В штатном расписании, как правило, содержится перечень структурных подразделений, штатных единиц с указанием их количества, должностей (профессий), размеров тарифных ставок (окладов), тарифных разрядов и других сведений об оплате труда.
В случае использования в организации Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минтруда Республики Беларусь от 23.03.2001 № 21, целесообразно включать в штатное расписание следующие сведения:
– размер тарифной ставки 1-го разряда;
– наименование структурных подразделений;
– наименование должностей (профессий);
– количество штатных единиц;
– тарифный разряд;
– тарифный коэффициент;
– тарифный оклад служащего (тарифная ставка рабочего);
– повышение тарифного оклада (тарифной ставки);
– должностной оклад служащего (тарифная ставка рабочего);
– примечание.
По применению наименований должностей (профессий) следует руководствоваться частью первой ст. 1 ТК, в которой определены понятия профессии и должности.
Наименование должностей служащих, используемых в штатном расписании, производится в соответствии с Единым квалификационным справочником должностей служащих (ЕКСД), наименование профессий рабочих – в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС). Указанные технические нормативные правовые акты обязательны к применению в организациях независимо от их организационно-правовых форм, в которых трудовые отношения основаны на трудовом договоре (контракте) (часть вторая п. 1 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД); часть вторая п. 1 Общих положений Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 34).
Справочно: штатное расписание входит в перечень утверждаемых документов.
Документ: перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – Перечень документов № 140).
Сроки хранения штатных расписаний составляют (п. 32 Перечня документов № 140):
– в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей – постоянно;
– в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, – 10 лет.
Что проверяем:
– наличие грифа утверждения на документе;
– соответствие наименований должностей (профессий) в штатном расписании квалификационным справочникам;
– актуальность штатного расписания на момент проведения проверки.
Трудовые договоры (контракты)
Справочно: трудовой договор – соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, ЛНПА и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (ст. 1 ТК).
Справочно: контракт – трудовой договор, заключаемый в письменной форме на определенный в нем срок и содержащий особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде (подстрочное примечание к части первой п. 1 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительной документации»; далее – Декрет № 29).
Документ: Примерная форма контракта нанимателя с работником, утвержденная постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 № 1180.
Документ: примерная форма трудового договора, утвержденная постановлением Минтруда Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155.
Содержание трудового договора (контракта) определяется сторонами с учетом требований трудового законодательства.
Обязательные условия трудового договора – это условия, предусмотренные частью первой ст. 25 ТК, частью второй ст. 19 ТК, ст. 160 ТК (если дополнительные поощрительные отпуска устанавливаются персонально), частью второй ст. 343 ТК (для совместителей) и др.
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия:
– установление испытательного срока;
– установление срока обязательной работы после получения образования не менее определенного договором, если обучение производилось за счет средств нанимателя;
– иные условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законодательством и коллективным договором.
Документ: Положение о порядке и условиях заключения контрактов нанимателей с работниками, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.09.1999 № 1476 (далее – Положение № 1476).
Контракт, заключенный с работником, должен предусматривать нормы, указанные в п. 2 Декрета № 29, п. 10 Положения № 1476.
Право выбора заключения трудового договора (в т.ч. на неопределенный срок) или контракта принадлежит нанимателю. Для этого необходимо знать основные отличия бессрочного трудового договора от контракта. К ним, в частности, относятся:
1) сроки заключения:
– трудовой договор на неопределенный срок – бессрочно;
– контракт – на срок от 1 до 5 лет;
2) сроки выплаты заработной платы:
– трудовой договор на неопределенный срок – не реже 2 раз в месяц;
– контракт – не реже 1 раза в месяц;
3) дополнительные меры стимулирования труда (предоставление дополнительного поощрительного отпуска с сохранением заработной платы до 5 календарных дней; повышение тарифной ставки не более чем на 50 %, если больший размер не предусмотрен законодательством):
– трудовой договор на неопределенный срок – не предусматриваются;
– контракт – предусматриваются;
4) расторжение трудового договора (контракта) по желанию работника:
– трудовой договор на неопределенный срок – может быть расторгнут;
– контракт – не может быть расторгнут.
Что проверяем:
– подписи сторон трудового договора (контракта);
– наличие всех обязательных условий;
– оформлены ли трудовые договоры (контракты) на работников-совместителей;
– контракты и срочные трудовые договоры имеют статус действующих (в случаях истечения срока действия оформлено продление);
– контракты содержат дополнительные меры стимулирования (дополнительный поощрительный отпуск, повышение тарифной ставки (оклада));
– имеются уведомления нанимателем работника о продлении или прекращении трудовых отношений не менее чем за 1 месяц до истечения срока действия контракта.
(Продолжение следует.)
Инна Дорофейчук, юрист
