Кадровые документы для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций
С 1 января 2012 г. применяются Рекомендации по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты от 23.12.2011 № 135. Определен также ряд документов, наличие которых обязательно для указанных нанимателей. К ним рекомендуется относить: ПВТР, трудовые договоры (контракты), штатное расписание, приказы (распоряжения) по личному составу, основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки), трудовые книжки (вкладыши к ним) работников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, уведомление работника о продлении контракта, заключении нового контракта, о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта, заявления работников о предоставлении отпуска, табель учета использования рабочего времени, расчетные листки.
Данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе трудовых отношений для указанного вида нанимателей может возникать обязанность оформления иных документов. К документам, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах, рекомендуется относить, в частности: должностные инструкции работников (если все должностные обязанности работников не урегулированы трудовыми договорами), договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников (если у нанимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами), Положение об оплате труда и премировании (если какие-либо из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у нанимателя, не урегулированы ни одним другим документом, например трудовым договором).
Необходимость оформления (наличия) иных документов кадрового делопроизводства, возникающая по конкретным ситуациям в процессе трудовой деятельности, определяет наниматель в соответствии с законодательством о труде.
Внесены изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству
Документы, оформляемые в организации, должны соответствовать определенным требованиям, в т.ч. установленным Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4
(далее – Инструкция).
Изменения и дополнения, внесенные в Инструкцию постановлением Минюста от 24.10.2011 № 235 «О внесении изменений и дополнений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 и признании утратившим силу постановления Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 23 ноября 2005 г. № 6», обусловлены вступлением в силу 22 января 2012 г. Закона «Об обращениях граждан и юридических лиц», систематизирующего законодательство в области обращений граждан и юридических лиц в государственные органы, государственные и иные организации, к индивидуальным предпринимателям.
Так, обращения граждан, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением, группируют в самостоятельные дела и систематизируют в хронологическом или алфавитном порядке. Обращения граждан, включая индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, содержащие предложения по улучшению деятельности организаций, индивидуальных предпринимателей, совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества, группируют отдельно. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу. Повторные обращения и документы, связанные с их рассмотрением, систематизируют в деле вместе с предыдущими.
Редакция Инструкции с внесенными в нее изменениями и дополнениями вступит в силу 22 января 2012 г.
