В какой последовательности нужно указывать данные исполнителя в распорядительной части приказа: должность, фамилия, инициалы либо должность, инициалы, фамилия? Каким нормативным документом регламентируется данный порядок?
Требования к последовательности расположения инициалов и фамилии в официальных документах напрямую не зафиксированы в нормативных правовых актах. Единственное правило, которое можно извлечь из образцов оформления этих элементов в нормативных и методических документах по делопроизводству, заключается в том, что в реквизите «Подпись», а также в иных реквизитах, содержащих личную подпись должностного лица (виза, гриф утверждения и др.), вначале всегда указываются инициалы, а затем – фамилия. В реквизите «Адресат», наоборот, – первой всегда указывается фамилия, а затем – инициалы.
Вместе с тем установленный порядок имеет определенную логику, которой следует руководствоваться и в других ситуациях при определении места расположения инициалов и фамилии в документах, в т.ч. в тексте. Правило заключается в следующем: если в тексте документа перед фамилией и инициалами должностного лица (работника) указывается слово «господин», то вначале пишется фамилия, а затем – инициалы (независимо от того, указана ли при этом должность); если такое обращение отсутствует, то вначале пишутся инициалы, а затем – фамилия.
При этом следует помнить, что в настоящее время форма обращения «господин» в официальных документах, как правило, опускается и лишь подразумевается.
Употребление (явное или подразумеваемое) в текстах официальных документов соответствующих обращений в тех случаях, когда в тексте указывается должность работника, является излишним.
Поэтому при оформлении распорядительной части приказа в тех случаях, когда указывается должность, логично вначале указывать инициалы, а затем фамилию. Если должность в тексте не указана (например, в протоколе при перечислении присутствовавших на заседании), то логично вначале указывать фамилии, а затем инициалы. Вместе с тем не будет ошибкой применение и обратного порядка расположения инициалов и фамилии.
Относятся ли к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет следующие приказы:
– о направлении на учебу;
– о привлечении к работе в выходной день;
– о проведении аттестации;
– о присвоении разрядов рабочим;
– о повышении категории специалистам;
– об итогах аттестации;
– об изменении штатного расписания?
Состав некоторых разновидностей приказов по личному составу определен следующими нормами:
– п. 172 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4;
– п. 46 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143;
– подп. 21.3 и 21.4 п. 21 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень).
Так, выделяются следующие группы приказов по личному составу:
– о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников;
– о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).
Приведенный выше перечень разновидностей приказов является исчерпывающим.
В Законе РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» дано определение понятия «документы по личному составу». Это документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан.
Таким образом, к категории приказов по личному составу должны быть отнесены приказы о направлении на учебу, привлечении к работе в выходные дни, утверждении итогов аттестации, присвоении разрядов рабочим, повышении квалификации специалистов.
ЭТО ВАЖНО! Приказы о проведении аттестации, изменении штатного расписания носят организационный характер и относятся к категории приказов по основной деятельности.
Каждая группа приказов по личному составу имеет свои сроки хранения. В зависимости от их разновидности: со сроком хранения 75 лет (п. 21.3 Перечня) и 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п. 21.4 Перечня).
При определении срока хранения приказа следует исходить из его значимости
Для определения сроков хранения приказов по личному составу (если они не конкретизированы в нормативных правовых актах), следует исходить из их значимости для последующего использования в целях подтверждения стажа (общего трудового стажа работы по специальности), размера заработной платы, имеющейся квалификации и т.д.
Представляется, что для приказов о направлении на учебу, об утверждении итогов аттестации, о присвоении разрядов рабочим, о повышении квалификации специалистов должен быть установлен срок хранения 75 лет.
Для приказов о привлечении к работе в выходные дни срок хранения следует определять исходя из того, предполагается ли выплата денежной компенсации работникам за привлечение к работе в выходные дни:
– если предполагается – срок хранения таких приказов будет составлять 75 лет;
– если не предполагается – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.
