В статье автор расскажет:
– как необходимо заверять копии и выписки из документов;
– какие документы надо заверять обязательно, а какие сотрудник отдела кадров заверять не имеет права;
– надо ли заверять копию отсканированного документа и т.д.
Копия официального документа должна воспроизводить все реквизиты подлинника, в т.ч. реквизиты бланка. Ее следует оформлять на бланке (если реквизиты бланка, на котором изготавливается копия, соответствуют реквизитам бланка, на котором был изготовлен подлинник документа) или чистом листе бумаги стандартного формата. Дата документа, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.
Копия официального документа должна быть заверена в установленном порядке.
Справочно: копия документа – это документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их (подп. 3.1.29 п. 3 Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18; далее – СТБ 2059-2013).
Справочно: официальный документ – документ, созданный организацией или должностным лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке (подп. 3.1.23 п. 3 СТБ 2059-2013).
Справочно: заверенная копия официального документа – это копия документа, на которой проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (подп. 3.1.30 п. 3 СТБ 2059-2013).
По способу удостоверения копии делятся:
– на нотариальные копии – соответствие подлинникам подтверждается нотариусами, действующим на основании свидетельства о нотариальной деятельности, в порядке, установленном актами законодательства Республики Беларусь в сфере нотариальной деятельности;
– официально заверенные копии – соответствие подлинникам подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями (оформляется подпись уполномоченного должностного лица и проставляется печать);
– простые заверенные копии – соответствие подлинникам удостоверяется без соблюдения некоторых формальностей, например без проставления печати;
– незаверенные копии – копии, не имеющие никакого подтверждения о своем соответствии подлиннику.
Таким образом, в зависимости от предъявляемых требований копия приобретает юридическую силу при соответствующем заверении (в одном случае для придания юридической силы копии достаточно официального заверения, в другом – необходимо нотариальное заверение и т.д.).
Общие требования к заверению копий установлены в п. 64 Инструкции по делопроизводству.
Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
В разных ситуациях к оформлению и заверению копии предъявляются различные требования. Поэтому вопрос о способах заверения копии необходимо рассматривать с учетом того, каким способом она была получена, какие требования предъявляются к ее юридической силе, какова сфера ее применения, для каких целей она создана и др.
Изготовление копии одновременно с подлинником
Один из наиболее распространенных способов получения копий официальных документов – изготовление копий одновременно с подлинником при распечатке экземпляров документа с помощью принтера. Изготовленные таким образом 2-й, 3-й и другие экземпляры документа называются умноженными. Первый экземпляр (обычно отпечатанный на бланке) после его удостоверения (подписания, регистрации, при необходимости – утверждения и проставления печати) становится подлинником, а остальные экземпляры (печатаются на чистых листах) – копиями.
Особенность изготовленной таким способом копии – то, что она полностью воспроизводит наименование должности лица, подписавшего документ, и расшифровку его подписи, однако в ней отсутствует собственноручная подпись лица, подписавшего подлинник. Поэтому такую копию необходимо заверять. Традиционно копии, полученные таким способом, заверяются путем оформления на них реквизита «Отметка о заверении копии».
Реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется ниже реквизита «Подпись». Он состоит из следующих элементов:
– слова «Верно», которое пишется с прописной буквы без кавычек;
– наименования должности и подписи лица, заверившего копию;
– расшифровки подписи;
– даты заверения.
Слова «копия», «выписка» («Копия верна», «Выписка верна» и т.п.) в заверительную отметку не включаются. Например:
Верно
Начальник отдела кадров Подпись В.И. Петреня
15.02.2017
На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации-автора (например, приказы об отпусках), заверительную отметку допускается оформлять по упрощенной схеме: дата заверения и должность лица, заверившего копию, не указываются. Например:
Верно
Подпись В.И. Петреня
Если полученная таким способом копия предназначена для рассылки подведомственным организациям или внутреннего пользования, ее можно заверить более просто – путем проставления печати на месте, отведенном для собственноручной подписи. При этом может использоваться любая печать:
– печать организации (в т.ч. гербовая);
– печать структурного подразделения (например, с надписью «отдел кадров», «канцелярия» и т.п.);
– печать, указывающая на ее целевое назначение (например, «для документов», «для копий» и т.п.).
Оба указанных выше примера могут применяться для заверения копий исходящих документов, остающихся в организации-отправителе, копий приказов, передаваемых в структурные подразделения организации (бухгалтерию, отдел кадров и т.п.), формируемых в личные дела работников, рассылаемых подведомственным организациям и т.п. Проставление печати на таких копиях не требуется.
Заверение факсимильных копий
Современная техника размножения документов позволяет автоматическим способом изготавливать копии, идентичные подлиннику. Такие копии называются автоматическими (факсимильными). К ним относятся документы, получаемые с использованием ксероксов и факса.
Факсимильные копии, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, как правило, не нуждаются в дополнительном удостоверении – на них не обязательно оформлять реквизит «Отметка о заверении копии» и (или) проставлять печать.
ЭТО ВАЖНО! При изготовлении при помощи ксерокса или факса копии документа, подлинник которого оформлен на бланке с изображением Государственного герба Республики Беларусь, такая копия должна быть заверена печатью даже в том случае, если она предназначена для рассылки или внутреннего пользования (п. 9 Положения № 1172).
Документ: Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.06.2000 № 1172 (далее – Положение № 1172).
Какие документы обязательно официально заверять
Нормативные правовые акты Республики Беларусь, а также сложившаяся практика в ряде случаев предусматривают обязательность официального заверения копий определенных категорий документов.
Например, официальному заверению подлежат:
– копии документов, выдаваемые на руки или пересылаемые в другие организации (за исключением подведомственных);
– копии документов, необходимые для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов физических и юридических лиц или их представителей;
– копии документов (уставов, положений и т.п.), представляемые в регистрирующие органы и т.п.
Такие копии должны заверяться официально независимо от способа их изготовления и наличия или отсутствия факсимильной подписи – на них должна быть оформлена отметка о заверении копии, которая дополнительно удостоверяется печатью организации.
ЭТО ВАЖНО! Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации. Исключение составляют только копии документов, полученные организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.).
По заявлению физических или юридических лиц о выдаче копии документов, касающихся их прав и (или) законных интересов, такие копии необходимо обязательно заверять независимо от того, созданы они самой организацией, либо поступили от других юридических или физических лиц. Порядок выдачи и освидетельствования таких копий предусмотрен постановлением № 1256.
Документ: постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» (далее – постановление № 1256).
Выдаваемые таким образом копии документов независимо от способа их изготовления заверяются путем оформления реквизита «Отметка о заверении копии» с проставлением печати.
Какие копии заверять нельзя
Запрещается свидетельствование верности копий таких документов, как (подп. 1.5 п. 1 постановления № 1256):
– паспорт гражданина Республики Беларусь, иных документов, удостоверяющих личность;
– военный билет;
– служебное удостоверение депутата, иные служебные удостоверения;
– свидетельство о регистрации ходатайства о предоставлении статуса беженца или дополнительной защиты в Республике Беларусь;
– свидетельство о предоставлении дополнительной защиты в Республике Беларусь;
– других документов, свидетельствование верности копий которых запрещено актами законодательства.
Кроме того, не заверяются копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
Выдача копии трудовой книжки
При выдаче работнику копии трудовой книжки ее необходимо официально заверить. При этом отметка о заверении копии и печать проставляются на каждой странице копии.
На последней странице копии трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» необходимо указать дату изготовления копии, сделать запись о том, что работник работает по настоящее время и закрепить эту запись должностью руководителя организации или уполномоченного работника, его подписью, расшифровкой подписи и печатью.
Наниматель вправе заверять копию трудовой книжки, как выданной им, так и полученной от работника при приеме на работу (т.е. выданной другим нанимателем).
Заверение копий электронных документов на бумажном носителе
Копия электронного документа на бумажном носителе должна содержать указание на то, что она является копией соответствующего электронного документа.
Удостоверять электронный документ на бумажном носителе может нотариус или другое должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия, а также организация или индивидуальный предприниматель, имеющие специальное разрешение (лицензию) на осуществление такой деятельности (п. 3 Положения об удостоверении электронного документа).
Документ: Положение о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086 (далее – Положение об удостоверении электронного документа).
Таким образом, действующее законодательство не допускает заверение копий электронных документов на бумажном носителе даже в тех случаях, когда такие электронные документы и их копии, необходимые для внутреннего пользования, созданы самой организацией, если организация не имеет специального разрешения (лицензии) на осуществление деятельности по технической и (или) криптографической защите информации.
Выдача выписки из документа
Разновидностью копий документов являются выписки (например, выписка из протокола, выписка из приказа и т.п.).
Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а его часть. Например, если текст приказа состоит из четырех пунктов, то в текст выписки могут быть включены один, два или три пункта. Нумерация этих пунктов в выписке соответствует нумерации пунктов подлинника. При этом констатирующая часть в выписке, как правило, воспроизводится полностью.
Как и копия официального документа, выписка из официального документа должна быть заверена в установленном порядке. Выписки из официальных документов оформляются на общем бланке организации, что позволяет экономить время на воспроизведение реквизитов бланка документа (если на момент подготовки выписки реквизиты бланка не изменились). В выписках из протоколов, приказов, распоряжений и других распорядительных документов, оформляемых на общем бланке, указание на вид копии (слово «выписка») включается в название вида документа, например: «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА».
Так как выписка является разновидностью копии, то она заверяется по правилам заверения копий.
Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского
института документоведения и архивного дела
