Должностная инструкция – это локальный документ, в котором прописываются должностные обязанности работника. Должностные инструкции разрабатываются на служащих всех организаций (часть вторая п. 1 Общих положений ЕКСД).
На практике у кадровика нередко возникали следующие вопросы:
–можно ли вносить изменения в должностную инструкцию?
– как сделать это правильно?
– нужно ли уведомлять об этом работника и получать его согласие?
– обязательно ли издавать приказ?
– в каких случаях требуется заключать дополнительное соглашение к трудовому договору?
Предлагаем вашему вниманию ответы на вопросы, поступившие в редакцию журнала «Я – специалист по кадрам» по «горячей» теме «Как изменения в должностной инструкции могут повлиять на трудовые отношения», которые разъяснил эксперт журнала, юрист Владимир Самосейко.
Документ: Общие положения Единого квалификационного справочника должностей в служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД).
В трудовом законодательстве не прописан четко порядок внесения изменений в должностную инструкцию.
Может ли организация самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе?
Может, если должностная инструкция является локальным нормативным правовым актом (далее – ЛНПА).
Напомним, что должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ (ЛНПА).
То, что должностная инструкция может оформляться в качестве приложения к трудовому договору, следует из (примерных) форм трудовых договоров (контрактов), утвержденных различными государственными органами. Например, в подп. 3.1 п. 3 Примерной формы контракта нанимателя с работником, утвержденной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 № 1180, указано, что работник обязуется добросовестно выполнять работу согласно перечисленным в трудовом договоре должностным обязанностям или прилагаемой должностной инструкции.
Однако на практике должностная инструкция разрабатывается и утверждается в качестве отдельного документа (п. 3 части первой ст. 194 ТК, часть вторая п. 10 Общих положений ЕКСД).
Правда, при этом ни Общие положения ЕКСД, ни ТК, ни другие (общие) акты законодательства не регламентируют порядок внесения изменений и дополнений в должностные инструкции.
Полагаем, что в такой ситуации возможна аналогия со ст. 372 ТК (регламентирующей порядок изменения и дополнения коллективного договора (тоже ЛНПА. – Прим. авт.)): изменения и дополнения вносятся в документ в порядке, установленном для его заключения. А так как должностная инструкция разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно, соответственно изменения и дополнения в нее также разрабатываются и утверждаются нанимателем самостоятельно.
Следовательно, наниматель может регламентировать порядок внесения изменений и (или) дополнений в должностные инструкции в ЛНПА.
Если конфликт между нанимателем и работником дойдет до суда, что будет проверять суд? Какие документы будет запрашивать?
Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Суд будет проверять правомерность действий нанимателя при внесении изменений и (или) дополнений в должностную инструкцию, в т.ч.:
– не подменяет ли такое изменение фактический перевод, если работнику поручаются новые должностные обязанности;
– была ли соблюдена процедура изменения существенных условий труда (как правило, если должные обязанности расширяются (увеличиваются)).
Суд оценивает правомерность действий нанимателя, как правило, на основе исследования следующих документов:
– трудового договора (контракта);
– приказа о приеме на работу;
– должностной (рабочей) инструкции.
Они, в частности, необходимы, чтобы проверить, на какую должность принят работник, какие обязанности прописаны в контракте, как указана должностная инструкция (как приложение к трудовому договору или как ЛНПА).
Изучается (делается сравнительный анализ) прежней и новой должностной инструкции. Это необходимо суду, чтобы удостовериться, какие обязанности ранее возлагались на работника и как они излагались (например, при споре о внесении изменений в должностную инструкцию при конкретизации должностных обязанностей суд оценивает, были в ней описаны лишь основные задачи, поставленные перед работником, или все же конкретизированы обязанности). Также суд проверяет факт ознакомления работника с инструкцией, наличие подписи работника.
Суд сравнивает положения новой должностной инструкции с прежней, с трудовым договором (контрактом), исследует запись работника, что он с этой инструкцией (с отдельными ее пунктами) не согласен.
В зависимости от сути спора суд может запросить дополнительно и иные документы.
Как определяются трудовая функция и должностные обязанности?
Единого определения нет.
Трудовая функция, как правило, определяется согласно пояснениям, приведенным в скобках в п. 3 части второй ст. 19 ТК: это работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией.
В связи с определением трудовой функции как работы обратим внимание на определение, приведенное в новом Общегосударственном классификаторе Республики Беларусь, утвержденном постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 24.07.2017 № 33 (вступает в силу 1 января 2018 г.): работа – это набор задач и обязанностей, которые выполняются или должны выполняться одним лицом, работающим у нанимателя.
В п. 10 Общих положений ЕКСД при использовании словосочетания «трудовая функция» в скобках как аналог используется сочетание «должностные обязанности».
Определения должностных обязанностей как таковых нет. В тех же Общих положениях ЕКСД должностные обязанности упоминаются как один из разделов квалификационной характеристики (п. 9) и как синоним трудовой функции.
Также в п. 14 Общих положениях ЕКСД указывается, что в должностных обязанностях служащих, наряду с выполнением трудовых функций, изложенных в соответствующей квалификационной характеристике должности, предусматривается обязательное соблюдение на каждом рабочем месте требований по охране труда и пожарной безопасности.
Заметим, что ТК активно использует такое понятие, как «трудовые обязанности».
В целом трудовую функцию можно определить как предмет трудового договора (как работу), согласно которому (которой) работник обязуется выполнять обязанности по определенной должности (профессии), предусмотренной штатным расписанием с учетом требований квалификационных справочников. Или, иными словами, трудовая функция – это совокупность обязанностей (работ), которая предусмотрена для определенной должности согласно квалификационному справочнику. То есть такая совокупность работ индивидуальна и нехарактерна для всех работников, выполняющих работы по разным должностям.
В свою очередь должностные обязанности могут быть как индивидуальными (характерными) для определенной должности, так и общими для всех работников. Например, для должности заместителя руководителя трудовая функция – это руководство организацией (структурным подразделением) (отдельным его направлением), а также замещение руководителя на период его отсутствия. Общие обязанности (в т.ч. должностные), перечислены, например, в ст. 53 ТК, п. 14 Общих положениях ЕКСД.
Таким образом, должностные обязанности можно определить как совокупность действий работника, которые он должен совершить согласно трудовому договору, должностной инструкции и иным актам законодательства, ЛНПА.
Может ли конкретизация должностных обязанностей увеличить объем работ?
Сама по себе конкретизация должностных обязанностей не должна вызывать увеличения объема работ.
Объем работ может увеличиться при пересмотре в сторону увеличения норм труда. При этом следует разграничивать увеличение объема работ от расширения перечня (видов) работ, выполняемых работником до и после конкретизации должностных обязанностей (точнее, в последнем случае – дополнения их).
Одна из наиболее часто встречающихся причин такой конкретизации следующая: при разработке должностных инструкций руководители структурных подразделений и специалисты кадровых служб автоматически включают в них положения из квалификационной характеристики ЕКСД либо пользуются текстами (образцами) примерных должностных инструкций, а формулировки ЕКСД слишком общие и не могут учитывать специфику деятельности каждой конкретной организации.
Главное, чтобы после конкретизации работнику поручалось выполнять такую же работу, что и ранее.
Изменение норм труда может увеличивать объем работы, но для их пересмотра предусмотрен специальный порядок. Напомним, что установление, замена и пересмотр норм труда осуществляются на основании приказа (распоряжения) нанимателя. Об этом работники должны быть извещены не позднее чем за 1 месяц до их введения в действие (часть третья ст. 87 ТК и часть вторая п. 51 Инструкция № 53). Причем при установлении временных и разовых норм работники извещаются до начала выполнения работ (часть третья п. 51 Инструкции № 53). Наниматели самостоятельно регламентируют порядок такого извещения работников.
Документ: Инструкция о порядке организации нормирования труда, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 21.03.2008 № 53 (далее – Инструкция № 53).
Является ли внесение изменений в должностную инструкцию работника изменением существенных условий труда? Должен ли наниматель предупреждать работника о предстоящих изменениях?
В зависимости от характера вносимых изменений.
Наниматель не обязан заранее уведомлять работника о вносимых изменениях в таких случаях, как:
– уточнение структуры организации;
– изменение трудовой функции работника в пределах должностных обязанностей, предусмотренных квалификационной характеристикой по соответствующей должности, и др.
После внесения изменений в должностную инструкцию с ними в обязательном порядке необходимо ознакомить работника под подпись. Если работник не ознакомлен с изменениями, он не будет обязан ими руководствоваться.
Если наниматель возлагает на работника обязанности, которые не входят в квалификационную характеристику его должности, это будет изменением существенных условий труда.
Наниматель вправе в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами изменить существенные условия труда работника при продолжении им работы по той же специальности, квалификации или должности, определенных в трудовом договоре (ст. 32 ТК). К существенным условиям труда можно отнести и изменение должностных обязанностей работника в пределах его трудовой функции. В этом случае наниматель должен письменно предупредить работника об изменении существенных условий труда не позднее чем за 1 месяц (часть третья ст. 32 ТК) либо не позднее чем за 7 дней (подп. 3.2 п. 3 Декрета № 5). В случае несогласия работника с изменениями должностных обязанностей он вправе обратиться за разрешением трудового спора в комиссию по трудовым спорам и (или) в суд. При отказе работника от продолжения работы в связи с изменившимися существенными условиями труда трудовой договор прекращается по п. 5 ст. 35 ТК.
Документ: Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет № 5).
