Если в организации происходят структурные изменения, вводится новая или изменяется трудовая функция работника, то это должно быть отражено в соответствующих документах, в т.ч. и в должностных инструкциях работников.
В данной статье мы рассмотрим, как правильно изменить или дополнить должностные инструкции.
Должностная инструкция является локальным нормативным актом, регламентирующим правовое положение работника в организации, определяющим задачи, функции, обязанности, права и ответственность каждого работника в конкретных организационно-технических условиях (ст. 194 Трудового кодекса РБ; далее – ТК).
Должностные инструкции в организации разрабатывает и утверждает наниматель на основании Перечня должностных обязанностей служащих, а также их прав и ответственности, с учетом особенностей организации производства, труда и управления, установленных в типовых должностных инструкциях (п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 02.01.2012 № 1; далее – ЕКСД).
Внесение изменений и дополнений в указанные локальные нормативные акты осуществляют в таком же порядке, как и утверждение данного документа. Главное условие таких актов – они не могут ухудшать положение работников по сравнению с ТК и иными актами законодательства, регулирующими соответствующие отношения в социально-трудовой сфере.
Наименования должностей служащих, квалификационные характеристики которых содержатся в выпусках ЕКСД, включены в общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденный постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 22.10.2009 № 125 (далее – ОКПД).
ЭТО ВАЖНО! Так как в должностной или рабочей инструкции закрепляется, как правило, содержание основной трудовой функции, которая соответствует трудовому договору, то наниматель должен обосновать причину внесения изменений и дополнений в должностную инструкцию работника. Например, указать, что проведение изменения организационной структуры, сокращение численности персонала, смена вида деятельности организации и т.д. требуют внесения изменений в функциональные обязанности некоторых работников.
Порядок изменения должностной инструкции зависит от того, является позиция свободной, т.е. вакантной, или на должности уже трудится работник. В первом случае согласия специалиста не требуется, а во втором – это обязательно.
Изменение инструкции по вакантной должности
Внесение изменений и дополнений в инструкцию по должности, которая является вакантной, оформляют приказом руководителя, если принято решение о необходимости принять на работу специалиста для выполнения определенных функций.
Ситуация 1
В кадровой службе организации существует вакантная должность специалиста по кадрам. В связи с расширением производства и ростом численности работников необходимо разделить обязанности между специалистами более рационально и принять на работу нового работника. Решено поручить новому специалисту по кадрам работу по персонифицированному учету, ведение кадровой электронной базы и воинского учета в организации.
В данном случае можно изменить функциональные обязанности всех сотрудников кадровой службы и разработать новую инструкцию для вакантной должности.
Руководитель отдела, в подчинении которого находится вакантная позиция, составляет новую редакцию должностных обязанностей. Новые должностные инструкции согласовываются с остальными работниками отдела и утверждаются руководителем организации. Необходимо ознакомить с новыми нормативными актами профсоюз, если такой имеется в организации. В новом документе права работников не должны быть нарушены в части условий труда.
ЭТО ВАЖНО! При заключении трудового договора наниматель и работник в обязательном порядке согласовывают трудовую функцию, закрепленную именно в должностной инструкции, которая является частью трудового договора.
В связи с этим до подписания трудового договора новый работник должен быть ознакомлен со своими должностными обязанностями, что подтверждается рядом с грифом «С должностной инструкцией ознакомлен» его подписью и датой ознакомления (п. 3 части первой ст. 54 ТК).
Порядок изменения должностной инструкции работающего специалиста
Изменение трудовой функции работника как части трудового договора допускается только по соглашению сторон. Соответственно при пересмотре должностной инструкции в части, касающейся перечня трудовых обязанностей, наниматель должен заключить с работником письменное дополнительное соглашение (часть четвертая ст. 19 ТК), иначе новая редакция должностной инструкции работника будет недействительна. Вот почему перед внесением дополнений в инструкцию по должности, по которой трудится сотрудник, необходимо получить письменное согласие работника. Для этого специалисту по кадрам надо подготовить и вручить уведомление работнику в 2 экземплярах. В документе прописываются обязанности, которыми дополняется должностная инструкция. На уведомлении сотрудник ставит свою подпись, дату ознакомления, один экземпляр возвращается в кадровую службу, второй – остается у работника. Затем стороны подписывают дополнительное соглашение, и работник знакомится с новой редакцией инструкции под роспись.
ЭТО ВАЖНО! Внесение изменений в должностные инструкции необходимо:
– при приведении имеющейся в организации кадровой документации в соответствие с требованиями действующего законодательства и разработки (доработки) необходимых документов;
– изменении должностных правомочий и обязанностей работника;
– переводе работника на другую должность (работу) у того же нанимателя;
– возложении на работника наряду с его основными должностными обязанностями дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности);
– реорганизации юридического лица;
– изменении штатного расписания (сокращении штатов, введении новой штатной единицы);
– изменении наименования организации (или внесении иных изменений в учредительные документы) или структурного подразделения;
– изменении фамилии (или инициалов) работника, если инструкция была индивидуальной (персональной), и др.
Ситуация 2
В связи с закрытием обособленного подразделения ООО «Спектр» в г. N у главного бухгалтера Соколовой Н.В. теперь нет необходимости 2 раза в год направляться туда в командировку.
В данном случае можно оформить отдельный документ, в котором четко прописать:
«На основании приказа директора ООО «Спектр» от 10.12.2014 г. № 114 с 01.01.2015 г. исключить из должностной инструкции главного бухгалтера от 02.01.2012 г. № 5 пункт 3.4:
– направляется в служебную командировку в обособленное подразделение организации в г. N два раза в год с целью участия в проведении финансового анализа и составлении бухгалтерской и налоговой отчетности».
Затем нужно ознакомить работника с изменениями, что оформляется его собственноручной надписью с проставлением даты и подписи:
«С изменениями в должност- Подпись Н.В. Соколова
ной инструкции 10.12.2014»
ознакомлена и согласна.
В некоторых случаях используют персональные должностные инструкции, которые составляются для конкретного работника и содержат в заголовке к тексту его фамилию и инициалы. Это целесообразно делать при необходимости конкретизировать функции специалиста. Если инструкция пишется для конкретного человека, а не на должность, то при приеме на работу новый работник не сможет на ней расписаться. В таком случае потребуется внесение в инструкцию соответствующих изменений или утверждение новой редакции должностной инструкции.
Таким образом, для внесения изменений в должностную (рабочую) инструкцию нанимателю следует:
1) составить должностную инструкцию в новой редакции или подготовить отдельные изменения к инструкции;
2) утвердить новую редакцию должностной инструкции либо изменения к ней приказом (распоряжением) руководителя;
3) уведомить работника под роспись о конкретных обязанностях, которыми будет дополняться инструкция, или об изменениях, вносимых в нее;
4) ознакомить работника под роспись с новой редакцией должностной инструкции либо с изменениями к ней (п. 10 ст. 55 ТК);
5) составить в 2 экземплярах дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывается, что обязанности работника будут определены должностной инструкцией, действующей в новой редакции или с изменениями;
6) подписать соглашение и получить подпись работника;
7) передать работнику 1 экземпляр соглашения;
8) может быть издан приказ (распоряжение) руководителя о внесении дополнений в должностную инструкцию. Работник знакомится с приказом под роспись.
Работник приступает к выполнению новых обязанностей с даты, определенной дополнительным соглашением, а если такая дата не определена, то на следующий день после подписания соглашения.
