Резолюция определяет дальнейший путь движения документа, время его получения тем подразделением и исполнителем, которые могут решить вопрос или подготовить проекты других документов.
В статье на примерах показаны правила составления резолюции, а также описаны возможные варианты месторасположения реквизита.
Важной задачей, стоящей перед руководителем организации (руководителями структурных подразделений) при работе с управленческими документами является принятие решения и оформление его посредством резолюции. Необходимо понимать, что поручение руководителя, выраженное в виде резолюции, должно быть адресовано прежде всего тому лицу, которое имеет право и обязано в рамках своих функциональных обязанностей принимать решения в конкретной области. Документ должен быть направлен на исполнение в то подразделение, руководитель и сотрудники которого быстро и профессионально смогут исполнить поручение руководителя организации.
На практике поручения руководителя могут быть выражены в устной и письменной форме, однако приоритетными являются поручения, зафиксированные в письменном виде. Для того чтобы устное поручение руководителя было выполнено в срок, оно должно быть в последующем оформлено в письменном виде и поставлено на контроль в общем порядке.
Процедура направления документа на исполнение
Одна из операций в технологии делопроизводства, которая предшествует контролю исполнения, называется «направление документа на исполнение» и является важнейшим управленческим действием, связанным с письменным оформлением принятого решения или прямого поручения. Руководитель, рассмотрев представленный ему документ, дает прямое указание уполномоченным сотрудникам, как решить конкретный вопрос, или просто распределяет документы по своим заместителям в рамках системы разграничения обязанностей или делегирования полномочий. Направление документа на исполнение оформляют в виде резолюции, проставленной на документе.
Структура резолюции
Резолюция пишется от руки руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для их исполнения. Реквизит располагают на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом или на свободном от текста месте.
Структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):
– фамилии и инициалов исполнителя, которому направляется документ;
– предписываемого действия (что должно быть сделано), способа, порядка и срока исполнения;
– личной подписи руководителя и даты составления резолюции.
Приведем пример оформления резолюции.
Руководитель также может дать необходимые пояснения исполнителю (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).
Правила оформления резолюции изложены в Государственном стандарте РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (в ред. от 15.01.2013).
Адресность реквизита «Резолюция»
Адресность – обязательное условие резолюции. При наличии нескольких исполнителей фамилию ответственного за исполнение указывают первой. Именно он несет отвественность за дальнейшую организацию работы других исполнителей. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно.
Расположение реквизита на документе. Оформление листа резолюции
Резолюция пишется на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом или на свободном от текста месте.
При отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция. В таком случае лист резолюции прикрепляют к документу и вместе с ним подшивают в дело. На документе следует проставить отметку о наличии такого листа.
ЭТО ВАЖНО! На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.
При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:
– для формата А6: верхнее и нижнее – не менее 10 мм, левое – не менее 12 мм, правое – не менее 8 мм;
– для формата А5: верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 10 мм, левое – 20 мм, правое – не менее 8 мм;
– для формата А4: верхнее и нижнее – не менее 20 мм, левое – 30 мм, правое – не менее 8 мм.
Формулировка побуждения к действию
Основной речевой формулой для выражения собственно решения или поручения руководителя является формула «Кому – что сделать – когда/к какому сроку». Приведем в качестве примеров некоторые из возможных речевых формул в зависимости от характера поручения и ситуации:
– Прошу предложений;
– Прошу решить и подготовить необходимые документы;
– Прошу совместного решения;
– Прошу предложений о сотрудничестве;
– Прошу подготовить распоряжение;
– Прошу согласовать позиции;
– Прошу обеспечить выполнение к указанному сроку;
– Прошу представить план реализации.
Подобные обращения отражают демократичный и доверительный стиль управления, свидетельствуют о соблюдении этических правил, четкости задач, стремлении к краткости инструкций (руководитель помнит, что исполнителям предоставлена самостоятельность, а система контроля действует эффективно).
Вместе с поручением «Что сделать» руководитель может дополнительно сформулировать в резолюции свою оценку вопроса или предлагаемого в документе решения. Например:
– Оплатить. Это важно;
– Согласен. Опасно;
– Прошу учесть. Интересно;
– Разумно;
– Надо решить. Предлагайте;
– Что это?
– Зачем?
Содержание действия будет зависеть в т.ч. и от личности исполнителя. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер. Высококвалифицированному исполнителю можно предоставить большую свободу действий.
Поручения руководителя в резолюции могут быть индивидуальными (один исполнитель) или коллективными (несколько исполнителей). Но ответственным исполнителем всегда является тот, чья фамилия указана первой. Именно он отвечает за организацию исполнения, окончательное решение вопроса, подготовку ответного документа, отчитывается о результатах исполнения. На нем лежит ответственность за соблюдение сроков исполнения резолюции (поручения). Ответственный исполнитель может установить промежуточные сроки исполнения, привлекать соисполнителей в целях качественного исполнения поручения. Соисполнители (их фамилии также указаны в резолюции руководителя) обязаны участвовать в подготовке общего решения в рамках своих функций и зон ответственности.
Сроки исполнения. Ответственность исполнителя за срыв сроков
Срок исполнения, установленный руководителем в резолюции, является индивидуальным. Он обычно определяется исходя из значимости конкретного вопроса, изложенного в документе, однако при рассмотрении повторяющихся вопросов целесообразно устанавливать одни и те же сроки рассмотрения документов. Рекомендуем указывать в тексте резолюции предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это служит своего рода формой контроля за исполнением документа.
ЭТО ВАЖНО! За несоблюдение сроков поручения, указанного в резолюции (если они были сорваны по вине исполнителя), руководитель может, учитывая важность поручения, применить к работнику меры дисциплинарного воздействия, а также иные меры (например, уменьшить размер премиальных доплат или вовсе лишить работника премии).
В заключение
Отметим, что на рассмотрение руководителю должны представляться важнейшие для деятельности организации документы, т.е. документы, требующие незамедлительного рассмотрения, четких и конкретных решений, так как от этого зависит репутация организации. Для этого в организации необходимо составить перечень видов документов, которые в обязательном порядке рассматривает руководитель, с указанием конкретных вопросов и корреспондентов. Этот перечень также может быть включен в инструкцию по делопроизводству организации в состав раздела, который устанавливает правила предварительного рассмотрения документов.
