Как оформить обложку при подготовке дела в архив

Обложка дела оформляется при формировании дела. Дела организаций подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года (п. 180 Инструкции по делопроизводству). В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве (п. 181 Инструкции по делопроизводству, п. 71 Правил работы архивов).

Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела в таком случае указываются:

– наименование вышестоящей организации;

– наименование организации;

– наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

– индекс дела по номенклатуре дел;

– заголовок дела;

– год, в котором заводится дело;

– срок хранения дела (п. 182 Инструкции по делопроизводству; п. 72 Правил работы архивов).

В процессе ведения дела на обложке может быть дополнительно указан номер тома (части) дела, если дело состоит из нескольких томов (частей).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после окончания их делопроизводством остаются частично оформленными и в архив организации не передаются. Дела же постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащие полному оформлению (включает систематизацию документов дела, подшивку дела, нумерацию листов в деле, составление внутренней описи документов дела, составление листа-заверителя дела), дополнительно оформляются с уточнением реквизитов обложки дела, после чего передаются в архив организации.

Оформление и уточнение реквизитов обложки дела при подготовке его к передаче в архив организации производят в году, следующем за годом окончания ведения дела в делопроизводстве. При этом на обложке дела дополнительно указывают следующие реквизиты:

– аннотацию к документам дела;

– дату (крайние даты) дела;

– количество листов в деле.

Справочно:
дела оформляют работники структурных подразделений, в которых они сформированы, в бесструктурных организациях – работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации.

Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

Документ:
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила работы архивов).

На обложках дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, в структурном подразделении производится временная шифровка дел в соответствии с описью дел структурного подразделения. В архиве организации проставляется архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, предусматривается место (выше реквизитов «Наименование вышестоящей организации» и «Наименование организации») для указания наименования соответствующего государственного архива, которое оформляется в государственном архиве, осуществляющем прием таких дел от организаций – источников комплектования данного архива.

Для правильного оформления обложки дел следует соблюдать ряд правил.

Справочно:
надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела.

Справочно:
правила и ряд особенностей оформления реквизитов обложки дела указаны в п. 188 Инструкции по делопроизводству и п. 82 Правил работы архивов.

Наименование вышестоящей организации, организации, структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации

Наименование организации, вышестоящей организации (при ее наличии), структурного подразделения указывается в именительном падеже на обложке дела при его заведении и в дальнейшем может уточняться. Наименование организации, вышестоящей организации (при ее наличии) указывается полностью в соответствии с уставом организации (положением о ней), наименование структурного подразделения указывается в соответствии с положением о нем. Если организация, вышестоящая организация (при ее наличии) имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается в скобках ниже полного.

Если наименование вышестоящей организации изменялось в период формирования дела, то на обложке приводятся оба наименования. При этом прежнее наименование берется в скобки, а новое указывается над ним.

ЭТО ВАЖНО! Зачеркивать прежнее наименование на обложке дела не допускается.

При изменении наименования организации в период формирования дела, либо в случае, если дело было заведено в одной организации, а окончено в другой (например, при реорганизации или ликвидации организации), на обложке дела выше дописывается наименование организации, в которой дело было окончено, а прежнее заключается в скобки. То же применимо и в ситуации, если наименование структурного подразделения, в котором дело было заведено, изменялось в период формирования дела либо дело было заведено в одном структурном подразделении, а окончено в другом.

Например:

В отношении структурного подразделения следует помнить, что если в состав структурного подразделения входит другое структурное подразделение, то на обложке дела указываются оба наименования.

Вместо наименования структурного подразделения может указываться наименование функции (направления деятельности) организации в соответствии с названием раздела (подраздела) номенклатуры дел, в который включено данное дело.

Наименование функции (направления деятельности) также может указываться вместе с наименованием структурного подразделения в соответствии с названием подраздела номенклатуры дел, в который включено данное дело.

Индекс дела

Реквизит «Индекс дела» проставляется на обложке дела при его заведении в соответствии с номенклатурой дел. При пересоставлении номенклатуры дел организации в течение делопроизводственного года (по причине реорганизации (в форме слияния или разделения), значительного изменения структуры и функций деятельности организации) и изменении индекса дела прежний индекс заключается в скобки, а новый указывается над ним.

Номер тома (части)

Если в течение делопроизводственного года сформировано несколько томов (частей) дела, то на обложке каждого тома (части) арабскими цифрами указывается его номер («Том № 1», «Том № 2» и т.д.).

Например: Дело № 1–2 Том № 1.

Заголовок дела

Заголовок оформляется на обложке дела при его заведении в соответствии с номенклатурой дел организации. В процессе ведения дела в делопроизводстве заголовок дела может уточняться и дополняться. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то при необходимости заголовки каждого тома (части) уточняются.

В заголовке дела кратко отражаются содержание и состав входящих в дело документов.

ЭТО ВАЖНО! Заголовок дела должен соответствовать смысловому содержанию и составу включенных в него документов, быть кратким, четко сформулированным и доступным для восприятия. Не отражайте в заголовке содержание второстепенных документов, включенных в дело.

Следует соблюдать ряд правил при оформлении заголовка дела.

В заголовках дел, содержащих распорядительные документы, протоколы и состоящих из нескольких томов, указываются номера документов, сформированных в конкретном томе.

Например:

При формировании распорядительных документов, протоколов в дело, состоящее только из одного тома, их номера на обложке не указываются.

В заголовках дел, содержащих копии документов, обязательно указывается копийность документов, что обусловлено неодинаковой степенью достоверности и юридического значения подлинников и копий. Сведения о том, что в деле хранятся подлинники, в заголовке не указываются.

Например:

В ходе подготовки к передаче в архив организации дел, содержащих личные карточки или лицевые счета и состоящих из двух и более томов, указываются первые буквы фамилий первого и последнего работников, чьи личные карточки или лицевые счета включены в том.

Например:

Дела, передаваемые в архив организации, подлежат полистному просмотру, в ходе которого проверяются и уточняются заголовки дел.

Олег Посредников, младший научный сотрудник
Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела

(Продолжение следует.)